word 邮件与信函合并-信函信函是日常生活中经常要用到的，而且已经形成一定的信函格式和信函用语，利用Word 2000 中文版能方便地编辑信函和信封，并能保证格式正确。
7.1.1 创建信函Word 2000 中文版提供了几个信函模板，分别为中、英文的现代型信函模板、优雅型信函模板和专业型信函模板。
利用信函模板可以快速编辑信函。
另外，Word 2000 中文版还提供了信函向导，可以帮助用户快速方便地编辑信函。
信函向导中提供了信函经常使用的元素，如称呼和结束语。
信函向导还可以根据常用的信函格式调整信函的结构。
如果要利用信函向导编辑信函，方法如下：（1）单击【文件】菜单中的【新建】命令，出现【新建】对话框。
如果要创建中文信函，选择【中文信函和传真】选项卡，如果要创建英文信函，选择【英文信函和备忘录】选项卡。
我们选择创建中文信函。
（2）选中【中文信函和传真】选项卡中的【信函向导】，单击【确定】按钮。
出现【信函向导】对话框，如图7-1 所示。
（3）单击【下一步】按钮，信函向导要求用户选择信函的风格，有【专业型】、【现代型】、【典雅型】三种风格。
例如选择【专业型】，如图7-2 所示。
（4）单击【下一步】按钮，信函向导要求用户选择信函的打印用纸，有【普通纸】和【带抬头的信纸】两种选择。
例如选择【带抬头的信纸】，然后指定信函抬头的位置，在下面的最大值文本框中输入抬头离边界的最大距离。
如图7-3 所示。
（5）单击【下一步】按钮，信函向导要求用户输入收信人和发信人的地址和姓名，如图7-4 所示。
在【收信人地址和姓名】文本框中输入收信人的地址和姓名，在【发信人地址和姓名】文本框中输入发信人的地址和姓名。
（6）单击【下一步】按钮，信函向导要求用户是否在信函中包含页码和日期，是否创建信封和邮件标签，如图7-5 所示。
例如要在信函中包含页码和日期，不创建信封和邮件标签，则选中【页码】复选框和【日期】复选框，并选择【按当前设置生成信函】选项。
（7）单击【下一步】按钮，信函向导显示信函设置完成，如图7-6 所示。
（8）单击【完成】按钮，即可创建一份信函，效果如图7-7 所示。
可单击占位符的位置，然后键入所需的文本。
例如，单击【尊敬的先生/女士】以将其位置选定，再键入姓名。
7.1.2 编辑信封Word 2000 中文版还提供了信封向导，可以帮助用户编辑信函。
编辑信封包括编辑中文式信封和编辑英文式信封。
英文式信封用的不多，本节介绍编辑中文式信封。
7.1.2.1 编辑中文式信封（1）单击【工具】菜单中的【中文信封向导】命令，出现【信封制作向导】对话框。
如图7-8 所示。
（2）选中所要用的信封规格。
【国家标准信封向导】对话框中提供了所用的国家标准信封规格，例如选定【普通信封2】。
（3）单击【下一步】按钮，可以选择生成单个还是多个信封，如生成多个信封，可选择一个地址本。
先选择生成单个信封，还可选择邮政编码是否添加边框。
（4）单击【下一步】按钮，信封向导要求用户输入收信人的姓名、地址和邮编，如图7-9 所示。
在各文本框中输入相应的内容。
（5）单击【下一步】按钮，信封向导要求用户输入寄信人的姓名、地址和邮编，如图7-10 所示。
在各文本框中输入相应的内容。
（6）单击【下一步】按钮，信封向导显示信封编辑已经完成，如图7-11 所示。
（7）单击【完成】按钮，即可创建一个信封，效果如图7-12 所示。
7.1.2.2 邮件标签邮件标签指的是将收信人或寄信人的地址和姓名制作成标签，用于贴在邮件封皮上。
用户可以利用Word 2000 中文版提供的向导制作邮件标签，该向导位于【新建】对话框的【中文信函和传真】选项卡上。
用户也可以直接制作邮件标签，方法如下：（1）新建或打开一个文档以容纳邮件标签。
（2）选择【工具】菜单中的【信封和标签】命令，出现【信封和标签】对话框，选择【标签】选项卡，如图7-13 所示。
（3）在【地址】文本框中输入收信人或寄信人的地址信息。
如果选中【使用寄信人地址】复选框，则【地址】文本框中显示寄信人的地址，否则显示收信人的地址。
（4）【打印】区中有两个选项，如果选中【全页为相同的标签】，则重复打印所制作的邮件标签，直到打满一页。
如果选中【单个标签】，则只打印一个邮件标签。
【行】和【列】文本框决定邮件标签所在的行和列，它们只对【单个标签】有效。
（5）在【标签】区中显示了邮件标签的格式和内容，如果对格式或标签的尺寸不满意，可以进行修改。
（6）单击【选项】按钮，出现【标签选项】对话框，可以对邮件标签格式和尺寸进行修改，如图7-14 所示。
（7）在【标签产品】列表框中可选择邮件标签的类别，然后在产品号码列表框中选择邮件标签的类型编号，在【标签信息】区中会显示邮件标签的类型和大小信息。
（8）如果找不到合适的类型和大小，可以单击【详细资料】按钮，出现一个对话框，用户可以选定的邮件标签的格式进行修改，如图7-15 所示。
（9）单击【邮件和信封】对话框中【标签】选项卡的【打印】按钮可进行打印。
在日常生活中，经常需要处理大量的通用文档，这些文档的内容既有相同的部分，又有格式不同的标识部分。
例如，开会时要发通知，通知的内容都是一样的，只有每个人的姓名和称呼不同。
最笨的方法是大量复制文档，然后对小部分不同的内容进行修改。
但Word 提供了【邮件合并】的功能，可以快速高效地处理这种文档，Word 称之为合并文档。
一般来说，任何形式的合并文档都由两个文件组成：一个主文件和一个数据源。
主文件中包含着每个分类文档所共有的标准文字和图形，数据源中包含着需要变化的信息。
当主文件和数据源合并时，Word 能够用数据源中相应的信息代替主文件中的对应域，生成合并文档。
要进行邮件合并，首先要创建一个主文档，它将包括所有分类文档都有的文字和图形，可按如下步骤进行：（1）如果已经创建了一个文档，单击【常用】工具栏上的【打开】按钮，打开该文档；如果还没有创建文档，选择【文件】菜单中的【新建】命令，在【新建】对话框中选择模板或向导，创建一个新文档。
（2）输入每个分类文档都需要的文字和图形，并设置好格式。
（3）单击【常用】工具栏上的【保存】按钮，保存该文档。
（4）单击【工具】菜单中的【邮件合并】命令，出现【邮件合并帮助器】对话框。
（5）单击【主文档】下的【创建】按钮，从弹出的下拉菜单中选择【套用信函】，出现一个对话框。
（6）如果单击【活动窗口】按钮，那么就将当前的活动窗口当作分类文档的主文档使用，至此主文档已经创建好了。
如果要新创建主文档，那么可以单击【新建主文档】按钮，以创建分类文档的主文档。
此时，【邮件合并帮助器】对话框的【主文档】区将显示合并的类型和主文档的名称，还增加了一个【编辑】按钮。
（7）如果要把主文档还原为原来的普通文档，可以单击【创建】按钮，在弹出的菜单中选择【还原为普通Word 文档】。
（8）如果要编辑主文档，单击【编辑】按钮，从弹出的菜单中选择合并的主文档名称，打开主文档进行编辑。
邮件合并的第二步是指定数据源。
数据源的内容是合并文档中需要变化的信息，如姓名、称呼、地址、电话、传真号等。
可以创建新的数据源，也可以打开已有的表或数据库作为数据源。
7.3.1 创建数据源要创建新的数据源，可以按照如下步骤进行：（1）单击【工具】菜单中的【邮件合并】命令，出现【邮件合并帮助器】对话框。
单击【数据源】下的【获取数据】按钮，出现一个下拉菜单，如图7-19 所示。
（2）单击【建立数据源】按钮，出现【创建数据源】对话框，如图7-20 所示。
所建立的数据源类似于数据库的表，也是由行和列组成。
第一行称为域名行，其他行称为记录。
列对应于数据库的字段，在邮件合并中就是要合并的域名。
（3）在【域名行中的域名】文本框中列出了一些常用的域名。
用户可以删除不需要的域名，也可以增加自己的域名。
要删除不需要的域名，从【域名行中的域名】列表框中选中要删除的域名，然后单击【删除域名】按钮。
要添加新的域名，单击【域名】文本框，输入要添加的域名，然后单击【删除域名】按钮，新域名就会添加到【域名行中的域名】列表框中。
要调整【域名行中的域名】列表框中域名的顺序，先选定要移动的域名，然后使用右边的向上或向下箭头移动，改变其位置。
（4）单击【确定】按钮，出现【另存为】对话框，可在【文件名】文本框中输入新的文件名。
（5）单击【保存】按钮将文档保存，然后出现一个对话框，询问用户编辑数据源或主文档。
（6）单击【编辑数据源】按钮，出现【数据表单】对话框，就可以向数据源中输入数据了，输入数据的方法在4.5 节“表格与数据库”中已讲过。
（7）单击【数据表单】对话框中的【查看数据源】按钮，就回到数据源文档窗口。
可以看到所用的数据记录，如图7-21 所示。
（8）在数据源窗口中，可以利用【数据库】工具栏对数据源进行修改，如增加记录，删除记录，对记录进行排序等。
（9）如果要编辑主文档，可以单击【数据库】工具栏的【邮件合并主文档】，进入主文档窗口进行编辑。
7.3.2 打开已有的数据源如果将已经存在的文件（可以是Word 文档、Excel 工作薄、文本文件及其他数据库文件）当作数据源使用，可以采用下列步骤选择并打开它。
（1）单击【工具】菜单中的【邮件合并】命令，出现【邮件合并帮助器】对话框。
（2）单击【数据源】选项下的【获得数据】按钮，弹出一个下拉菜单。
（3）单击下拉菜单中的【打开数据源】命令，弹出打开数据源对话窗口。
（4）单击【文件类型】列表框，选中需要的文件类型。
（5）在【查找范围】列表框，查找要打开的文件所在的文件夹。
（6）在【名称】列表框中找到需要的数据文件，选中它。
（7）单击【确定】按钮打开它。
打开数据源后，弹出一个对话窗口。
（8）单击【编辑主文档】按钮，切换到主文档编辑状态。
7.4.1 插入合并域通过将合并域插入到邮件合并主文档的适当位置，可以决定合并文档时，使用哪些数据源信息以及它们在合并文档中的位置。
插入合并域的步骤如下：（1）如果主文档没有打开，先打开主文档。
打开主文档窗口时，会显示【邮件合并】工具栏，上面有邮件合并所需要的各种按钮。
（2）将插入点移到待插入合并域的位置。
（3）单击【邮件合并】工具栏中的【插入合并域】按钮，将弹出一个下拉菜单，上面有数据源的的所用域名，如图7-22 所示。
（4）从弹出的合并域列表框中选择要插入的域名。
（5）重复步骤（2）和（3），将所需要的域名插入主文档中相应的位置，如图7-23 所示，并对其进行必要的格式化。
合并域是使用一对书名号括起来的域名，域名对应于数据源中的域名，书名号是合并域的特征符号，它不是从键盘上直接键入的。
如果用户直接键入或使用【插入】菜单中的【符号】命令插入符号“《》”，Word 将不承认它是合并域的特征符号，只把它当作普通文字对待。