合同管理办法
第一章总则
第一条为加强公司的合同管理，规范合同的签订程序，明确相关部门在合同管理和签订过程中的职能，防范合同风险，维护公司的合法权益。根据《中华人民共和国合同法》（以下简称《合同法》）和有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法所称合同，是指公司在经营管理活动中，与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
本办法所称合同管理，是指公司制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审查批准、履行、变更与解除、纠纷处理等进行监督、检查与考核等全过程的管理活动。
第三条合同管理的定义：
(一)合同的合法性：合同主体资格、内容、形式和程序不违反国家法律、行政法规的强制性规定。
(二)合同的真实性：签约双方意思表示真实，不存在欺诈、胁迫或重大误解的情形。
(三)合同的严密性：双方权利义务明确具体，合同格式规范、条款完备、文字表述清楚准确。
(四)合同的可行性：合同标的在技术上、经济上可行，合同能够履行并给公司带来经济利益。
第四条本办法适用于中国神华轨道机械化维护分公司各部门。
第二章职责分工
第五条公司合同管理按照“谁主办、谁负责”、“全过程管理、全责任承担”的原则进行分工。
第六条办公室是公司经济合同的集中归口管理部门，设专职岗位对公司经济合同进行管理。办公室法务主管职责如下：
(一)负责宣传贯彻国家有关合同方面的法律、法规和规章；
(二)负责起草合同管理工作的规章制度，并组织实施；
(三)对合同签订履行进行指导、审查、监督、考核；
(四)公布公司适用的标准合同文本；
(五)对合同的合法性、严密性进行法律审查；
(六)负责审查合同的可行性和项目、资金落实情况，制止无计划项目、无资金来源或经济效益差的合同签订；
(七)参与重大合同的法律论证、谈判(招标)与文本起草，并监督其履行情况；
(八)负责合同专用章的管理。草签的合同文本在得到会签单中有关部门和领导签字同意，并且会签单中所有修正合同条款的意见在合同中得到体现时，合同章管理人员方可在合同文本上用印；
(九)负责合同分类和编号的管理。负责公司合同的统计和报表管理工作，根据需要及时向上级主管部门报告合同的有关情况；
第七条合同的实施部门即为该合同的主办部门，负责该合同全过程的管理。各单位设置一名合同承办员（兼职），负责承办本单位合同签定管理工作。主办单位的职责如下：
(一)负责收集、整理并提出与合同有关的技术、商务文件（包括合同对方的资信文件），负责起草或拟订合同文本，组织合同谈判工作，及时完成整理并妥善保存；
(二)严格贯彻执行经济合同执行相关的法律、法规、政策，维护公司
的合法权益；
(三)负责合同签订的前期资料准备工作(包括：立项依据、招投标文件、会商纪要等文件)；
(四)作为主办合同的公司代表，严格按照合同条款规定的权利和义务全面履行合同；
(五)负责办理各类工程准建、开工的有关审批手续；
(六)负责对合同履行过程的管理工作，在合同有效期内，对合同标的质量、期限、价款、施工安全等进行检查、监督；
(七)有权依照合同条款提出支付价款及违约扣款意见，配合财务部、办公室做好合同的结算工作；
(八)负责组织对合同标的各阶段验收，提出评价意见，出具工程竣工验收证明，关键环节的验收需要邀请合同会签过程的参与部门参加并进行书面确认；
(九)负责工程类合同预（结）算的工程量审核，并签署意。
第三章合同标准文本管理
第八条合同标准文本的编制。
(一)办公室参考国家示范文本，结合企业实际情况负责编制公司的标准合同文本。标准合同文本经公司相关部门和领导会签，并经公司法律顾问审查、总经理审批后，作为公司的合同标准文本。
(二)标准合同文本包括：采购合同、其他买卖合同、房地产合同、建设工程合同、运输合同、城市供用水气热力电合同、租赁合同、保管委托合同、借款合同、保险合同、技术合同、涉外合同、承揽合同及其他合同；还包括招标文件的商务标书条款、对外询价函等。
第九条合同标准文本的使用。
(一)各部门签订合同要使用标准合同文本。使用非标准合同在合同审批时要说明原因。
(二)对于非标准合同，办公室法务主管要进行法律审查，根据与标准合同的实质偏差程度和法律风险，决定是否需要法律顾问审查和公司法人审批。
(三)使用标准合同而出现商务条款方面的法律纠纷，招致公司名誉或经济损失的，由办公室法务主管承担相应的责任。
(四)对于各合同主办部门使用了公司的非标合同，而在合同审批中没有主动申报，由此产生的法律后果由各部门合同主办人员和部门经理承担相应的责任。
第四章合同分类与授权管理
第十条合同分类。
(一)公司合同按照重要性、风险性和金额等分为重大合同和一般合同，按照是否有计划或者预算分为计划内合同和计划外合同。
(二)重大合同包括涉外合同、担保合同、贷款合同、合资合作合同、大额采购合同（包括工程技改类合同单项标的金额在300万人民币以上，非工程类合同单项标的金额在100万元人民币以上的合同）。
(三)计划内合同指已经纳入年度/月度预算计划的合同。
(四)合同按性质分类，分为：建安合同、购销合同、委外合同、租赁合同、劳务合同、其他合同。
第十一条合同授权。
(一)重大合同由公司总经理审批后，可以授权具体主办人签订。
(二)计划外合同由公司总经理审批后，可以授权具体主办人签订。
(三)其他计划预算内的一般合同授权公司的主管副总审批，授权具体
主办人签订。
第十二条授权管理。
(一)公司总经理按照以上授权原则，签署授权委托书（格式见附件1）进行审批和合同签订的授权。
(二)授权委托书由办公室留存；办公室法务主管根据授权委托书审查合同事项是否符合授权范围的规定，同时审查合同内容是否与预算计划相符，进行合同用章控制。
第五章合同签订与审批管理
第十三条凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来，涉及金额在2万元以上的，原则上应签订书面经济合同；属于即时结清的，经公司领导批准，可以不再签订书面经济合同；虽能即时结清，但具有试用期、保质期的经济往来，宜签订书面经济合同。
第十四条合同的订立依据。
(一)公司年度经营和预算计划是项目审查立项的主要依据，任何部门或个人不得以任何理由对计划外项目或超费用指标项目立项、签订合同。
(二)因特殊情况必须对计划外项目或超费用指标项目立项、签订合同的，必须严格按照公司财务预算管理规定办理调整预算的有关手续。
(三)合同签订一般通过招标、询价等市场竞争方式确定，若无以上程序需合同主办部门单独请示公司审批。招标、询价等方式依据公司有关制度执行。
第十五条合同付款条款的一般要求。
(一)合同的支付方式尽可能采用项目完成后付款或按进度（即工程进度、服务进度或到货量进度）分期付款的方式。一般不接受先付款后实施方式，以及比例过高的预付款，以降低公司承担的风险。