合同审查管理流程及文字说明

二、合同审核流程文字说明

合同申请人：包含但不限于业务部门、物流部门等业务承办人员。

1、合同申请人与合同对方谈判后，根据谈判内容填写合同工，尽量使用我公司合同范本；

2、经部门领导书面确认后，合同申请人将合同草本以电子邮件方式发送给法务。电子邮件中应同时注明以下事项：

1）项目背景；

2）合同紧急程度（一般情况下，合同草本应该提前3个工作日交法务审查，法务将在3工作日内进行合同的审查和修改）。

3）合同申请人联系方法。

4）合同申请人部门领导批准该合同立项的邮件或在合同评审表（格式见附件）上签字。

5）如涉及到金额（包括收入、支付、分成），应将合同同时抄送相关审核人员。

3、法务将合同编号并进行审查、修改，并在收到合同申请邮件之日起3个工作日内,将审查修改后的合同以电子邮件方式发送给合同申请人，特别紧急的1个工作日。涉及金额的合同需得到相关审核人员确认。

4、合同申请人和合同对方确认合同文本，如合同申请人及合同对方有任何修改意见，必应通知法务，经法务审核后，再由经办部门领导确认后最终定稿。定稿后的合同除经法务同意外不得任意修改。

5、所有的合同均应提供合同对方的营业执照（或身份证、户口本及其他相关资质）复印件给法务备案。如果法务需要确定合同对方的某些特定资格，要求申请人提供关于合同对方的证照或授权书等相关文件，申请人应按照要求提供，否则合同不能签署。上述文件应与合同评审表一起提交法务备案。

三、合同签署

1、合同申请人需填写合同评审表并请授权签署人在合同评审表上签字，注明签字日期。

2、合同经授权签署人签字后，应加盖公司合同专用章，原则上不得以公司公章、人事印章、财务印章或者分公司印章代替。

3、如涉及到金额（包括收入、支付、分成），应请相关审核人员在合同评审表上签字；涉及其他部门的，应请其他部门在合同评审表上签字。

4、将定稿合同、合同评审表以及合同对方当事人营业执照副本复印件和其他法务认为必要的相关资质证明交法务审核，法务审核同意后，在合同评审表上签字，并在核对无误的合同上每页页脚小签。

5、按合同金额及其他管理规定，请相应权限领导在用章申请表上签字批准。

6、到总经办盖章，未经法务及具备相应权限的领导签字同意的合同，总经办不予盖章。

四、合同备案

1、所有合同原件均由风控部门保存，同时提供法务合同正本扫描件。业务部门合同申请人可自行保留合同复印件以备参考。

2、在合同双方签署盖章完毕后，合同申请人应在三个工作日内将合同原件返还存档。

五、合同的执行及备注

1、相关部门及签署人特别是合同申请人均应对合同的执行负责。

2、合同申请人应该掌握合同执行的整体情况，确保公司权益得到保障及未构成违约。

3、鉴于一些部门的特殊情况可以和法务联系协商特殊流程,经法务确认后可执行。

补充通知：

关于合同送审，如遇制式合同（即对方要求合同内容不能更改），合同申请人先行以邮件形式将具体情况反映至总经理，然后由总经理给出相关回复意见后，再由合同申请人将总经理的回复邮件连同合同一起发送至法务，并标明此合同为制式合同，以保证合同的及时顺利审批。

注：因为制式合同不能修改，所以在签批时法务会提出相关提醒意见。