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浅谈档案管理中的信息化建设
摘 要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案
管理数字化的建设也逐渐变成了可能，本文首先对档案相关概
念、信息管理重要性做了必要的说明，其次针对目前分公司在档
案建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意
见。
关键词：浅谈 档案管理 信息化 建设
一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性
（一）档案信息化概念。档案信息化，就是在相关部门的统
一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对
档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务，加速实现档案
管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案
实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**
销售分公司来讲，档案馆的建立和完善对传承石油文化，承载公
司自建立以来的发展历程，对公司的长远发展和科技创新方面，
起着越来越不可替代的作用。
（二）开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来，现代
科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传
输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统
的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信
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息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及
管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短，
对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工
作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用，实现服务方
便快捷、资源共享的有效渠道。
二、分公司档案建设管理中存在的问题
（一）观念问题
1.各部门档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的
归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的
重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理，而一些文件形成者对
档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类
存放和档案归档的及时性上认识不足，没有认识到这是一个循序
渐进的工作，而是通常性的进行集中办理。
2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度，也对相关建
档、录入标准进行了讲解和培训，但落实到具体部门和岗位人员
上，却是贯彻不力，归档意识淡薄。通过档案信息化建设，一方
面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可
以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为分公司档案
管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
（二）技术层面的问题
1.档案系统的传输速度较慢，网络安全也是关系着档案系统
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录入资料的安全性，这些都阻碍了档案信息化建设发展的步伐；
2.标准的制定在档案系统的应用及档案室的建设过程中至
关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字
档案的着录标准、全文数据库的标准、具体档案室的摆放标准等
还没有形成规范；
3.档案系统的运用，使档案建设信息化建设的不断加强，建
设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局
域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
4.各部门的档案管理人员仅仅是普通的岗位员工，他们既没
有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的计算
机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人
员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业
的创新发展。
（三）其他方面的问题
1.目前，在**分公司，相应的设备设施方面的问题尚存在较
大欠缺。随着公司的不断发展，各部门档案也越来越多，分公司
没有专门的档案室，现有的办公区域已无法满足各部门实物档案
归档存放的需要。
2.档案存储之后，利用使用效率较低，投入与产出不协调的
问题。传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不
过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不
协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建
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设面前很难解决的问题。
三、相关策略建议
（一）加快档案标准化制定和宣贯。推进档案信息化建设，
标准要先行。尽快开展档案信息化标准的制定和宣贯工作。通过
调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通
过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
（二）安全性方面的建议。数字化的档案在安全性方面也要
得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、
上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规
章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安
全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音
像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存
和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
（三）重视档案信息化人才队伍的建设。档案信息化建设是
一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建
一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。
首先，在提高专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，
加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信
息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根
据档案室人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的
信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式
予以使用，取其所长。
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（四）探索实行文档一体化和归档双轨制。文档一体化是档
案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化
的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要
求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档
方面切实可行的需求。归档双轨制是纸质文件向电子文件过渡过
程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法
律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较
长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家
档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归
档。
（五）重视档案信息建设实用原则。成档案信息化建设不仅
在量，更在于质，在档案信息化建设中应坚持实用的原则。根据
利用者的需求，将馆藏信息资源加工系统的、专题的、有序的信
息，有机地将它们连接成一个整体，使信息具备"惟一性"，为利
用者提供优质、高效的服务。
四、小结
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，不是某
一部门的工作，也不是单靠几个技术人员就能实现的，它需要所
有档案人员的积极参与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建
设的质量起着关键的作用。所以我们必须加快电子档案的现代化
建设管理进程，统筹兼顾，抓住关键环节，为公司发展历程记录
下每一笔，更好地为公司的长远发展服务。