1.5 协议书及公关资料
1.5.1 会议协议书
会议协议书
经协商，交流中心（以下简称甲方）与_________________（一下简称乙方）就____________________会议，大型宴会接待事宜达成如下协议：
一、有关规定：
1．乙方应于会议前____天确定与会人数、场地布置要求，宴会标准及用房数量等事宜。
2．乙方如在会议前____小时内取消或变更（人数、时间、地点），甲方将手场租费___%；宴会在___小时内取消或变更（人数、标准、地点、时间），乙方将承担全部责任，用房在___天内取消，甲方将收取一天的房费。
3．除在指定的地点可以挂横幅外，乙方不得在中心内其他地方张贴任何宣传材料，并不得在非指定地点擅自设立迎宾员。
4．甲方应与会议、宴会前一小时布置好会场。
二、会议计划：
1．乙方应将会议的有关要求准确及时地通知甲方。具体内容如下：
（1）会议名称：
（2）举办时间：从至
（3）与会人数______人，其中外宾____人，内宾____人。
（4）联系人姓名及电话号码：
（5）会议场租如下：
价格
__________会议室____________
__________会议室____________
__________会议室____________ 会议收费标准以每4小时为一场，不足四小时同样按一场时间收取租金。
（6）甲方向乙方提供租用设备如下：
白板/笔____块/只__________
投影仪(包括屏幕) ____架__________
立式话筒____只__________
无线话筒____只__________
台式话筒____只__________
幻灯机____台__________
横幅____条__________
其他___________________
（7）会场按_______型布置，布置主席台要求：
_______________________________________________________ _______________________________________________________ 设签到台若干张。
（8）宴会用餐
时间：___________________地点：___________________
标准：___________________人数：___________________
桌数：___________________最低用餐人数：________________ 主桌人数：___________________
主要酒水品种：___________________
场地布置要求（图形附后），菜单（附后）
餐桌收取服务费___%
自带酒水收取服务费___%
（9）普通用餐
早餐_____元人数______，________厅
午餐_____元人数______，________厅
晚餐_____元人数______，________厅
三、用房计划：
乙方在会议期间租用客房情况如下：
1．会议期间预留机动房间数不得超过总房间使用数目的3%，超出限度以外的房间应于报到当日晚18:00前退给甲方，否则按协议房价全额收取房费。
2．如因甲方实际情况未能满足乙方用房数量，甲方可酌情满足乙方加床要求，否则不予以加床。加床费______元/张/天。
3．如房间需委托摆放物品，收取服务费____%。
四、其他要求：
五、结账方式：
乙方应在会前____天到总台交付预定金____元或将支票、信用卡作为押金放在总台，会议结束后，到总台结账，多退少补。
本协议一式二份，双方各执一份，有效期自____年____月____日至____年____月____日止，未尽事宜，本着双方友好协商的原则进行解决。
甲方授权代表（签字）乙方授权代表（签字）年月日年月日地址：地址：
电话：电话：
传真：传真：
邮编：邮编：
银行账号：银行账号：
开户行：开户行：
1.5.2 团队协议书
团队协议书
国际学术交流中心（甲方）与___________________（乙方）就_____年____月____日至_____年____月____日期间的团队订房业务达成协议如下：
一、用房标准：
1
2
3．团队指6人以上（含6人）。
4．团队中由于性别产生的自然单间按团队房价的50%计算房费。
5．团队超过16人（含16人，甲方免费提供一张床，以此类推，但每团至多提供4张免费床）。
二、用餐标准：
早餐：
午餐：
晚餐：
三、预订取消：
1．乙方在团队到达交流中心15天前，向甲方提供团队客人名单、团名、用房数、团队抵离交流中心日期等情况。
2．乙方若有团队取消，7天前通知甲方，甲方不收费；若7天内（含7天），甲方收费如下：
5天前取消，收一天总房费的20%
2天前取消，手一天总房费的50%
当天内取消，收一天总房费的100%
3．取消预订客房日期以乙方发出的电函日期为准。
4．对于自然灾害或其他不可抗拒的因素所造成的损失，双方各承担一半的损失费。
5．如甲方不能提供已确认的住房，须负责为乙方联系同级交流中心。
6．乙方若取消订餐，或有变更。须在12小时前通知甲方，否则，甲方将按原预定的人数和标准收取100%
四、付款方式：
1．乙方应在预订房间确认时付给甲方总费用的50%，作为预定金（保证金）。
2．团队发生费用，每月结账一次。甲方在每个团队离中心后5天内，将账单寄出，乙方在接到账单后，如有疑问，3天内通知甲方。乙方在收到账单后，在当月内付清所有费用。
3．汇率按中国人民银行当日公布的浮动汇率比价计算。
五、协议效力：
本协议一式两份，双方各执一份。未尽事宜，双方友好协商解决，本合同有效期____年____月____日至____年____月____日止。