重庆市涪陵区档案局关于
进一步规范会计档案整理工作的通知
发布时间：2011年11月1日 8时55分
李渡新区管委会，各工业园区管委会，各乡镇人民政府、街道办事处，区委各部委，区级各部门，各企事业(含非公有制企业)单位，中渝驻涪各单位：
为贯彻落实《重庆市档案局重庆市财政局关于进一步规范会计档案表整理工作的通知》（渝档发〔2010〕26号）精神，规范会计档案的管理，提高会计档案整理质量，现结合我区实际，就进一步规范我区会计档案整理工作作如下通知要求，请认真遵照执行：
一、会计档案的归档范围
会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算材料及银行对账单、银行存款余额调节表、会计移交清册、会计档案保管清册、销毁清册等其它专业材料。
本单位的经费预算、财务收支计划以及各种财务管理文件材料，纳入文书档案归档范围。
二、会计档案的整理方法
（一）会计凭证的整理
1、排列
会计凭证同一年度按记账分类、逐月按凭证号顺序排列。
2、编号
按照会计凭证的排列顺序，在每册会计凭证封面上编制案卷号，一般跨年度拉通编制，一个目录内案卷号最多不超过三位数。
3、装盒
按案卷号顺序依次将会计凭证装入会计档案凭证盒内，一盒可装一卷或数卷，并填写会计档案凭证盒封面、盒脊相应项目。
会计档案凭证盒封面、盒脊格式见图A、图B。
会计档案凭证盒封面设置全宗名称、凭证名称、凭证起止号、起止日期、全宗号、目录号、案卷号等项目。
全宗名称：填写立档单位名称，用全称或通用简称。
凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”“付款会计凭证”“转账会计凭证”等，无法准确区分的统一填写“记账凭证”。
凭证起止号：填写本盒内会计凭证的起号和止号。
起止日期：填写本盒内会计凭证的起止年月日。
全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。
没有全宗号的空缺不填。
目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号。
案卷号：填写本盒内会计凭证案卷号,如果盒内装有两卷或两卷以上会计凭证,则填写起止案卷号，起号和止号之间用“—”连接。
盒脊设置全宗号、目录号、年度、月份、案卷号、保管期限等项目。
年度：填写本盒内会计凭证所属年度，如“2010”。
月份：填写本盒内会计凭证所属月份，如“5”。
保管期限：填写本盒内会计凭证的保管期限，如“15年”。
全宗号、目录号、案卷号按凭证盒封面填写。
企业、科技事业单位应在盒脊上端填写档号，如：某企业会计档案一级类目代号为7，下设二级类目分别为7.1为
永久，7.2为25年及以下，7.3为会计凭证，该册凭证案卷号为125，本册凭证档号为：7.3-125。
4、编目
会计凭证按案卷号逐卷编目，会计凭证案卷目录设置案卷号、题名、时间、凭证起止号、保管期限、备注等项目。
会计凭证案卷目录格式见图H。
案卷号：填写本卷会计凭证的编号。
题名：填写本卷会计凭证的名称，如“涪陵区档案局2010年5月会计凭证”“涪陵区档案局2010年5月基建会计凭证”等。
时间：填写本卷会计凭证的起止时间，分别用8位阿拉伯数字标注，如图：
凭证起止号：填写本卷会计凭证的起号和止号。
保管期限：填写本卷会计凭证的保管期限。
备注：填写其他需要说明的事项。
案卷目录应添加封面，封面设置全宗名称、类别、保管期限、年度等项目。
案卷目录封面格式见图J。
（二）会计账簿、财务报告及其他类会计档案的整理
1、装订
会计账簿、财务报告及其他类会计档案同一年度内区分类别和保管期限立卷，用线或不锈钢钉进行装订，订本会计账簿保持原装订方式。
2、封面要求
会计账簿、财务报告及其他类会计档案，装订时应加封面，封面设置全宗名称、类别、案卷题名、全宗号、目录号、年度、保管期限、案卷号等项目。
封面格式见图C。
订本账簿和已有封面且能揭示本卷会计内容的会计账簿、财务报告等，可在封面右上角空白处加盖会计档案归档章，会计档案归档章设置全宗号、目录号、年度、保管期限、案卷号等项目。
会计档案归档章格式见图D。
全宗名称：填写立档单位名称，用全称或通用简称。
类别：填写本卷会计档案类目名称，如“财务报告类”、“会计账簿类”、“其他类”。
案卷题名：填写单位名称、会计年度、会计材料名称，如“涪陵区档案局2009年现金日记账”、“涪陵区档案局2009年财务报告”、“涪陵区档案局2009年1-12月财务报告”等。
全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。
没有全宗号的空缺不填。
目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号。
年度：填写本卷会计档案所属年度，如“2010”。
保管期限：填写本卷会计档案的保管期限。
案卷号：填写本卷会计档案的编号。
3、排列
永久保管的财务报告按年度顺序依次排列。
定期（含25年及其以下）保管的会计账簿、财务报告及其他类会计档案按年度顺序依次排列，同一年度内按保管期限从高至低排列。
4、编号
包括编写页号和案卷号。
页号，除订本会计账簿外，其余会计档案均应编制页号，每一案卷在有文字和图表的页面上从“1”开始编制顺序号，页号位置在每页材料正面的右上角，背面的左上角。
案卷号，按照会计档案案卷排列顺序，分别按永久、定期（含25年及其以下）跨年度逐卷编号。
一个目录内案卷号最多不超过三位数。
5、装盒
按排列顺序依次装入会计档案盒，一盒可装一卷或数卷。
并认真填写档案盒的封面、盒脊及备考表项。
会计档案盒封面设置全宗名称、全宗号、目录号、年度、保管期限、案卷号等项目；会计档案盒盒脊设置全宗号、目录号、年度、保管期限、案卷号等项目。
会计档案盒封面、盒脊格式见图E、图F。
全宗名称：填写立档单位名称，用全称或通用简称。
全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。
无全宗号的暂空缺不填。
目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号。
年度：填写本盒内会计档案所属年度，如“2009”。
保管期限：填写本盒内会计档案的保管期限。
案卷号：填写本盒内所装案卷的案卷号。
企业、科技事业单位应在盒脊上端填写档号。
如：某企业会计档案一级类目代号为7，下设二级类目分别为7.1为永久，7.2为25年及以下，7.3为会计凭证，2010年的现金日记账案卷号为30，则该册会计档案的档号为：7.2-30。
备考表设置盒内情况说明、整理人、检查人、日期等项目。
备考表格式见图G。
盒内情况说明：填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人: 填写负责本案卷整理的人员。
检查人: 填写负责本案卷质量审核的人员。
日期：填写本盒内案卷整理完成的时间。
6、编目
会计档案应逐卷编目，案卷目录设置案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等项目。
会计档案案卷目录格式见图I。
案卷目录应添加封面。
案卷目录封面格式见图J。
三、其他事项
（一）单一会计类型的立档单位，会计档案按上述要求整理，有两种以上会计类型或财会部门的立档单位，对每一会计类型或财会部门的会计档案都各自按照单一会计类型立档单位的会计档案要求整理。
（二）本通知自发文之日起开始执行。
1999年《重庆市档案局、重庆市财政局关于贯彻财政部、国家档案局〈会
计档案管理办法〉的补充通知》（渝档发〔1999〕56号）同时废止。
（三）贯彻执行中如有问题，请与区档案局业务指导科联系。
联系电话：87808002。
二○一一年十月三十一日。