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合同归档管理办法

合同归档管理制度

1.目的

为进一步规范、加强公司各类合同归档管理,避免遗失,便于查询,统一归档,特制定本制度。

2.适用范围

适用于公司各类合同的管理。

3.职责

3.1 行政人事部是本制度制定及监督的责任部门;

3.2 各部门是本制度执行的责任部门。

4.合同分类管理

5.合同编号

5.1编号规则

HSNE — XXXX — X — XXXX

文件编号

企业代码年份流水号

5.2文件编号

6.归档管理

6.1各部门指定专人进行合同归档管理,各类合同经公司领导审批签订并履行完后,合同签订部门将原件送至保管部门进行存档保管,(如有多余件,合同签订部门自行保管一份);

6.2 原件保管部门收到合同原件后,对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理,同时发一份给业务经办部门;

6.3电子归档处理完后,对合同原件进行纸档分类保存,并建立查询目录;

6.4市场营销部的各类合同(非人事类),由销售管理科统一编号、保管,电子目录发送文件归档部门备份。

7.借阅管理

如需查询或使用原件,需填写《文件借阅登记表》(详见附件:《文件借阅登记表》)。

8.交接管理

各部门合同管理人因辞职或异动,需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接(包括:纸档、电子档)。

9.本制度由行政人事部制定,于2017年月日生效。

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