某酒店合同管理的规定(doc 31页)

合同管理规定

合同是酒店重要规范文件之一，是代表酒店并维护酒店合法权益的法律公文，现将相关要求规定如下：

1. 酒店的对内、对外合同均实行统一管理，以规范、准确、安全为标准。

2. 各部室因业务原因要与外单位及个人签订的合同等文件要达到如下要求：

1.1合同内容要符合国家政策、法律法规；

1.2合同内容客观，实事求是，双方权益和责任要界定清晰；

1.3合同文字要准确、精炼，条理要清楚，用语要规范。

1.4合同涉及到的时间、地点、物品名、负责人等要素要具体、准确。

3. 所有对外签约的文稿需统一由总办审核（或总办交法律顾问审核），经总经理室审阅，合同审订程序为：部门拟稿→审核（总办、财务）→审阅（总助）→审批（总经理）→盖章→签约→归档。

4. 合同原稿（经总经理）批复的稿件连同一份正本送酒店档案室存档，另一份交对方留存。

5. 对合同中涉及的保密事项，必须严密机密，起草人及有阅文资格的人员不准随便向他人泄露。

6.合同管理责任

6.1办公室归口管理全酒店合同、协议，建立合同总台账。

6.2财务部负责财产保险、借贷款、应收款等经济合同；

6.3营销部负责协议单位签单合同；

6.4采供部负责原辅材料、商品购销、生活劳保用品及运输合同；

6.5工程部负责工程设备、技改等合同；

7.各责任部门应指定专人管理本部门合同，建立分台账，职责如下：

7.1审阅本部门的合同；

7.2对合同经办人随时提醒款额及货物交付情况，催办、监督履约，发现

问题应及时处理并报告；

7.3对接收的合同保持完整、有序、整洁，台账清楚；

7.4对执行完毕的合同（附有关书信邮件等），交酒店档案室归档。

8.合同的签订

8.1以总经理批准的采购、供应计划作为签订合同的依据；

8.2保证合同当事人合法、符合经营范围、条款齐全、文本规范、印章正

确；

8.3对供货合同应货比三家确认合格分供方（见“物资招标管理制度”）；

8.4应有二人或二人以上参与谈判，在规定的经济限额内，由总经理授权

者负责草签合同；

8.5草签的合同，经总办、财务初审后，报总经理室审批（万元以上合同

应附谈判说明），盖章生效；

9.合同的鉴证

对首次接触的客户或金额在10万元以上的合同，必须查明客户的资信度，以防止损失。

10.合同的执行

10.1对批准的合同，由签订人负责履约责任，如付款、合同执行跟踪，

确保酒店信誉。如对方违约，应及时向上级（含工商、公安部门）报

告，积极处理，并承担相应的责任；

10.2接收所订货物时，若有异议，应在10天内与客户书面联系并解决；

10.3向客户交送货物时，应有对方相关人员在送货单上完整签名；

10.4由办公室每季检查一次合同执行情况，并向总经理报告。

11.合同的变更与解除

11.1由原签订人逐级报告，获准后办理变更或解除手续，严禁擅自变更；

11.2变更或解除合同应以书面形式通知（紧急时可补办书面手续），并明

确答复时间（客户要求变更合同时，也应按时给予书面答复）；11.3变更或解除合同的所有资料（含邮件）均应保存备查。

档案管理制度

1．目的和范围

为加强酒店档案管理的收集、整理工作，有效地保护利用档案，特

制定本制度。本制度适用于酒店各类文件档案的管理。

2．职责

2.1 总经理办公室负责全酒店重要文件档案的归口管理；

2.2 各部门负责本部门业务有关的文件档案的管理。

3．内容

3.1 档案的定义

酒店档案指过去和现在各部室及个人从事酒店公务活动直接形成

的对酒店有保存价值的各种文字、图像、音像等不同形式的历史记

录；

3.2 档案的分类

酒店档案分文书档案、人事档案、技术档案和财务档案。

3.3 档案的收集

3.3.1 各部室应按照酒店文书档案管辖和保管期限表中的有关规

定，收集、整理、保管归属本部门管理的档案，并向有管辖权

的部室转交有关资料；

3.3.2 任何个人都不得将属于酒店所有的档案据为已有或者拒绝

归档，所有员工都负有保密责任。对有下列行为之一的，根据

情节轻重，将给予必要的处罚、处分，并根据档案的价值和数

量，责令赔偿损失；情节严重者，将给予开除处分；

3.3.3 不得损坏、丢失或擅自销毁部室应保存的档案；

3.3.4 不得将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，

向酒店和档案工作人员转交；

3.3.5 不得擅自提供、抄录公布属于酒店档案以及应保密的档案；

3.3.6 涂改、伪造档案；

3.3.7 玩忽职守，造成档案损失；

3.3.8 在档案的收集、整理、保护和提供利用成绩显著的部门或

个人，由酒店总经理室给予奖励。

3.4 档案的归档

3.4.1 收集各部门办理完毕的文件（含会议文件），资料按条款类

目，分别存放，第二年经检查齐全后，整理立卷归档；

3.4.2 以下所列材料均需归档；

a）酒店及各部门召开的专题会、研讨会单独立卷归档，内容包括会议筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、

领导人讲话、简报、总结等；

b）各部门的专题报告、集体和个人的调研资料；

c）各种基建施工图纸及相关资料在工程结束验收后应专门立卷归档；

d）以酒店名义的发文，包括与有关部门的联合发文；

e）主管部门、单位，各地方旅游部门发给酒店的文件；

f）关于原稿，如有几个修改稿，以领导最后审批签字稿归档；

g）重要的照片和底片、录音带、题字、题词等；

h) 酒店员工相关资料，人员培训相关资料；

i) 财务工作涉及的各种表格、凭证等。

3.4.3 酒店的文件记录保存、归档办法按题目分类；或是按地区、

时间等形式分类，必须在档案夹里清楚地标明并把档案保存好，

对每一份文件都要清楚地注明它归入的档案类目，方便查找；

3.4.4 每天都要对文件进行清理归档,以免堆积。熟悉自己管理的

档案，了解归档制度；每年清理一次档案，准确地做好文件索

引，以便于查找。归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分

类，并把材料按类别分组装入一个文件夹，以便要归档时，所

有材料都能随手而得，避免盲目的查找；

3.4.5 立卷按永久、二十五年、十五年、十年、五年、二年分别

组卷，卷内文件要把文件和附件、请示和批复放在一起，卷内

页号一律在右角；

3.4.6 立卷归档的资料每卷不超过150页，超过者可立分卷。装

订前要拆除金属物，做好材料的检查，如对破损、褪色的材料

及传真件，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材