▲文书档案：是指反映党务、行政管理等活 动的档案。（《档案工作基本术语》中华人民共和国
档案行业标准）
★（二）归档文件整理：将归档文件以件 为单位进行装订、分类、排列、编号、编 目、装盒，使之有序化的过程。 明确了“以件为单位”的基本原则，并 概述了归档文件整理工作的基本环节。
★（三）件：归档文件的整理单位。 《规则》最根本的特点，就是以“件” 为整理单位，进行文件级整理
(10）介绍信存根等一本为一件； （11）干部任免、录聘、调资、离退休、津 贴补助等材料。如果一人一表或一文的， 以一个人的一套材料为一件；若以若干人 为一表或一文的，以一起上报审批的这几 个人的一套材料为一件。 ▲“为一件”是指实体上装订在一起，编目 时也只体现为一条条目。
整理内容：归档文件整理包括系统化和编 目两大部分内容。系统化主要指分类和排 列；编目包括归档文件编号、编制归档文 件目录、填写档案盒脊和备考表等。
要求—— 在计算机辅助管理条件下， 文件实行以“件”为单位的整理， 努力做到“随办随归档”， “谁办谁归档”。 适用于文书档案的整理。
（ 一)
简化 1、从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，取消案卷， 实行文件级管理，简化整理程序，放宽对归档文件实体的 整理要求，免除了繁琐、复杂的组卷过程， 2、分类方法确定为年度、保管期限、机构（问题），并允 许各单位视具体情况组合及简化分类层次。 3、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定， 只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于“三孔一 线”。 4、排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考 因素，可根据实际情况选用。
★按保管期限分类：将文件按划定的保 管期限分类。 采用保管期限分类法，能够将不同价值 的归档文件从实体上区分开来，使档案部 门能够有针对性地采取整理和保护措施。
◆按机构分类：将文件按其形成或承办机构分类。 ▲采用机构分类法时，一般来说，有一个机 构就设置一个类，机构名称就是类名。各机构的 次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的 顺序来排列。 ▲采用机构分类法原则上以哪个机构名义发 文的文件就归入哪个机构的类中。
◆《意见》第五条：根据《工业企业档案分类试 行规则》进行实体分类的企业，其党群工作、 行政管理、经营管理和生产技术管理四大类的 文件材料可参照执行《规则》的规定，按“件” 进行整理。具体操作中四大类可以继续保留， 不再设置二级类目；也可以四大类合并为“管 理类”，划断年度重新调整分类编号，制定新 的分类方案。（多则保留，少则合并） ◆没有按《工业企业档案分类试行规则》进行实 体分类的企业，其管理性的文书档案可参照执 行《规则》。
◆正确划分保管期限 坚持“简化”原则： 档案实行“两分法”、“标时制” ——永久； ——定期（30年、10年）
•
注意——
永久的文件突出其“重要性” 定期的文件突出其“一般性”
第三部分：《归档文件整理规则》出台的背景、意 义及其特点 一、背景 ▲ 传统的立卷：文件办理完毕后，必须经过系统 整理，才能归档保存。将零散的文件材料根据其 相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理 过程，就叫做立卷。
★按年度分类：将文件按其形成年度分类。 年度分类法是运用得最广泛的分类方法。 运用年度分类法时，正确地判定文件的 日期并归入相应年度，是决定分类质量的 关键。
几份文件作为一件时，应以装订时排在前 面的文件日期为准。例如，正本与定稿为 一件时，以正本为准；正文与附件为一件 时，以正文为准；转发文与被转发文为一 件时，以转发文为准。
企业的类型很多，各种类型的企业其档 案种类既有共性又有个性，就一般具体的 企业而言，企业档案可以按照其所反映的 企业活动职能性质分为管理类、业务类、 财务类、人事类。
管理类档案整理：参照执行《归档文件 整理规则》 财务类、人事类是两种专门档案； 业务类档案的情况比较复杂，如生产、 建筑等类型的企业多为科技生产活动，其 档案内容主要为科技档案(产品档案、科研 档案、基建档案和设备仪器档案)
（7）重要文件的正文与历次修改稿可各为一 件。 （8）来文与复文是指不同单位之间就某一问 题的往来文书。从文种上看包括请示与批 复、报告与批示、函与复函等。 《规则》对来文和复文采用“可为一件” 的表述方式。 我省明确规定：“来文与复文”各作为一 件处理。
（9）报表、名册、图册等一册(本)为一件: 报表、名册、图册等每册（本）内容都相 对完整，具有独立的检索价值，因此应按 照其本来的装订方式，一册（本）作为一 件。
◆现有的装订方式和用品各有利弊。因此在
一个单位单一的装订方式往往不能满足装 订工作的需要，可以配合使用几种装订方 式。
较厚的文件采用棉线“三孔一线”的装订方 式。
（ 二 ）分类（企业文书档案的分类）
Байду номын сангаас★ 采用保管期限—年度—机构(问题)等方法进行 分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体 分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形 式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有 机体系的过程
企业管理类档案主要分四大类： ◆经营管理类 ◆生产管理类 ◆行政管理类 ◆党群管理类
◆ 在工程项目中，管理性文件的组卷内容 主要包括:可行性研究、任务书、项目管理 文件（如征地、移民文件；计划、投资、 统计、管理文件；专项申请、批复文件）； 竣工验收文件等。
工程项目管理性文件的组卷： （1）按问题组卷：将反映同一问题或同一件 事物的相关文件组成案卷； （2）按时间组卷：将属于同一年度、季度或 月份的文件分别组成案卷； （３）按文件类别，如项目依据性、基础性、 竣工验收文件等组卷； （４）按重要程度组卷。
◆ 根据文件的内容，凡是没有针对具体 建设项目的计划、措施、批复、意见、会 议纪要等普发性的文书类文件，均应归入 管理类（文书档案）相应类别中 。
二、科学划分保管期限
• 保管期限表就是用表册形式列举档案的来源、内容和形 式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档 案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准。 • ①、凡是具有长远利用价值的档案，都应永久保存； • ②、凡是在一定时期内具有利用价值的档案，应长期或 短期保存；也可定期（30年或10年）保存。 • ③、凡是介于两种保管期限之间的档案，保管期限一律 从长。 • 《基本建设项目档案资料管理暂行规定》长期保管的基 本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的 实际寿命。
◆ 按问题分类：按照文件内容所说明的 问题对归档文件分类。 采有问题分类法，可以避免或减少同类 问题文件分散的现象，便于按专题查找和 利用档案。
▲ 分类方案： 依据《规则》，常用的分类方案为： （1）保管期限——年度——机构(问题) （2）年度——保管期限——机构(问题) ◆ 特别注意：保管期限、年度是必选项，任 何复分式分类法都必须具备，也就是说任 何单位整理归档文件都必须分年度、保管 期限进行。机构（问题）作为选择项。
知识链接
1、《归档文件整理规则》
中华人民共和国档案行业标准 DA/T22-----2000 ( 以下简称《 规则》) 2、四川省档案局《关于企业参照执行〈归档文件整 理规则〉的意见》( 以下简称《意见》)的通知 川档发[2003]15号 ( 以下简称《 意见》) 3、四川省档案局《关于施行<归档文件整理规则>的 几点意见》（川档发[2001]24号）( 以下简称２ ４号文)
分类方案
▲保管期限——年度分类法即先将归档文件按保管期限分类，在保管期 限下按年度分类。 永久 2010年 2011年 2012年 30年 2010年 2011年 2012年
▲ 出台《规则》的必要性：由于立卷方法繁琐、 复杂，主观随意性较大，很难把握案卷的质量， 每年的立卷归档成为专兼职档案人员的一项沉重 的工作负担。机关、企事业单位档案工作人员改 革归档文件整理方法的呼声日益高涨。“简化整 理，深化检索”成为大家的共识。 ▲ 出台《规则》的可能性：随着企事业单位办公 自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用 于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式， 为立卷改革提供了新的方向和可能。
◆已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文 件应予复制。 ①对破损文件进行修裱 ②对字迹模糊或易退变的文件进行复制 ③去除文件上易锈蚀的金属物 ④超大纸张折叠：由于档案盒尺寸是按照A4纸张的 大小设计的，为方便文件装盒，就需要对超大纸 张加以折叠。折叠时注意尽量减少折叠次数；折 痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；宜单张折 叠，以方便归档后的查阅利用。
5、归档章的位置不限于文件首页右上角，首 页上端空白处皆可。 6、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以 “件”为单位的归档文件目录。 7、无需编页号，改设“页数”项。
8、归档文件直接装盒保管。 9、无需拟写案卷题名和填写案卷封面。只需 填写档案盒盒脊。 10、档案盒的项目设置有了较大变化。如封 面只设“全宗名称”项。
二、目的
为了贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、 深化利用”的业务工作方针，提高工作效率，推 进归档文件整理工作制度化、规范化、现代化， 2000年12月6日, 国家档案局出台了新的行业标准 《归档文件整理规则》，并于2001年1月1日正式 实施。 《规则》规定：对应作为文书档案保存的纸质 文件材料不再立卷 , 以“件”为单位进行整理。
★（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸 张、装订材料等应符合档案保护要求。
五、整理方法（六个部分，三十三条）。 （一）装订 （二）分类 （三）排列 （四）编号 （五）编目 （六）装盒
（一） 装订
装订是归档文件整理的基础环节，即采用符 合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件” 为单位固定在一起。通过装订，从实体上将归档 文件整理的基本单位——“件”确定下来，为后 续工作的开展提供条件。
在实际工作中，如何确定件数？
⑴正本与定稿为一件:一般来说，文件的正本与定稿 为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为 一件。 ⑵正文与附件为一件,如果附件数量较多或者太厚不 易装订时，也可各为一件。 ⑶原件与复制件为一件。 ⑷转发文与被转发文为一件:转发文与被转发文是一 份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执 行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效 力方面难以分割，因此应作为一件。