秘书处改革方案( 草拟)
为了贯彻学工组关于改组学生会的指导精神, 旨在将秘书处独立出学生会组织, 以期使秘书处能够更加有效地开展工作, 发挥更大的作用, 更好的为我院学生工作的丰富和完善有效服务。
而且, 鉴于之前工作中表现出来的各种弊端以及工作的形式化和单调性, 表现在仅仅是单纯的宣传板和海报的制作, 并没有将一个秘书处协调学生工作, 总结活动成果, 联系主席团和各部委的枢纽作用等, 这些真正应有的职责充分发挥出来。
因此, 有必要对秘书处的具体制度进行相应的改革, 配合本次秘书处独立出学生会的工作的同时, 也是为秘书处本身的发展和工作能力的提升与深化做出相应的调整。
这次改革主要参考了外国语学院秘书处、电子信息学院秘书处以及机械院秘书处等一些兄弟学院秘书处的制度方式, 这些学院秘书处工作比较突出, 直接表现是她们的学生活动和相关工作在我校影响较为广泛。
同时结合本院实际情况, 比较慎重的分析后初步制定出以下的改革方案。
一．学工助理制改革
首先, 秘书处从学生会分离出来的目的就在于, 秘书处需要更加明确的工作目的和工作计划, 以及更加高效的协调作用。
因此, 秘书处在独立出学生会之后, 作为一个单独的工作部门要更加全面的来实践相应的工作模式, 除了完成核心的基本工作以外, 还要做好对信息的调整和接受, 以充分显示秘书处本身宣传作用之外的总结作用和反思借鉴作用。
因此, 建议将学工办的值班工作一并划入秘书处, 实行学工助理制。
在这样的改变下, 能够完善秘书处自身的构建, 将核心工作更加有效地完成。
同时, 迅速的将学工办的值班工作制度化, 即能够提高秘书处自身的责任意识, 也能够将这样的一直存在相应问题的隐患消除, 毕竟一个长期和有效的机制框架, 才是工作完善的保障。
体制框架不但是我们工作效率提高的基础, 也是我院分团委学生会更好开展各项工作的必要条件。
二．秘书处人员设置及工作职能改革
这项改革是基于对现有工作中存在的一些问题的反思, 也是为了秘书处工作能够更加高效, 更加合理, 而且考虑到秘书处成员在自己的相应工作中能够获得锻炼和提高, 各尽其才, 各尽其能, 相互之间取长补短, 特别是对自己责任意识的加强。
在本方案中对这一方面问题的改革建议是实现权责分明的制度: 秘书处负责人设置:
处长: 一人( 整体负责安排秘书处的全部工作)
副处长: 三人( 基于处长的安排和具体的工作需要, 分管秘书处的基本工作)
秘书处小组人员设置:
书法组: 人数待定( 负责秘书处日常写板以及值班工作)
绘画组: 人数待定( 负责秘书处日常画板以及值班工作)
联络组: 人数待定( 负责秘书处与分团委学生会的联络工作)
值班组: 筹划中( 秘书处全体人员)
负责人工作职能:
总则: 与分团委学生会保持密切联系;
总体协调配合, 做好秘书处日常工作;
营造秘书处和谐、温馨的工作氛围;
为秘书处稳固, 持续, 长远, 健康发展提出决策性方案。
㈠．处长职责:
1.整体制定秘书处每个工作阶段的目标, 参与秘书处管理, 做好内部协调
工作;
2.负责秘书处对外工作, 协调好经政院及其它院分团委学生会的合作关
系。
对秘书处的工作进行全面监督, 做好承上启下的工作, 定期向上一
级汇报工作总结;
3.根据学院阶段性活动和工作重点安排好秘书处各项工作, 制定好相关工
作计划, 并与副秘书长进行沟通交流, 共同就阶段性工作的特殊性来灵
活调整工作方式;
4.负责秘书处工作的审核, 对副部长在所负责的具体工作中的落实情况进
行监督, 工作总结, 协调秘书处与其它部门密切合作开展活动;
5.负责秘书处物品采购的统一管理, 及时进行财务审核, 报销, 公开。
㈡．副处长职责:
1.接受秘书长的领导, 在处理决策性问题上及时与秘书长进行沟通和交流;
2.全面具体负责秘书处内部工作, 协调干事之间的关系, 在工作时间向
秘书长反映干事的表现和工作情况;
3、负责部门干事工作的分配、调控, 指导协助本部门干事与其它部门之
间的联系, 并对相应的表现进行评估考核;
4、负责每一次例会时, 本部门成员的签到工作, 值班时间的值班工作监
督及其它活动的管理;
5、注意发现和培养优秀干事, 关注她们的进步, 公平奖惩, 及时向秘书长推荐优秀人选;
㈢、干事职责:
1、认真及时地完成副部分配的工作, 在活动中发挥创新意识;
2、团结协助, 注重团队合作精神, 始终保持对工作的细心和热情;
3、定期向上级反映工作情况, 对工作中的困惑和建议及时向副部进行反应;
4、责任意识的培养, 在工作的各个阶段合理协调自己的安排和工作的冲
突, 合理分配时间, 为自己任务尽心尽力;
各小组人员要求:
1．各小组各尽其职, 相互帮助, 相互监督, 协调合作, 共同进步。
2．秘书处全体成员要注意自身形象, 工作主动, 思想积极向上, 做到勤恳、认真、好学、多问。
3.合理协调安排自己的时间和工作时间的冲突, 提高自己工作的责任意识。
4.工作中注重细节, 仔细认真的对待每一次工作。
三．秘书处规章制度改革
针对以前秘书处部门规章制度不健全, 监管不严格, 因此提出部分改革方案以供参考。
㈠、日常制度:
1、秘书处成员要增强责任意识, 严于律己, 遵守规章制度, 互助共勉, 树立秘书处良好的形象和声誉, 如发现部门干事有严重损害秘书处形象的, 当即予以辞退, 而且视情况全学院通报批评;
2、秘书处干事不得以权谋私, 不得假借秘书长的名义或私自进行有违规则的任何行为, 一经发现, 视情节轻重, 分别处以批评、警告甚至辞退;
3、秘书处干事在完成工作中, 出现拖拉、损坏公共用品、推卸责任等不良行为, 将视情节轻重分别予以批评, 警告直至辞退;
4、秘书处干事如察觉自己无法胜任秘书处工作, 能够向秘书长或副秘书长提出辞职, 并上交辞职报告, 秘书长和副秘书长根据实际情况讨论决定后方可离开秘书处;
5、秘书处干事值班时, 除按时完成工作的同时必须做好会议室的打扫和物品的清点;
㈡、会议制度:
1、秘书处根据实际工作需要所召开的工作会议, 干事必须准时参加, 会议要登记出勤情况和记录会议内容, 学期末秘书长及副秘书长将主要以此为据, 来确定优秀干事的评选资格;。