Basic Knowledge of Business Communication
6. 结束语（The Complementary Close）
商业函件用： Yours faithfully，Faithfully yours， Sincerely yours，Sincerely yours 公事函件用： Respectfully yours，Yours respectfully
• Date
• Inside Name and Address
• Salutation
• Body • Closing • Signature
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1. Letter Head（信头) :
信头一般都是事先就印好的，它表示发信 人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道 发自何方、何处、核实，也便于复信时参考。 包括发信人的姓名、地址、网址、电子信 箱、电报挂号、电话号码。有的信头还包含 公司负责人的姓名和职务职称。
打字署名 职务 附件 主办人代号 副本抄送 附启
Basic Knowledge of Business Communication Layout of Business Letter-Writing
Modified Style
Block Style
Indented Style
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c. 半公半私函件，且给个人的信件 1）给男士，用“Mr.” 或“Esq.” a) Dear Mr. Black, b) Esq.=Esquire 。在英国，它是对一般男性 的敬称，在美国Mr.是很通用的称呼， Esq.则 是对有声望的男性的尊称，如法官、地方长官 等。注意：用在姓之后 Dear Black, Esq. 2）给女士，用“Miss”,“Mrs.”,”Ms.”,最好用 “Ms.”,例如，Dear Ms. Black,
5. 信的正文（Body)
注意事项： 1）段与段之间一般空两行 2）如果信的正文很长，一页纸不够用而需两张或数张联 页，应在第一页的右下端打“待续”（to be continued),并在联 页上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续打正文。这是 为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置。 3）用联页时不要用已有信头的信纸，这时名称可尽量缩写， 样式如下： a) -page2-The Universal Trading Co.,Ltd.Jan.7,2000 b) .Mr.T.N.L., March 10, 2000 P.2 c) ---2--L.A.Brizier & Co. 1March, 2004 4) 正文的联页至少有两、三行内容
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信头的写法 信头一般印在信纸上端的中间，但也可印在 信笺的左上方或右上方 1）平头式 Richard Thomas & Baldwins Ltd. 151 Gower Street London, SCT 6DY, England Tel:63216260 Fax:63302700
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6. 结束语（The Complementary Close）
注意：
1）结束语写在正文下隔一行，正中或略向右边写起
2）只有第一个字母大写，后面加逗号 3）欧洲信函把Yours放前，美国则把副词放前 4）用Yours而不用Your，与Yours连用的一定是带-ly 的副词。
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Principles of Business Letter-Writing
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• Letter Head
1) Avoid using the words which have different understanding or unclear meaning. e.g. As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services. bimonthly； twice a month, once two months 改成：We have two direct sailing every month from Hong Kong to San Francisco.
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The Structure of a Business Letter
• Letter Head
• Date
• Inside Name and Address
• Salutation
• Body • Closing • Signature
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4.称呼（ Salutation）： b. 公事函件： “ Dear Sir，”对一般机关团 体负责人 适 用 此外公事函件还可以用 “To those who may be concerned，”
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Clarity “清楚”原则
2. 日期（Date): a) 英国） 15 Jan., 2015（国际通用） 美国）Jan. 15, 2015 b) 年份应完全写出，不能用15来代表2015年 c) 月份要写英文名称，不能用数字代替, 如， 3/9/2015 d) 月份名称可用缩写，如Aug.代替August; 但 May，June ，July本身很短，不再减缩
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7. 签名（The Signature）:
1) 在结束语的下一行打上公司名称 2）由负责人签名（手签） 3）打上负责人的签名 4）打上负责人的职务 格式一般如下： Yours faithfully， THE NATIONAL TRANSPORT CO.， T.M.White T.M.White Manager
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信头的写法 2） 缩行式 SHANGHAI PHARMACEUTICAL CO.,LTD P.O.Box No. 1752, Shanghai 20002,China Tel:63216260 Fax:63302700 E-mail: spcld@online.shcn
你方文号： YOUR REF: JH/nb 我方文号： OUR REF: 345/1289 21 August, 2000
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2)信头为平头式 Richard Thomas & Baldwins Ltd. 151 Gower Street London, SCT 6DY, Englond Tel:63216260 Fax:63302700
学出版社
Assessment
Attendance (10%) Class performance (20%) Assignments (30%) Final exam (40%)
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信头和日期的写法：

1）信头为缩行式 SHANGHAI PHARMACEUTICAL CO.,LTD 11 Yan An Rd, Shanghai 200002,China Tel:63216260 Fax:63302700 E-mail: spcld@online.shcn
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发信人地址、日期的具体写法： a. 门牌号码和街名（或邮箱号）， 如151 Gower Street 但有些不写门牌号与街名，而写出信箱号，
如P.O.Box 1079,既Post Office Box 1079
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发信人地址、日期的具体写法：
b.城市、邮政编码、国家名
例如，London,Swg250Y, England
Toronto 4, Canada
美国地址在城市名称后应写州名和邮区号，如， Columbus, Ohio 43210 ，U.S.A.
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Completeness 完整 Concreteness 具体
Courtesy 礼貌
Clarity 清楚
Consideration 体谅
Conciseness 简洁
Correctness 正确
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