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三.项目投标、发包及施工明细
• （3）了解投标文件包含内容
投标函 交纳投标保证金证明 投标项目价格表 典型项目商务合同复印件 企业法人营业执照、税务登记复印件 规范偏离表（正负偏离） 资质证书复印件\银行资信登记\国际质量认证体系等 投标单位基本情况表 法定代表人授权书和代理证明 优惠条件
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▫ 3.承办单位：展览实务工作的实施者
直接负责展览的实际策划、组织、管理、运作，并承担主要 财务责任的组织单位 大部分承办单位还需负责展览的招商、宣传和推广 是展览组织机构中的核心单位，对展览举办有巨大影响
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举例1：
▫ 中国进出口商品交易会（广交会）
主办单位：
中华人民共和国商务部 广东省人民政府 承办单位：中国对外贸易中心 中国对外贸易中心是商务部直属事业单位，自1957年 随中国进出口商品交易会（又称广交会）创办而成立以来， 一直负责承办广交会；在非广交会期间，主办和承办各种展 览会、博览会、洽谈会。中国对外贸易中心同时拥有、经营 亚洲最大、世界前列的现代化展馆——位于广州市海珠区琶 洲岛的广交会展馆。 中国对外贸易中心下设企业集团——中国对外贸易中心 （集团），主要经营各种形式的展览（包括来华展览、出国 /境展览和国内展览）、广告、进出口贸易、旅游、酒店、 餐饮、物业等业务，为广大客户提供全方位的服务。
▫ 根据设计图安排设备、木工结构制作、地毯、美工 制作 ▫ 如有变动首先联系设计师，项目负责人决定是否与 甲方沟通
• 2.及时沟通项目进度，安排甲方实地考察 • 3.向展馆或主办方申报办理布展相关手续
▫ 用水、用电、用气权责范围和相关事项 ▫ 特殊材料，如霓虹灯、高空气球等进行特别审批
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六.现场设计及施工
起行政职能作用，不参与展览实务 大多为政府部门或政府背景的行业组织 负责展览内容、形式的审核， 决策展览的基本原则 避免重大事故，保证展览顺利成功举办 扩大展会声势和影响
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一.展览的行政组织机构
▫ 2.协办单位：
为展览的筹办和展览的前期和中期投入一定的人力、财力和 物力 可视为展览筹办的投资人和筹划人 展览后能得到一定的利益
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举例2：
中国国际高新技术成果交易会（简称高交会）
主办单位： 中华人民共和国商务部、科学技术部、工业和信息化部、 国家发展和改革委员会、教育部、人力资源和社会保障部、 农业部 、国家知识产权局、中国科学院、中国工程院、深 圳市人民政府 承办单位： 深圳市中国国际高新技术成果交易中心 （深圳会展中心管理有限责任公司） 深圳会展中心管理有限责任公司前身深圳会展中心，于 2004年12月由原深圳会议展览中心、深圳市中国国际高新 技术成果交易中心及深圳中国国际高新技术成果交易会展 览中心整合组建而成，2006年在深圳事业单位改革中划转 为企业，归深圳市投资控股有限公司管理，2008年1月更 名为深圳会展中心管理有限责任公司
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四.项目签约的基本要求（同承包商）
• 1.确定工程价格预算和造价
▫ 承报详尽工程报价预算 ▫ 估算双方都能认可的价格
• 2.明确相互配合要求
▫ 现场搭建时间较短（包括展品布置时间） ▫ 提前明确双方责任范围，并按工程计划进行
• 3.签订合同
▫ 达成一致后签订合同
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五.项目制作的内容和程序
• 1.根据部门工作单完成各项工作
• 5.配合展品进场
▫ 把握展品进场时间，确保展场和展品安全
• 6.客户验收
▫ 展场卫生清洁，带客户验收
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七.展览期间及撤展
• 1.看场
▫ 承包商的木工电工看场
选择较高专业素养和服务意识的人员 准备必备物品和工具 电工应负责全天用电安全 当日展览结束后向展览负责人询问当日问题和次日要求
• 2.安排现场应急服务和增值服务
三.项目投标、合同、发包及施工明细
• 2.了解协议书（合同）的内容和格式(见扫描pdf 文档)
▫ ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ 项目基本情况 代理项目的标准和内容 费用及支付方式 不确定事项的约定 生效、免责、变更、取消 未尽事宜、仲裁
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三.项目投标、合同、发包及施工明细
• 3.项目发包
▫ 根据项目特点选择不同承包商（实地考察或有合作 经验的承包商，降低风险） ▫ 和承包商明确项目结款方式（1~3月结款制度） ▫ 执行承包商项目比价制度，控制成本预算 ▫ 市场部主管+总经理批复后可签约 ▫ 要求承包商制定书面的工作时间、人员安排，项目 进度表 ▫ 保密协议
• 1.投标要求 • （1）了解投标需具备相关信息
具备较好的施工队伍、稳定的材料和设备供应方 对招标单位进行的资格审查（营业执照、资质证书） 到招标单位进行实地考察 向招标单位发出投标申请书和投标信息 向招标单位发送招标设计方案、方案说明书及其它材料 与招标方保持紧密而良好的联系，即使获取招投标信息
二.展览会的组织筹办和实施机构
• 3.展览事务部
▫ ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ 财务部：负责管理来往账目和款项的收支 总务部：后勤内务保障，物资采买、存储和运输 设计部：总体设计、单项设计、展览展示形象设计、宣传设计等 规划部：规划调度，人力物力调配 文案部：展览文案策划、版面文字说明，各项标志、标识、标题 保卫部：防盗、防火，维护秩序，票证管理 展品部：征集、登记、注册、分类展品 接待部：参展商的吃、住、行、娱乐、游览等 工程部：负责展览的实际工程实施
▫ 现场责任承担
施工问题造成展馆不予退还的押金 损毁损坏的仪器设备
▫ 退还电箱申请和通信押金等
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八.项目总结
• 1.各项目人员填写项目总结单，分析项目得失 • 2.按公司指定承包商行为质量规范与承包商进行 结算 • 3.项目负责填写并提交项目总结和清款单 • 4.项目效果图、施工图及承包商报价保存建档 • 5.协助市场部追缴工程余款
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二.展览会的组织筹办和实施机构
• 1.组委会：负责制定展览原则和方针
▫ 主任一名，副主任若干 ▫ 秘书长一名，副主任若干
• 2.办公室： 2.
▫ 申请办理展会各项手续、批文等，如办理临时法人、 临时机构注册、临时公章、发票、账户等 ▫ 负责展览日程安排，进行宣传、邀展、打印发放文 件及信函等
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• 1.查场准备工作及计划
▫ 项目开始后应有两次以上到承包商工厂查验进度（ 较大项目项目主管因到场查看） ▫ 查场应按照相应质量规范检查，不合格要令其限时 整改，将问题在工厂中解决 ▫ 与承包商确认最终进场时间，制定进场计划单 ▫ 进场前强调注意事项，安全防范须知 ▫ 出现事由影响工期需及时通知上级，并采取措施
根据展览的规模、要求不同，展览会的筹办实施机构 的设立会有相应的变化，但履行的职责和功能不变 （普遍与特殊）
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第二节 展览设计项目的实施流程
• 我们的角色—会展设计公司 • 我们的甲方—参展商 • 我们将项目的具体施工发包给承包商
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• • • • • • • • •
项目的接洽 项目设计的步骤 项目投标、发包、及施工明细 项目签约的基本要求 项目制作的基本内容和程序 现场设计及施工 展览期间及撤展 项目总结 后续跟踪服务
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九.后续跟踪服务
• 是赢得信誉和好感的重要方法 • 不需要太量资金投入，主要是基本交往中的人文 关怀
▫ 将方案与实际展览图片资料整理成册，在展览结束后送 予对方 ▫ 从展览专业角度为客户整理、提供展览总结报告 ▫ 为客户留心收集相关信息和会展信息，适时含蓄的提供 给他们 ▫ 建立良好的沟通，适当的时候创造更多的沟通机会
▫ 这是必然经历的一个阶段 ▫ 尊重客户，合理的进行解释、沟通和引导 ▫ 判断客户用意，并尽量实现，并重复第4步，直到双 方意见一致
• 5.交付最终定稿
▫ 表示设计稿得以通过 ▫ 市场部、工程部（主管）和承包方共同参与讲图
较大的项目需单独给美工电工讲解图纸
▫ 三方确认图纸中各项参数后去承包商在图纸上签字
设计施工费用约为整个会展投资的20~25%左右
▫ 客户要求：展位结构、材质要求、设计重点、照明 要求、展板数量、展位高度
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二.项目设计的步骤
• 1.明确设计图交付日期，制定工作计划
确定首稿、初步设计、修改稿、正式图纸交付时间和 要求 部分较大规模项目需拟定工作时间明细表
• 2.初步设计
业务人员将项目接洽过程中获得的信息以明细表的方 式转交设计部门 可将设计师介绍给客户进行交流，减少信息传递中的 偏差
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三.项目投标、发包及施工明细
• （2）了解标书格式、招标文件包含内容
投标书的编制要求及评标、定标原则 投标、开标、评标、定标等的日程安排 施工合同条件和投标保证金额度 投标须知 工程综合说明
名称/面积/技术/要求/质量/标准/ 现场条件/ 时间/ 资质要求
设计图纸、技术资料、技术说明书 工程量（工作量）清单 建设资金证明（银行出具） 工程款支付方式及预付款百分比 主要材料与设备的供应方式、加工订货情况以及材料设备 的价差的处理方法 特殊工程施工要求和采用的技术规范
▫ 应急服务
展台的维修和临时佩戴展品 乙方负责人应保持联系方式畅通 接待工作 翻译 业务接洽联络
▫ 增值服务
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七.展览期间及撤展
• 3.配合客户方展品离场和展位拆除
▫ 配合客户将展品处理或包装后离场 ▫ 对客户物品分类打包，按其要求处理
部分负责运往指定地点 留存待用物品，填写保管单后放于承包商仓库（确保安全 ，不挪作他用） 其他可利用物品，打包运至仓库已备下次重复利用
不可外传资料、惩罚措施和应对方案
▫ 承包商以发包公司进场名义时，有责任维护发包公 司的形象和利益
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三.项目投标、合同、发包及施工明细
• 项目施工明细
▫ 实施过程中涉及的内容 ▫ 环境设计类项目按国际惯例分为16项，实际操作中 可进行调整