经验交流
如何构建医院合同控制体系
♦于筠
[摘要]本文针对医院合同管理流程，采用科室访谈法寻找风险点和关键控制环节，并按照《行 政事业单位内部控制规范（试行！的要求，用流程图法构建医院合同控制体系。
[关键词]医院合同控制体系流程
近年来，随着医院规模的逐渐扩 大、业务量的不断增加及各种新项目 的开展，对外签订合同事项日益增 多。加强合同风险控制、提高资金使 用效率成为医院管理的迫切需要。
一、构建医院合同控制体系的 必要性
(一）
加强医院合同管理是建设 法制社会的要求我国于1999年10月发布了《中 华人民共和国合同法》，按照规定， 医院在对外签订合同时，作为当事 人之一，要强化法律意识，按照法律 要求，依法履行各项权责义务。
(二)
开展合同控制是《行政事业 单位内部控制规范（试行)》的要求2012年，财政部印发《行政事 业单位内部控制规范（试行！并于
2014年1月1日起执行，其中第六节 是有关合同控制的规定，要求行 政事业单位建立健全合同内部管理 制度，加强对合同订立的管理，对合 同履行情况实施有效监控，根据合 同履行情况办理价款结算及进行账
务处理，加强对合同登记及合同纠 纷的管理。合同业务是医院经济 活动的重要组成部分，合同控制
是医院业务层面内部控制的具体 内容之一。
(三）构建合同控制体系是医院 加强内部管理的要求大连医科大学附属第一医院审 计部从2011年开始进行合同审核。 五年来，审核合同数量从2011年的
132份增加到2015年的536份，增长 了 4.06倍。合同范围也从最初单纯的 设备采购扩大到基建、维修、租赁和 对外合作等各种不同事项。为了确
保医院利益，审计部聘请大成律师 事务所的律师，为每一类合同制作 合同模板，每一份合同都有律师出 具的专业意见。虽然在合同内容上 做到了严格把关、有效控制，但是审 计部认为这还远远不够。因为合同 前期有立项、预算、招投标等环节， 合同后期有盖章、验收、付款等环 节，这些环节涉及不同的责任部门。
每一份合同的签订都是部门间相互 协调、相互沟通的结果。因此，建立 一套完整的合同控制体系、实行全
过程管理、确保每一个环节都得到
有效控制是十分必要的。
二、合同控制的风险点和关键 环节
目前，合同管理存在的问题主
要集中在如下方面：（1)缺乏合同
管理制度，无明确的职责分工和科 学的管理流程；（2)管理人员知识
结构欠缺，专业知识匮乏，影响合同表述的准确性和质量；（3)拟定、审核及执行各环节脱节，导致倒签合同、应签却不签合同或者财务结算出现问题；（4)合同管理手段落后，没有利用网络资源实现信息共享和跟踪查询；（5)缺乏合同考核与监督；（6)合同后续管理不到位，造成断档和丢失。
由此给医院带来的合同风险包
括四大类：一是质量风险，设备、物
资、工程等方面偷工减料；二是价
格风险，造成资金浪费；三是法律
风险，偷税漏税，财产损失，需要
承担法律责任；四是其他风险，条
款疏漏，引起纠纷等。
经过对合同流程的细化梳理以
及与合同相关部门、人员的充分访
谈，查找的风险点和关键控制环节
如表1所亦。
三、构建医院合同控制体系
流程
如上所述，合同管理全过程中
存在8个关键环节、32个风险点。按
照立项、预算、采购、签订、验收、
付款与归档六个阶段，使用流程图
表1合同管理风险点和关键控制环节
关键控制环节风险点
1.组织管理环节1.合同管理制度不健全
2.无明确的部门及人员职责分工
3.缺乏合同相关专业知识，培训不到位
4.流程不科学，拟定、审核、执行及监督各环节未形成有效的相互牵制机制
5.管理手段落后，未建立合同信息化管理平台
2.合同立项环节6.决策程序不完善，缺乏计划、申请、考察、论证等必要环节
7.没有与医院全面预算工作有机结合
3.采购预算环节8.没有进行充分的价格调研
9.过分依赖供货方和施工方
10.采购预算过高或过低
4.立项审批环节11.没有分级授权审批
12.大额或专业项目未通过专家论证或职代会表决
5.招标采购环节13.未遵守《政府采购法》等相关规定，存在分解采购、规避招标等行为
14.大额项目的招标文件及合同文本未事前论证审批
15.大额项目未进行供应商违规行为的事前核查
16.医院参与招标人员未遵守“回避”制度
17.未^艮据中标结果签订合同，存在事后调整
18.公示期未结束或未经公示签订合同
19.招标文件未按要求自采购结束之日保存15年
6.合同签订环节20.合同内容未经专业或相关人员审核
21.没有授权委托书签字
22.盖章部门未审核盖章
23.合同未向财务等相关部门交底，束之高阁
24.补充协议未经上述流程
7.合同验收环节25.验收日期在合同签订日期之前
26.未按合同约定的数量、质量验收
27.档案人员未参与验收
28.没有验收报告或书面验收单
29.大额或专业项目未经过专家验收
8.付款归档环节30.财务未按合同约定付款
31.出现合同变更、纠纷等异常情况
32.未按照归档要求妥善保管合同
经验交流
法初步设计医院合同控制体系。医 院可通过0A 办公自动化系统实现 该体系的网络化管理，形成合同内 容信息化、合同流程电子化。这样， 合同的全过程管理都可以追根溯源， 申请、审批单以及合同文本等书面 资料通过扫描存储于信息系统中， 便于查阅、统计、分析和考核。同时， 通过设置系统提醒，还可以对财务 付款和合同到期进行预警。因此，通
过构建合同控制体系，并运用信息 化手段形成网络化管理，可以有效 防范合同风险。
1.
合同立项阶段(如图1所示）。 (责任部门：主管职能部门）
2.
合同预算审批阶段（如图2
所示）。（责任部门：主管职能部门）
3.
合同采购阶段(如图3所示）。 (责任部门：主管职能部门、财务部、 审计部、纪检监察部）
4. 合同签订阶段(如图4所示）。
(责任部门：主管职能部门、审计部、 院办）
5.
合同验收阶段(如图5所示）。
(责任部门：主管职能部门、档案室)
6.
合同付款与归档阶段（如图
6所示）。（责任部门：主管职能部门、
财务部、档案室）
医院合同控制是全过程控制， 从合同立项、采购预算、招投标到合
确定采购 预算
以往同类产品的
采购金额市场询价
(如同行医院的 采购价格）必要时提交项目 可行性和效益 分析报告
专家论证会造价事务所的
咨询意见其他方式
必要时
职代会讨论 J
批准
医院班子会 批准
主管院长 批准主管职能 部门批准
2
合同预算审批阶段流程图