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成都市汽车运输（集团）公司
二0一一年公文写作培训

总经办
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前 言
我们在实际工作和生活中，经常会遇到公文写作。包括：写
个什么“请示”、简单的“通知”等等，都会涉及到公文格式和如何
写的问题；但是往往有人愁眉不展，特别是新进入企业进行管理
工作的人员，在实际写作过程中确实有些犯难。因此，我们今天
就来浅学有关公文的一些知识。
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重点讲四个方面问题
 一、为什么要做这个公文学习
 二、公文的定义及写作要求
 三、公文写作的一般步骤和方法
 四、公司常用的几种公文
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一、为什么要做这个公文训练
 提升公司形象
 加强个人适应能力
 深化写作意识
二、公文的定义及写作要求
（1）公文是公务文书的简称。是我们企业在行使管理职能过程
中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。简单的说，公
文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。
（2）公文即包括法定公文，也包括准公文。法定公文就是我们
通常说的文件，即“红头文件”。而准公文也称事务文书，机关常
用文，除上述法定公文以外，企业常用的事务性文书有：通知、
通报、规定、请示、报告、批复、会议纪要、讲话稿、简报、计
划、意见、总结等。
（3）公文写作要求
 语言：平实、精确、简要、庄重
 条理：清晰流畅
 格式：统一规范
三、公文写作的一般步骤和方法：
明确发文主旨→收集有关材料→拟出写作提纲→认真起草正文
→反复检查修改
四、工作中常用的几种公文
1、通知
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2、策划书
3、计划
4、总结
5、会议记录
6、请示与报告
7、红头文件
（一）通知的结构
标题 完全式：发文机关+事由+文种名称
省略式：事由+文种名称
■主送机关
■正文 发文依据或原因
通知事项
执行要求（结束语）
■附件标注
■落款（发文机关署名、印章、成文时间）

例文：
关于召开整顿旅店业工作会议的通知

全区各旅店、派出所、工商所：
为贯彻上级关于整顿旅店业的指示，经研究，召开一次整顿
旅店业的工作会议，现将有关事项通知如下：
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一、参加会议人员：全区国营、集体、个体旅店负责人一名，
各派出所、工商所负责人一名。
二、会议时间：从2011年9月2日起至9月3日止，会期2
天。9月1日在××酒店报到。
三、各旅店携带营业执照副本、卫生合格证复印件，派出所、
工商所携近期治安检查、经营情况检查记录等材料。
四、差旅费自备，回单位报销。
特此通知

××区工商行政管理局
××区公安分局（印章）
二0一一年八月二十八日

（二）策划书
1.策划书名称
如“×年×月××活动策划书”,可写出正标题后将此作为副
标题写于下一行
2. 活动背景
包括：基本情况简介、组织部门、活动开展原因、社会影响
以及相关目的
3. 活动目的、意义和目标:
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4.资源需要 :人力资源,物力资源
注：为表达清晰
5.活动开展（正文）
（1）形式上可分点分段、表述力求详尽，可适当加入图表说
明等；
（2）策划的各工作项目，可按时间先后顺序，以“实施时间表”
的形式列出。表中应包含：人员分配、活动对象、相应权责及时
间地点，同时考虑执行的应变措施
★注：一般活动可从以下几方面考虑：会场布置、接待室、嘉宾
座次、赞助方式、合同协议、媒体支持、宣传、广告制作、主持、
领导讲话、司仪、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信
息联络、技术支持、秩序维持、衣着、现场气氛调节、接送车辆、
活动后清理人员、合影、餐饮招待、后续联络等
6.经费预算:
活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后,
可以表格形式列出
7.活动中应注意的问题及细节:
内外环境的变化,不可避免的会给方案的执行带来一些不确
定性因素。因此,当环境变化时是否有应变措施,损失的概率是多
少,造成的损失多大,应急措施等也应在策划中加以说明。
8.活动负责人及主要参与者:
注明组织者、参与者、嘉宾、单位
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（三）计 划
（包括工作计划与活动计划）
1、工作计划：
（1）标题：单位名称、适用时间、指向事务、文种
（2）正文
①前言：背景、根据、目的、意义、指导思想
注：一般一两个自然段即可
②主体：常见的结构形式为：用“一、二、三……”的序码分
层，用“（一）、（二）、 （三）……”加“1．2．3．……”的序码
分条款。
③结尾：提出希望、发出号召、展望前景、明确执行要求等
2、活动计划
（1）标题：由活动的名称组成
（2）正文
① 细节内容：活动宗旨、意义、主办单位、活动时间、活
动流程等
② 活动的操作：包括组织人员的安排、筹备阶段的工作人
员安排等
③ 经费预算
（四）总 结
（包括工作总结与活动总结）
意义：
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取得哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验、提高。
★注：总结与传统意义上的公文区别在：一是无固定文本格
式，二是不能单独做为文件发文。
（一）基本情况
总结必须有情况的概述和叙述，对主客观条件、有利和不利
条件以及工作的环境和基础等进行分析。
（二）经验和教训
进行分析、研究、概括、集中。
（三）今后的打算
根据今后的工作任务和要求，明确努力方向，提改进措施等。

（五）会议记录
应该突出的重点有：
 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动
 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解
 权威人士或代表人物的言论
 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论
 会议已议决的或议而未决的事项
 对会议产生较大影响的其他言论或活动
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会议记录（格式）
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（六）请示与报告
 请示：是下级机关或部门向上级机关或部门请求批示、批准
事宜，并要予答复的公文。
 报告：报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意
见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产
生于事后和事情过程中。
 报告与请示的相同点：
1.行文方向一致
2.写作特点相同
3.报送要求相同
★ 注：报告的标题：一般由事由+文种构成，也可用全标题，
但不能单独用文种“报告”两字，更不可用“汇报”两字。

请示与报告不同点
请 示 报 告
呈批性 陈述性
请求指示和批准 汇报工作、反映情况
只能事前 事中、事后
一文一事 可多事报、一事报
必须答复 阅存、可不答复
“妥否，请批示。” “特此报告，请审阅”
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（七）红头文件
格 式：
成都市汽车运输（集团）公司红头文件
1、文件开头： “成运[年份]几号 ”，如：“成运[2011]1号”

★注：一般为小三或三号 仿宋_GB2312
2、文件内容：
一般为通知等（按前述相应格式书写）

★注：（1）标题：二号 黑体
（2）正文：小三或三号 仿宋_GB2312
（3）行距：最小值 24磅
（4）页面设置：默认值
3、文末内容：
主题词、印发单位、印发日期、份数、抄报（抄送）机关、印章
★注：用印要端正、清晰、骑年盖月，不压正文；
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抄报（抄送）其位置应列在主题词的下方；

送上级机关或领导人，应列入抄报；平行或下级机关，则
列入抄送。
文件格式
成都市汽车运输（集团）公司文件 文件名称

成运[2011]1号 发文字号
关于开展×× 的通知 标题
×××× ：
主送单位
××× 正文

成都市汽车运输（集
团）公司 落款
×年×月×
日（印章） 成文时间
主题词： ××××
抄送： ××××
印发单位 ×××× ×年×月
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×日 印发时间

（共印××份）