合同内控制度
为加强单位合同管理，预防和减少合同纠纷，维护国家利益
和社会公共利益，维护单位的合法权益，保障行政安全，根据《中
华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定，结合单位实际情
况，制订本制度。
一、合同的定义
1、合同又称为契约、协议，是平等的当事人之间设立、变
更、终止民事权利义务关系的协议。
2、本单位履行职责、提供公共服务或从事民商事法律行为
时，与公民、法人或其他组织经谈判、协商一致，订立合同、协
议及其他合意性法律文书（以下统称合同），适用本制度。
3、合同内部控制管理是指合同从准备、谈判、签署、生效、
履行、变更、解除直到解决纠纷的整个过程中所进行的一系列民
商事法律行为，包括：合同管理的部门及其职责、合同的立项与
审查、合同的签订、合同的履行、违约情况的处理、合同档案的
管理等。
第二条 合同管理的岗位分工和授权批准
1、本条不相容岗位包括但不限于以下内容：
㈠合同的立项与审批；
㈡合同的订立与审批；
㈢合同的执行与监督；
㈣合同的执行与合同档案的保管。
2、本单位涉及合同管理的各项事务，严格按本制度所授相
应权限办理。
第三条 合同管理机构及职责
1、办公室为本单位合同管理的主要部门，其主要职责是：
㈠负责监督指导单位合同的制定，对合同进行审核，避免出
现法律漏洞；
㈡协助单位顾问律师对合同进行可行性分析，并提出书面报
告；
㈢按有关规定组织专家对合同立项、签订等方面进行论证及
审查；
㈣对合同履行中出现的纠纷提出处理意见，并向主任室汇
报；
㈤负责对单位签订的各类合同及其纠纷处理资料的汇总归
档保管，调阅登记等日常合同档案管理工作。
2、合同承办部门的职责
㈠根据授权依法组织合同的签订、变更、解除等事宜；
㈡负责初审合同承办人草拟的合同可行性报告，并提出审查
意见交办公室备案，供单位领导参考；
㈢依法履行合同，及时以书面形式向单位通报合同履行中发
生的重大问题及其解决方案；
㈣在顾问律师的指导下及时收集整理出现问题合同所涉及
的证据材料，并提交办公室备案；
㈤负责本部门合同文本管理及归档移交工作。
3、合同承办人员的职责
㈠根据授权办理签订、变更、解除合同事宜；
㈡草拟合同，并向合同承办部门提供合同草稿、可行性论证
及对方经营范围、资信情况及履约能力的调查材料，并对其真实
性和合法性负责；
㈢认真履行生效合同，随时检查合同履行情况；
㈣及时向合同承办部门汇报合同履行中出现的问题。
4、财务部门在合同管理中的职责
㈠对本单位签订并合法生效的合同，及时办理付款、结算；
㈡对不按规定使用公章或以部门名义对外签订的合同，财务
部门不予结算并及时向主任室汇报；
㈢我方先履行付款义务、有预付款或分批付款的合同，未见
我方签字、盖章的书面合同原件及办公室的审查意见，财务部门
不予付款；
㈣对方需先履行义务、我方主要是付款义务的合同，没有充
分证据表明对方已完全履行合同义务的，财务部门不予付款。
5、单位监督委员会在合同管理中的职责
㈠对单位各类合同的签订及履行情况进行监督、检查；
㈡在合同监督检查中发现有关部门和个人违反规定，有下列
情形的，应立即制止合同执行并及时向主任室汇报：未经审核擅
自签订合同、或经审核有不合法内容而实施的、或不按时移交合
同资料、规避合同监督管理的；合同承办部门工作人员违反合同
管理规定，徇私舞弊、失职渎职，造成重大经济损失和严重后果
的。
第四条 合同决策的控制
1、建立科学、民主、高效的合同订立决策制度，合同订立
事项立项前应充分论证项目的必要性，避免重复建设和资源浪
费。
2、合同正式立项前，必须按规定上报审查，经批准后方能
正式立项。合同立项标的超过1万元的经济事项必须经办公会集
体决策，超过5万元的经济事项必须报主管部门审批同意后实
施。
第五条 合同签订的控制
1、建立合同签订审批制度，明确合同签订的授权审批权限，
将单位的纪检、监督、财务等部门纳入合同签订审批流程中。
2、合同标的超过1万元的签订事项必须报分管领导审核后
实施。
3、单位对外发生经济往来，除标的额较小或能即时清结的
外，均须签订书面合同；虽能即时清结但属批量、交易额较大，
或当时难以监测产品内在质量和技术性能及容易引起纠纷的交
易，也应签订书面合同。
4、合同订立决策应坚持民主、回避原则，对于部分影响重
大或者涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，必须邀请技
术、法律、财会等领域的专家参与讨论决策，参加合同订立的相
关工作，确保合同订立周密严谨，最大限度地保障单位的合法权
益。
5、凡有国家或行业示范文本的，应当优先使用，但在选用
时，对涉及权利义务关系的条款，经办人和办公室要重点审查，
必要时可以进行修改。无示范文本的合同采用办公室提示的示范
文本。
6、签订合同的具体份数按实际情况确定，我方至少留存三
份，办公室、财务部门、承办部门各一份。
7、合同承办人应当参加合同谈判，并做好文字记录。文字
记录应当同合同文本一起上交办公室归档备案。当事人协商一致
的修改、补充合同的文书、电报、传真、图表、会议纪要、备忘
录等都是合同的组成部分，应随合同文本一起交办公室归档备
案。
8、合同一般应当具备以下条款：
㈠合同主体的名称或者姓名和住所；
㈡合同标的或者项目的详细内容；
㈢合同当事人的权利和义务；
㈣履行期限、地点和方式；
㈤违约责任及赔偿损失的计算方法；
㈥合同变更、解除及终止的条件；
㈦合同争议解决方式；
㈧生效条件、订立日期。
9、单位订立合同不得有下列内容：
㈠超越单位职权范围的承诺或者义务性规定；
㈡违反法律规定以单位作为合同保证人；
㈢临时机构、议事协调机构和内设机构作为一方当事人
订立合同；
㈣其他违反法律、法规、规章或者损害国家、社会公共
利益的约定。
10、单位应建立合同审查制度，在合同正式签订前进行合同
审查。包括专业部门审查、财务审查和法律审查，由不同部门分
别进行，并签署意见。
合同审查应重点关注以下方面：
㈠审查合同的可行性，合同签约对象的资质、履约能力、技
术和质量指标保证能力、市场信誉和产品质量等是否符合要求；
㈡审查合同的经济性，合同内容是否符合单位的经济利
益；
㈢审查合同的严密性，合同条款是否齐备、完整，文字是否
表述准确，附加条件是否适当、合法，合同约定的权利、义务是
否明确，数量、价款、金额等是否标示准确，合同有关附件和手
续是否完备；
㈣审查合同的合法性，合同的主体、内容和形式是否合
法，合同立项、签订的程序是否符合规定，审查意见是否齐全，
资金的来源、使用及结算方式是否符合有关规定，资产采购的审
批手续是否齐备等。
11、主任室根据各部门的审查意见决定是否签约。
12、单位明确下列人员有权代表单位签订合同：
㈠主任；
㈡主任书面授权委托的人。
各委托人的具体权限由主任在签发《事先申请表》中注明。
委托人必须严格按照授权范围行使签约权，禁止超越代理权限对
外签约。
13、单位明确合同用章为“南通市教育会计核算中心”公章。
明确办公室主任为公章保管人，须妥善保管好公章。单位应建立
公章使用登记制度，每次使用公章必须在登记簿上登记申请用章
人、批准人、用章事由、用章日期。
第六条 合同履行的控制
1、合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的
部门、人员都必须本着"重合同、守信誉"的原则。严格执行合同
所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。
2、建立合同履行监管制度，明确合同承办部门应当全面负
责合同的履行，记录和监督对方的履约情况，保存好相关单据、
信函、会议纪要、鉴定报告、检测结果等资料，实时跟踪合同履
行情况，及时对履行过程中的问题进行处理。遇合同履行困难或
合同纠纷由办公室协调解决。
3、在合同内容中，应设定相关的合同变更以及转让等内容，
明确其程序，如果没有经过同意就随意变更和转让则视其为无
效，有效避免合同变更以及转让的风险。
4、涉及合同控制的各部门和个人发现合同履行隐患应及时
向主任室反馈，并采取保护性措施，确保在发生合同违约或合同
纠纷时，能够迅速反应，并按合同约定选择仲裁或诉讼方式解决，
防止因履约监控缺失损害单位权益。
5、变更、解除合同的审批权限和程序与原合同签订的审批
权限和程序相同。
第七条 合同管理的考核追踪
1、建立合同考核追踪机制，切实建立合同风险防范问责机
制，确保内控机制科学、有效运行。
2、单位监督委员会应定期对合同决策、签订、履行等管理
情况进行分析，评估合同管理流程中各岗位是否有效履行职责，
检查各项内控措施是否得到有效落实，并将评估情况出具书面报
告上报主任室。
3、办公室定期召开合同内控分析会，客观分析评估报告中
提及的合同风险和管理隐患，及时上报主任室。单位应针对合同
内控薄弱环节，及时修订、完善合同内控制度。对因内部人员工
作疏忽造成损失的，追究相关人员责任。