合同管理制度

（草稿本）

一、总则

第一条为了加强对公司合同的管理，规范合同行为，维护本公司的合法权益，减少经济纠纷的发生，使公司的合同管理制度化、规范化，根据《中华人民共和国合同法》及国家其他有关法律、法规并结合本公司的实际制定，特制定本制度。

二、合同的定义及密级分类

第二条本制度所称合同、协议（以下简称合同）是指公司及其控股子公司与平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括但不限于买卖合同、委托合同、采购合同、借款合同、租赁合同、行纪合同以及其它各类民事合同，但不包括劳动合同。本办法所称职能部门是指本公司各业务执行部门。

第三条根据密级分类：分为一般级、机密级和绝密级三类

1．一般级：企业一般性事务合同（招聘、一般性采购、租赁、订做、服务等合同）、

常用人力资源证明文件（在职、离职证明）等不涉及企业经营、管理、财务数据和个

人信息的合同、协议文件。

2．机密级：企业的经营、招标采购、经营合作、诉讼调解、一般资产处理（100

万以下）涉及企业经营、管理、财务数据和个人信息、企业对政府部门、行业协会等

出具的承诺函、确认函等的合同、协议文件。

3．绝密级：项目开发、投资、融资、风控、重大资产处理（100万以上）等的合

同、协议文件。

密级的判定：具体合同文件密级的最终判定、调整以总经理办公室的审批为准。

三、适用范围

第四条本制度适用于公司各部门，本制度适用于第二条规定的所有合同、协议。但有关劳动合同和劳务合同管理制度另行制定，不适用本制度。

三、合同管理机构、人员职责

第五条各职能部门合同的拟定、洽谈由本部门负责人委派专人负责，具体负责本部门合同管理的日常工作。

第六条财务内审部的合同管理职能：

1．对合同进行财务层面的审查，并提出修改意见。

2. 对各职能部门合同管理进行监督、检查。

3.配合主办部门的合同签订工作，参与合同的起草、论证、审查、谈判和签订履行、变

更、解除等工作。

第七条法律事务部的合同管理职能：

1．制定、完善本公司的合同管理办法和合同审查流程，并组织各职能部门实施。（流程见附件）

2．对合同进行编号，联系顾问律师进行初审。

3.负责本公司所签订合同的最终归档工作。

4. 建立本部门的合同管理台帐，对合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理等情况进行

登记。合同台帐是指反映全公司或承办部门合同订立、履行情况及记载合同主要内容的帐薄。

第八条各职能部门的合同管理职责：

1．配合财务部和法务做好合同管理及拟定、审批、签署、归档等各项工作，及时反馈合同管理工作中存在的问题。

2．认真学习合同法，向本部门员工做好合同法及相关法律、法规的宣传贯彻工作。及时向本部门负责人汇报合同管理工作中出现的有关情况。

3．负责将本部门承办的合同（包括需要变更、解除、作废的合同）交由法务进行审查。

4.负责对交给法务审核的合同内容进行解释和说明。

5.负责对尚未交本公司法务的合同进行归档整理，同时对标的类别、标的名称、双方当

事人全称、标的金额和数量、交付期限、谈判记录、执行记录、欠交数量等情况进行登记。

6.建立本部门的合同管理台帐及统计报表，对合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理

等情况进行登记，并将统计表每月汇总至法务。

7.负责将合同电子版（包括格式及格式）法务归档。

8.对所签订合同负有认真执行的责任，并要及时掌握和检查合同履行情况，及时向法务

通报在履行过程中发生的问题，提出解决问题的建议。

四、合同的拟定及谈判

第九条拟定合同前应对合同对方进行资信调查，具体要求审明下列情况：

1．企业法人营业执照或其它证照；

2．企业法定代表人证明书；

3．企业法定代表人的授权委托书；

4．履行能力，包括但不限于最新会计年审报表，最新的工商年审资料。需提供担保的合同，还必须查明担保人的担保资格和担保能力；

5．合同对方以往工作评估报告；

6．其他所需要的相关文件。

各职能部门完成资信调查后，应将资信调查文件的原件（或复印件）一起提交审核。

第十条各职能部门拟定的合同应做到：条款齐全、责任明确、逻辑性强、文字表达清楚。合同应包括的基本内容及应注意的问题如下：

1.首部包括：

（1）合同名称；

（2）合同当事人的名称、地址、法定代表人、联系电话、联系人、开户银行等基本资料；

（3）订约的目的、依据。

2.正文详细内容及要求如下：

（1）合同标的、数量、质量、价格或酬金、履行期限、地点和方式及违约责任。

（2）应包括法律规定或按合同性质必须具备的条款及当事人双方要求订立的条款。

（3）数量和质量条款应符合国家计量法规和质量法规的规定。

（4）价金条款应符合国家物价法规和国家金融法规，一般应写明物品单价、总价、计价单位、支付手段和支付方法及时间。

（5）对于违约责任条款，如该类合同有法定违约金规定的，按规定予以明确。如无，必须在合同中具体写明违约具体情形和约定的违约金额或计算方法。

（6）确定合同争议的解决方式。根据具体情况和协商结果，确定合同争议的解决途径以及管辖条款。且在争议解决办法中尽力争取由我方所在地法院管辖。

3.结尾和附则：

（1）合同结尾部分包括：合同正本及副本的份数，发送单位，合同有效期限，签约地点和日期，并须有双方代表签名及盖章。

（2）合同文本超过两页的，应加盖骑缝章。

（3）应将合同的附件作为合同的组成部分，具有与合同同样的法律效力。

第十一条合同双方协商变更、修改合同条款的补充协议、文书等是合同的组成部分。合同双方履行合同过程中的各种书面往来文件（包括传真、图表、单据、确认书、对账单等）也是合同的组成部分。

第十三条合同谈判由承办部门负责组织、安排。

第十四条合同谈判须有合同主办人全程参与。合同承办部门负责人负责监督、指导主办人。根据需要，承办部门负责人应当亲自参加全部或阶段性合同谈判。

第十六条合同最后一轮谈判须就合同拟签文本的每一条款都加以落实。

第十七条负责履行或参与履行拟签合同的部门，应当参与合同谈判。没有上述相关部门的参与，合同承办部门不得独自进行合同谈判。

五、合同的审核及签订