XXXXXXXXXXXXXXXX有限公司文件关于合同规范管理检查情况的报告
XXXXXXXXX集团有限公司：
XX公司根据XX集团《关于开展合同规范管理检查工作的通知》（XXXXX[20XX]XX号）要求，为进一步推进企业合同规范化管理，防控经营和法律风险，对企业合同管理制度的建设、审批、签订、履行、归档等流程环节的有关执行情况认真开展全面检查，对自查中发现的问题，制订整改措施，并抓好落实。现对本次检查工作情况汇报如下：
一、合同管理制度建设及制度执行情况
XX公司本部及下属公司按照XX集团的有关制度及工作要求，结合企业实际，做好合同管理制度的建设及执行，有制定企业的合同管理制度，对合同管理审核的流程与分工、合同签订等都有明确的管理要求。但仍存在以下不足：（一）合同管理制度的制定有待完善
XX公司在《XXXXXX有限公司关于加强经营管理的若干规定》“第三章购销合同管理”有明确制定合同审核的流程与分工、合同签订和履行、归档等管理要求的相关条款，但对合同管理相关机构职责、合同履行、归档管理等问题的规
定还不够完善,还存在执行不到位的现象。
整改措施：
严格按照XX集团的有关要求，尽快出台公司新的《合同管理办法》，严格执行。按新《合同管理办法》的规定，进一步规范管理，完善合同管理相关机构的职责、合同履行管理、合同归档管理的规定。
（二）合同管理制度贯彻执行力度有待加强
XX公司按照XX集团合同管理办法及本企业合同管理制度执行管理，但合同的跟进不到位，合同管理手段，制度执行力度有待加强。
整改措施：
1.制定公司新合同管理办法，提高管理规范性；
2.跟进日常《合同管理登记表》，每周对履行中合同要随时动态跟踪情况，记录备案；
3.建立企业ERP-外贸管理系统，对公司每个业务合同进行信息化系统管理，提高合同管理水平。
二、合同审批情况
XX公司本部及下属公司注重对合同相对方主体资质进行审查，通过调查合同相对方的企业注册信息，在审批过程了解对方的资质、经营权、履约能力等基本情况；做到合同各方权责以及上下游合同的权责平等、公平；合同文本都经过业务主办部门、法律部门及相关职能部门审核；保证企业
的合同合法、有效；审核过程把控合同风险，防范重大风险。但仍存在以下不足：
（一）合同相对方主体资信管理有待加强
XX公司对合同相对方主体资信调查的措施较简单，对合同相对方的资信情况了解不够全面。
整改措施：
1.公司业务部门要对合同相对方资信形成调查报告；
2.客户无法提供资信情况证明的，考虑找第三方机构查询客户最近资信状况；
3.按照客户业务量、营业收入、毛利等建立最新《授信表》，科学分析授信额度，公司授信制度明确规定无查询到客户资信状况证明的不给予客户授信。
（二）合同重要条款的约定有待完善
有部分合同没有根据合同八要素的内容约定齐备、明确、具体，存在部分合同对违约责任、解决争议方式等重要条款约定不明确。
整改措施：
1.制定公司新合同管理办法，明确合同审查把关重要条款约定的要求，对重大经营项目的合同，要求必须经公司法律顾问审查并出具意见；
2.尽量使用我司制定的合同文本；
3.组织公司全体人员学习《合同法》等相关法律及有关
合同管理知识。
三、合同签订情况
XX公司本部及下属公司按照XX集团相关制度要求严格管理合同签订。严格按照公章管理规定，对合同签署的用章办理登记；合同签订严格执行授权手续，不存在超越权限签订合同；合同签署的签章做到规范、有效；合同文书盖章符合相关规定要求，两页以上的合同文书已盖骑缝章；合同修改的内容都经各主体共同签章确认；合同相关的配套协议、文书及时签署。但存在合同签订时间、资产评估时间互相冲突的现象。
整改措施：
1.制定公司新合同管理办法，明确合同审批流程、权限；
2.公司在参与海关AEO高级认证的契机，建立企业ERP-业务管理系统，对公司每个业务合同信息化系统管理，合同审批时间、合同签订时间、资产评估时间、一旦出现互相冲突的现象，系统提示公司立即做规范调整。
四、合同履行情况
XX公司本部及下属公司在合同履行方面抓好合同的票据流、货物流、资金流等环节跟踪，由业务部门专人跟进合同履行情况，财务部门根据合同约定有实质审查付款条件已成就、收付款结算；货物流转和交付的单证基本齐备；货物签收有获得授权的企业员工的签名；合同变更或解除按要求
签署变更和解除协议的；但仍存在以下不足：
（一）货物签收手续有待完善
公司有关化工内购内销货物签收，基本上由获得授权的企业员工签名，但结合业务履行合同的实际情况，货物签收有时难做到加盖签收印章。
整改措施：
公司加强相关货物管理，规范货物资产评估、进出、签收、收付款等相关程序，有效控制货权，保障贸易安全。要求业务部门及下属公司在货物签收单上除获得授权企业员工签名外，还要加盖收货单位的公章。
（二）合同履行手续要规范管理
公司合同履行过程，存在部分合同审批时间、合同签订时间、资产评估时间、货物出入仓时间、收付款时间互相冲突的现象。
整改措施：
1.制定公司新合同管理办法，明确合同审批流程、权限，要求合同审批后必须经财务部门从严核对无误后支付货款；
2.业务部门及下属公司要把关好合同送审的第一关，除合同外，对其它各种资料、单据的时间要认真审核，发现问题，立刻更改。审核部门（企管部、法务部、财务部等）要认真核对，做到“双保险“。另外，对送审的资料还要完善；
3.公司在参与海关AEO高级认证的契机，建立企业ERP-外贸管理系统，对公司每个业务合同信息化系统管理，合同审批时间、合同签订时间、资产评估时间、货物出入仓时间、收付款时间一旦出现互相冲突的现象，系统提示公司立即做规范调整；
4.公司合同主办部门按合同履行进度跟进好《合同登记表》，合同主管部门每半年需总结公司合同履行整体情况，形成书面报告。
五、合同档案管理情况
除业务部门外，XX公司法务部有建立合同台帐管理，每周对按照台账管理要求，进行统计、登记。但仍存在合同及相关单证资料档案保管不规范的现象。
整改措施：
制定新合同管理办法，明确公司合同档案管理部门的职责，要求按照档案法等相关法律规章制度执行管理。
六、合同纠纷处理情况
XX公司定期梳理企业的逾期债权情况，对合同相对方逾期履行合同及时采取应对措施，确保不存在诉讼时效逾期；合同相对方违约时，我司有及时采集及保存对方违约的证据，如银行账单、仓单等重要资料；我司发催告或处理争议时，保留对方的回函文件、对账资料等作为证据，并有建立台帐管理；催告文书送达保留好对方签收、邮寄送达回单等；对