第３４卷第３期 ２０１４年３月 湖北广播电视大学学报
Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ ＨｕＢｅｉ ＴＶ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ Ｖｏ１．３４，Ｎｏ．３
Ｍａｒｃｈ．２０１４．１５９～１６０
浅谈档案数字化管理 邓成梅 （荆州广播电视大学，湖北荆州４３４０２０） ［内容提要］ 本文结合笔者自身工作实际，浅谈了档案数字化管理的优势及问题，分析了档案数字化管理的 诸多因素，并就档案数字化管理工作的要求与内容提出了自己的看法。 ［关键词】 数字文件；数据库；档案管理 ［中图分类号］ Ｇ２７ ［文献标识码］ Ａ ［文章编号］ １００８．７４２７（２０１４）０３．０１５９．０２
档案管理是研究档案管理工作基本原理、原则、技术和 方法的一门理论性与实践性很强的应用学科，是档案学中建 立最早、历史最长、发展最成熟的一个分支。在互联网高度 普及的今天，文件档案的电子化、数字化已经成为一种趋势。 而随着社会的发展，计算机管理工具不断被应用到我们的日 常工作中，它作为档案管理的重要信息资源载体，在现代档 案管理中，其原始依据性、可靠性、实用性等特征更加突出 和明显，具有不可替代的作用。随着社会的发展，以前的劳 动密集型管理慢慢转向自动化、程序化管理，因此数字化档 案管理已经显得越来越重要。 一、档案数字化的定义 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历 史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种 方式和载体的文件。档案数字化是随着计算机技术、扫描技 术、ＯＣＲ技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、 多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形 态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以 数字化的形式存储，以网络化的形式互相连接，利用计算机 系统进行管理，形成一个结构有序的档案信息库，可为我们 及时提供利用，实现资源共享。 二、档案数字化的优劣 第一，档案数字化管理成本低、容量大，但有安全隐患 传统的档案为纸质版本，需要大量的物理存储空间，管 理方式为手工档案管理，这样的管理方式工作效率低（需要 大量人员进行整理、归类、查找），成本高（纸张成本、物 理空间成本、大量人员管理成本高）。数字化档案管理采用 先进数字化存储技术，所需物理空间成本低（只需要一台服 务器），存储量大（如果服务器使用ｌＴ的硬盘，而每张Ａ４ 纸大小的扫描件一般为２００Ｋ到４００Ｋ，换算下来１Ｔ至少能 存储２５０Ｗ张扫描的图片，而如果使用文档进行存储，一页 ｗｏｒｄ文档大概只有１０Ｋ不到，换算下来能存储１亿张的ｗｏｒｄ 页数），具有很强的通用性，安全性高（如果不链接外网， 只是内网使用或者局域网使用，就基本没有被外部入侵的可 能。而对应的保存手段，一个星期对档案进行一次备份，将 备份的硬盘妥善保管，需要时再拿出来进行内容更新，重新 ［收稿日期］２０１３．１２．３１ 备份，形成良好的备份习惯，就几乎没有安全上的问题）， 自动化程序高（存储的时候只要选择好适当的目录，整理好 关键字，点击几个按钮即可保存，读取的时候只需要明确的 知道关键字或者时间、地点，对应的人员即可用数据库里的 搜索功能进行查找，得到结果往往只需要几秒钟的时间）。 第二、档案数字化管理可视性强、查询快，但局限性明 显 支持计算机联网实时查询、浏览等功能，可实现资源管 理虚拟化，通过网络互联来建设虚拟资源，以达到档案信息 资源共享。档案管理越来越智能化，还可以进行智能化检索， 速度快，效率高，范围广，使用更方便，我们可以在任何时 间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及 时、准确、系统的信息，而节省大量的人力、物力和财力资 源。档案数字管理查询速度非常快，保存的时间也非常长 （一块硬盘可以使用５到１Ｏ年，当硬盘读写速度不够快的时 候可以更换保存档案的硬盘），完整性更高，信息更准确、 更全面。但是以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽然具 有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，但其局限性也不容 忽视：它不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子数字档 案中的文字没有个人字迹特征、无书写的新旧之分、无文件 形成过程中的稿本特征，所以一旦修改，无法识别；电子档 案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位，所需要硬件系 统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖很大，其图像记 录的稳定期限不长。本来档案就是要有保密性，你说它传输 时没有安全保障，更改文件后无法区分，无“原稿”概念。 既然如此，我们为何还要采用数字化档案管理？其实，只要 我们采取一定的技术手段，数字化档案管理可能出现的一些 问题是完全可以避免的。我们存储档案的服务器一般是不会 被允许链接到外网（万维网）上的，异地通过互联网查询就 不可能实现，只可以通过联系提出查询申请，由“档案管理 员”来查询，然后告知其结果。对于原件的修改问题，构建 档案存储服务器时，肯定不会把修改文件的权限给档案管理 员，而且会有一些设定让服务器变成无法修改已经保存的文 件。就算是服务器管理员可以修改文件，修改之后，在服务 器里也会设定留下修改痕迹。 １６０ 湖北广播电视大学学报 第３期 三、档案数字化的工作要求 第一，档案管理人员要提高档案管理业务水平 档案工作实现数字化之后，对于我们管理人员的要求也 相应提高。首先，我们的档案管理人员要转变以前的思维方 式，更新观念，适应档案数字化工作的要求。数字档案是这 个社会的新生事物，一些人在思想上难以接受，如果接受了， 但也只作为资料或副本保管，这就会使档案管理搞错方向。 为此，要提高档案管理人员对电子档案实现数字化管理的重 要性的认识，使我们摆脱以纸质档案管理为基础的传统思维 模式，要建立以数字档案为基础的思维模式，实现由纸质文 件向数字文件的转变；档案管理工作人员一定要保证数字文 件的可读性，纸质文件能保证信息的原始性和真实性，而数 字文件却不同，外在保存完好的磁盘，由于各种环境的改变， 信息有时可能会不稳定，具有未知性，数字文件的信息内容 是以特定的编码形式记录下来的，信息技术的发展不断有新 的编码替代以前的信息，数字文件各自所有信息方式和迅速 变化的计算机系统运行环境间矛盾会越来越不稳定。其次， 档案管理人员要确保我们所掌握的数字信息的真实性。数字 文档在保存中容易被复制和修改，且不易被发现，因此，保 证电子文件的完整性特别重要。保证数字文件原始性和完整 性是保证其凭证作用的关键，数字文件的易更改性缺点使数 字文件在形成或传输过程中存在被改动的可能，处理后的数 字文件要与原文件保持一致，存在着认定上的困难，所以界 定数字档案的原始性是我们档案管理工作者在这个新领域 的一项艰巨的使命。 第二，档案管理人员要加强对档案的统一集中管理 数字文件其物理结构和逻辑结构往往不一致，同一个数 字文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续 存放，甚至可以在不同的载体上而不影响其正常显示输出， 在数字文件的传输载体转换等信息处理过程中，其物理结构 经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。这个特性， 使其在管理的方式与方法上与传统纸质档案的管理要有所 不同。 第三，档案管理工作人员要确保档案资料的安全 保护数字文件的“物理生命”主要是防磁、控制环境的 温湿度、防机械损伤。对数字文件“信息生命”的保护是对 档案管理工件的一大挑战。物理状况良好的电子文件也许有 一天会无法识读；保管“完好”的数字文件就是内容失窃却 一无所知。这些就是对电子文件“信息生命”保护不当造成 的。对数字文件“信息生命”的保护应注意以下四个问题： 保证数字文件的持续可读性；防电脑病毒；控制网络中数字 文件系统的安全；做好档案数字文件的备份工作。 四、档案数字化的工作内容 第一，优化配置各种资源 我们的档案数字化建设需要投入，特别是建设初期软硬 件配置投入较大，建成后也还需要一定的运行成本。地方档 案馆在具备一定档案数字化条件的基础上，要按照成本效益 最大化理论，根据不同的情况，进行档案专业人员和数字化 技工人员、计算机和扫描设备的合理搭配，优化档案数字化 的各种资源配置，提高档案数字化建设的投入产出比，构建 档案数字化投入小产出大的新模式。 第二，建立文件级目录数据库 我们要满足一般检索和管理的需要，就得建好档案文件 级目录数据库。目前，绝大多数综合档案馆，由于没有实现 全部档案的文件级目录机检，查找档案不快、不准、不全的 问题普遍存在。另外，档案的统计单位主要是立卷的卷，而 档案的最小单位是文件的件，以件为单位的底数不清是普遍 存在的问题。 第三，适时建立专题数据库 我们要满足特殊检索需要，适时建立档案专题数据库。 馆藏档案仅靠文件级目录数据库是不可能解决全部检索问 题的。随着客观需要的变化，对某一专题档案有集中利用的 需求是经常发生的，突击建立专题数据库，满足社会需求， 是档案馆与时俱进的突破口，也是充分发挥档案作用的最佳 时机。 第四，优先建立全文数据库 我们要满足信息检索的需要，建立档案全文数据库。按 照国家档案局提出的重点的、利用频繁的档案首先实现全文 数字化的要求，在网络中、在文件级目录的基础上同步进行 档案存毁、开放、数字化鉴定与筛选，进而形成与文件级目 录一一对应的全文数据库，并确保数字化档案的真实、准确。 第五，数字化档案管理流程（如图）：
围［五］
［互五 ・固 总而言之，我们的档案管理工作既要接受数字档案这一 必然的发展趋势，也要根据本单位的实际需要为数字化档案 管理工作的发展道理做一个正确的定位，使数字化管理更好 地为我们的数字化档案管理工作服务。
［参考文献］ 【１］傅荣校．档案管理现代化【Ｍ】．杭州：浙江大学出版社． 【２】张照余．档案信息网络化建设【Ｍ】．北京：中国档案出版社，
２００１． 【３】杨公之．档案信息化建设导论【Ｍ］．北京：中国档案出版社，
２００１．
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