2．采购管理

采购管理是与采购申请、采购订单、采购收料、供应商管理等功能结合在一起的综合管理系统，实现完善的供应商档案和供应商信息管理，对采购全过程进行有效控制和跟踪；该系统可以独立运行，同时可与仓存管理系统、应付帐管理系统设计有标准数据接口结合运用，提供完整的业务处理和财务管理信息。系统有如下特点：

根据销售计划、采购计划和库存情况，提供采购申请批准转化为采购订单，合理控制物料储备

采购订单状态跟踪管理和收货业务处理，跟踪采购订单的执行情况和采购收货管理采购业务处理采用职能与权限控制，完善和规范采购业务处理流程，合理控制采购成本处理供应商供货及企业采购询价信息，以优选供货供应商支持采购订单合并采购和分期采购支持库存查询处理功能，帮助业务人员及时掌握库存量和库存信息

１）采购申请处理

采购申请能够处理采购计划自动生成的采购申请和手工录入采购申请；能够支持采购申请综合需求合并下达业务并将下达信息给予记录查询；采购申请的使用能够使企业内部的采购工作效率大大提高。系统通过录入、审核、修改、查询、关闭等功能来控制采购申请的状态。采购申请管理可使企业的各部门可方便的跟踪采购申请的执行情况。２）订货业务处理

采购订货业务处理提供灵活生成采购订单的功能，即手工录入、合同确认和采购申请确认后自动生成采购订单。采购系统对订单处理提供

很强的灵活性，每个采购订单可以有多个行项，每个行项可以都可以输入特定的描述信息。

采购订单业务处理，系统提供标准化规范化的业务处理流程，同时为用户提供灵活处理设置。订货业务发生时，用户可通过采购申请处理采购订单相关信息，也可以直接处理采购订单业务，系统通过职能与权限相结合的方式处理录入、审核、修改、查询、关闭等功能来管理采购订货业务，经过审核后的采购订单方为有效，职权分明、安全程度高。

采购订单管理是采购订货业务工作中非常重要的一个管理方式，通过采购订单可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收料情况和订单执行状况；采购订单管理能够处理基本采购的订货业务，同时能够处理委外加工业务的采购订单业务。

３）收货业务处理

收货业务管理，系统提供按照采购订单直接生成采购收货通知单和手工录入采购收货通知单功能选项，系统记录并保存采购订单编号，企业可根据业务管理需要灵活选择业务处理顺序和流程。

收货业务管理是企业采购业务中重要的一个环节，特别是对于集中采购方式下处理由谁验收、由那个仓库入库的重要标志；系统收货业务处理，主要是通过职能与权限结合帮助和规范企业的业务处理流程和职权管理；当物料到达企业后通过收货业务处理被指定在不同的质检库或收料库，物料的批次和序号随着物料的移动而跟踪处理。计量单位转换功能允许采购单位与验收存储单位不同，系统保留共同信息。

４）采购退货处理

采购退货处理，能够处理由于质量、价格等因素与采购订单或合同等质量不合格或价格不相符需要退回给供货单位的退货业务。凡是通过仓库业务环节检验入库发现物料质量问题或其它相关因素引起的需要退回给供货单位，先由仓库提供退货物料的品种、数量和原因，采购部门填制退货通知单通知供应商完成退货业务处理。

采购退货单能够记录和保留采购订单、采购收货单和退库单业务及相关信息，保证业务处理的逻辑性和严密性，有助于企业管理的规范性和流程性。

5）购货发票处理

购货发票处理，系统遵循企业会计对采购入库业务核算的正常业务处理流程和方法，主要采用面向对象和职能的处理思路，分为购货发票录入、购货发票审核、购货发票查询、生成购货凭证功能处理模块。购货发票核对，是为了处理采购到入库业务过程中客观存在的“货票同到、票单在前收料在后、收料在前票单后到”等业务类型，保证采购、入库材料成本的准确性和会计核算规范性。

通过对相关原始票据的审核与钩稽核对处理，系统对各种业务处理都提供了规范性的核算凭证模板，用户可根据企业实际情况进行修改。由于采购管理系统同应付帐款系统有着直接的联系，通过购货业务核算处理将购货业务处理信息用规范性的记帐凭证、会计帐户等会计信息反映出来，用户可通过记帐凭证管理功能进行查看、审核及输出，分别反映在应付帐管理和总帐系统。

６）库存查询

库存查询业务功能，能够保证业务管理部门和相关人员及时掌握物料库存状况，即库存管理及时性和实效性。系统结合仓存管理系统中最高存量、最低存量设置，及时将库存信息反馈于采购部门和采购人员，提供采购业务管理与控制，保证库存资金合理占用。