高校人事档案管理 -
一、高校与人事档案
1.高校。关于高校，顾名思义，即为了增进社会福利，满足
社会教育、文化、卫生、科学等方面需求，面向社会提供公共服
务的社会组织。简言之，高校是国家机构的重要分支，其具有社
会发展的特殊属性。正因如此，吸引着越来越多人才的聚集和岗
位竞争。2.人事档案。如上，高校内部管理和治理水平的高低以
及外部服务运营的有序性，相当程度上取决于各岗位工作人员的
自身业务水平、技能与服务态度等。相对而言，人事档案的管理
及其记载的内容信息，是在人事管理活动中形成的，包括各岗位
人员的品德、经历、社会关系、业务能力、工作状况等。总之，
其可以为高校的各项工作及其顺利开展提供有效参考。
二、高校人事档案管理现状
第一，部分工作人员对档案管理工作的认识不到位。当然，
造成这样一种局面并非管理人员的责任，而是整个单位部门的观
念意识。长期以来，在许多高校中，档案管理工作并不被重视，
大多趋于形式化，所以相关的建设也相当滞后。近几年随着信息
化办公的推进建设，趋于时代发展的内驱力，在硬件投入建设层
面相对较好，但软环境的创设和优化依然严重欠缺。通俗点来理
解，即现阶段很大一部分高校的人事档案管理工作跟不上人事制
度改革的步伐，更跟不上持续变化发展的社会经济环境和市场人
才需求。总之，档案管理人员的工作不明确，并且很多单位的档
案管理人员都是身兼数职。第二，整体水平偏弱。关于高校人事
档案存在的价值及其管理工作的意义，前文中已经简要了解。总
的来讲，我国高校人事档案管理主要由人才流动服务中心、就业
服务中心以及大学生就业指导中心来管理。严格意义上来讲，这
些地方大多不具备专业的软硬件设施，对于人事档案的安全性和
保密性是无法完全保障的。第三，信息化、制度化、规范化建设
过于缓慢。关于信息化办公建设，随着技术的进步和科技的发展，
计算机网络早已成为档案管理领域的主要形式。但是，由于人事
档案的相对特殊性，所以在该领域的应用和推广相对缓慢。再加
上经济、人员管理等一些内外原因，使得单位的领导层以及档案
管理人员对于信息化环境下的安全性提出的质疑。所以，在绝大
部分高校的人事档案工作中仍以手写为主。再者就是制度化、规
范化不足。在日常的管理工作中，新制度无法落实、新举措无法
到位，使得收集归档工作长时间处于被动、不及时的状态，继而
造成材料的真实性和准确性。第四，部分人事档案管理人员缺乏
职业素养。正如前文所言，很多人事档案工作者属于兼职的状态，
大多没有接受过专业的档案知识培训。具体来看，包括对档案重
要性的认知、管档要求、材料收集整理归纳等，对以上基础性的
业务操作无法熟练掌握。
三、高校人事档案管理的创新途径
全新的社会发展形势与信息化形式，需要拥有与之匹配的服
务机制和运营理念。对此，笔者建议可从以下几方面紧抓推进。
首先，以人为本的工作理念。人才始终都是一切工作得以正常运
转、平稳过渡的关键点，也是一切创新和发展的基准点。故此，
建议高校在聘用制度上稍作改动，即转变传统模式下“单位所有”
变为“社会所有”。通俗点来理解，就是聘用社会专业服务机构的
人员，摒弃单位内部一人身兼数职的局面。无论是从安全性、保
密性、真实性等各个角度来看，均很有必要。高校人事档案管理
不同于一般的企业文献、单位文献等管理，人事管理以及人事档
案的本质就是以人为本，围绕着人的发展来开展单位的生产建设
活动。正因如此，将制度人本化操作，建立完善的社会管理机构，
才能真正保证管理人才、单位人才进入到正确的发展轨道。其次，
优化和调整管理方式。关于高校人事档案管理现存的问题和不
足，从中可以了解到，在相关辅助建设层面之所以相对滞后，恰
恰源于人事档案自身的特点属性，即严肃性、真实性、保密性。
所以，以此为切入，借鉴现代化的管理方式。在具体操作改进过
程中，建议建立完善的人才业绩跟踪系统，直接将人事档案管理
人员与人事管理的整体绩效挂钩，如此以来，可切实提升档案的
实用价值。因为在此情形下，无论是档案管理人员还是单位内部
的人事部门，很大程度上均会越来越看重人事档案的记录内容，
并由此根据市场经济发展规律以及人才流动规律，将适合的人力
资源配置到与之匹配的岗位，最终加速实现高校各部门人力资源
的科学配置。再者，加强对档案工作人员的培训。如上所述，一
切工作开展的前提均是建立在“人的管理”体系之上。经济社会的
迅猛发展，档案管理事业及形式的巨大改变，均是源于社会发展
与创新的本质。故此，高校作为服务于社会的公共高校，理应跟
随时代发展步伐，而要想实现人事管理档案的科学高效，就必须
要培养一批集理论研究、学术探讨、科技开发、业务熟练、职业
操守于一体的管理人才。最后，加快信息化网络化服务平台的建
设。正如开篇所言，人事档案信息管理详细记录着单位内部全体
工作人员的基础信息，包括各部门、各岗位工作人员的在职经历
和表现。对于其中的意义和存在的价值，前文中也较为详细阐释，
旨在为各级单位部门组织考察和了解人才提供有效依据。新时
期，经济在发展、社会在进步，在人事档案管理和服务层面，理
应当紧随时代步伐。一般来说，高校内部的人事档案，无论是对
于本单位而言，还是对于整个社会发展而言，核心主体仍是“人”，
即人事档案记录下的全体工作人员。故此，从本质上来看，人事
档案是作为个人与社会实践的有效介质。在现实中，理论上的确
不可或缺，但实际管理中使用率并不完全、完整。不过，近年来
高校的人事档案使用率的确不断提升，最大的原因恰恰是社会的
发展，从而迫切需要高校同样加快市场化运作和管理。故此，随
着现代“企业式”管理制度在高校内部治理和管理工作中的相继
确立，所以在用人和考察方面也加快了市场化运作。正因如此，
加快人事档案信息管理模式的转变很有必要，即由传统人工管理
过渡到集成信息与数字化平台管理。
四、高校人事档案信息管理的数字化与网络化措施
现阶段，高校业务经营活动中，运营模式也发生了较大转变，
越来越倾向于市场化，很多高校表现在鲜明的市场经济性。故此，
内部管理的人事档案信息也日益增加，涉足到的内容范围也越来
越多。然而，长期以来高校档案管理人员不够，很多现代管理体
制、信息化服务体系更多趋于形式，最终导致人事档案管理效率
停滞不前。反之，借助当前计算机信息技术与云平台等优势，可
最大限度予以保障。改善以往纸质记录信息工作状态，节约人事
档案信息归档管理的成本费用。现实中，很多高校早已涉足该领
域，并且取得了较大的成果。对此，笔者结合工作实际再次提出
两大改进方向。明确划分档案管理工作的责任，即责任到位。无
论是传统人工还是信息化办公，现实中依然会频繁出现问题。严
格讲，先进的管理理念与技术设备，终归是一种服务工具，正所
谓“事在人为”，因为人事档案管理的工作主体是工作人员。高校
人事档案管理工作流程的转型和优化，本身就是一个漫长的过程
和工作任务。对此，建议设立专门的专职管理机构，设置1-3名
专职人员，专门负责人事档案信息的收集和获取。在人事档案信
息化数字化管理系统的基础上，加快人事档案信息共享服务中心
的建构，管理部门与其他智能部门形成联动效应，并配合其他职
能部门共同整理档案信息。如此一来，大幅提升了档案信息存档
的规范性、时效性，且使用效率也大幅提升。
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