采购合同签订规范指导
(部门内控文件试用)
目的：
为保障公司的利益，维护公司信誉，规范公司经济合同的审批与签订工作，加强对经济合同、协议、合约（以下统称合同）的有效管理，保证合同执行的严肃性，降低操作风险，同时为提高工作效率，确保项目正常运作，特制订部门内部合同签订规范指导。
职责：
部门采购岗位负责合同文本的起草和签订，经部门业务主办和部门领导分级审核后，组织合同送审，并保证合同的有效执行。
公司审计对合同文本、条款、供方资质等进行审核并负责监控合同的执行。
合同签署权在坚持分级签署的原则下，最终由公司业务主管经理签字。
公司总经办负责审核合同评审程序，合同编号等，最终加盖合同章生效。
合同的订立要符合国家《合同法》的规定。
内容：
1、合同签订形式。
合同形式一律采用书面形式。订货过程中的往来信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等都属于合同签订的组成部分，作为合同附件留存。原则上，合同一律采用原件有效。
1.1 常规采购合同
常规采购合同执行公司标准合同模板。（见附件1）
1.2 大宗采购、专项采购、工程类采购合同
大宗采购、专项采购、工程类采购，需要在标准合同模板的基础上，依据具体要求拟定具体合同条款。
需要附双方交底确认的技术要求或技术文本资料的合同，技术要求和技术文本必须有供需双方的签字确认，加盖公章，并作为商务文本的附件内容有效执行。
工程类合同文本中，必须有供需双方签订的安全协议书（安全协议书见附件2）。安全协议书由采购员组织公司安全管理部门与承包单位签订。以上内容齐全才可确认合同生效并开始执行。
1.4 协议价格的采购合同
频繁采购、每次数量较小的协议价格采购，单笔采购金额小于300元的，可按战略协议相关内容现行订单订货，累计金额不大于1万元，签订采购合同。以便减少签订合同数量及审批流程带来的货期问题。
1.3执行期限较长并不断形成新内容的合同
执行期限较长并不断形成新内容的合同，应每隔一段时间或每完成一个阶段，在下阶段开始之前签订备忘录做为一个阶段的总结，留存双方执行合同的相关数据资料，及时明确合同内容，补签合同。补充合同签订时应明确该合同价款与原合同价款的关系，以避免结算时发生争议。补充合同的编号要附属于原合同的编号。
2、供方资质审核
2.1 长期合作供货商资质
长期合作供应商，需按公司《合同管理办法》文件要求，在每一年度内提供年度商检证明，或者直接按年度提供公司新资质文件，作为采购合同的供应商资质审核，也作为供应商考评基础资料存档。
所有资质文件必须为原件扫描件。
年度内日常合同签订可不用资质审核。
2.2 零星采购供应商资质
零星采购供应商，需要核对供货商是否具有相应的民事权利能力和民事行为能力；
审核对方是否有从事相关经营的资格、资质、履约能力和信用等级等；
要求对方提供相应的证明文件，文件包括：营业执照、资质证明、产品授权书，组织机构代码证、税务登记证、国税证明等。如当事人依法委托代理人订立合同时，需提供授权委托书证明。生产直销厂家供货，一定要提供供货产品生产许可证、产品资质认证等。
提供的上述资质文件等必须为原件扫描件。
短期内（半年）第二次采购时，可不必提供资质文件。
2.3 金额超过20万元、供货内容具有特殊性的供应商资质
这类订货合同的供应商，视具体情况，可以考虑进行实地考察，最大程度规避风险和合同执行中的隐含纠纷。
考察供应商时，由采购员组织物资使用部门、质检部门和审计部门共同参与，并出具考察报告。考察报告必须真实反映客观情况，参与考查人员签字确认后的考察报告可作为合同附件送审。
考察报告同时作为供货商资质评定的一项基础资料存档。
3、采购价格
3.1协议采购价格
协议采购价格来源于供应商年度战略协议。按照年度战略协议内约定的价格执行。严格核对采购计划清单型号，无误后拟订采购合同。
战略协议年度内调价时，需符合协议价格条款中的价格调整约定。
调价合同评审时，需附产品调价通知作为合同附件，同时做好市场同类产品的询价比价。
3.2小金额零星采购价格（10万元以下）
小金额零星采购价格，采用三家（或多家）比价原则。
询价单采用公司标准模板形式（附件3），注明型号、数量、技术要求、联系人、联系方式等；
供方回传报价要求内容完整，含价格、货期、付款方式等内容，并加盖供货方公司印章或公司报价专用章。
比价原则：
1、尽量在不同区域选择比价供货商，了解不同区域供货价格市场差异；
2、询价信息要完整，报价基础一致，给与供应商一个公平的竞争平台；
3、询价涉及到技术图纸，必须为公司技术部门统一出图，并与技术工程师技术确认，不得带有公司项目信息等涉及到公司商业机密的内容。
4、报价单要求清晰完整。客观分析报价，写出订货说明，说明中重点分析订货理由。
5、报价单与订货说明做为合同附件与合同一并送审。
3.3 大金额、大宗物资采购价格（10万元以上含10万元）
大金额、大宗物资采购，因价值较大，依据三家比价原则，进行密封报价。报价内容及形式与小金额零星采购传真询价要求一致。
密封报价后，采购员组织部门领导及公司审计部门开封报价。
依据汇总报价信息以及参与开封报价人员的审核意见，拟定订货说明，与合同一并送审。
3.4 固定资产（主要为设备）、专项采购、工程采购等
固定资产（主要为设备）、专项采购、工程采购等，按照公司合同管理办法中的要求，组织相关部门进行前期市场考察、技术交流等。参考各部门意见后，拟定供货商，视具体情况，以洽谈、招标、或者密封报价的形式完成采购合同的签订。
生产物资采购时，一定要与项目最初报价价格为基准，进行价格谈判，降低采购成本。
4、合同文本及条款的规范化
4.1合同条款要求语言简练、明确，不得出现模棱两可的语言，更不能签署日后协商解决的内容。
4.2 合同文本不得有手工修改、随意涂抹现象。内容完整，盖章清晰。
4.3 合同文本应规范化，对于非公司标准的合同文本，合同中应明确工程内容、质量标准，工期要求、合同价款（分别注明大、小写）、数量、结算单价、结算方式、付款方式、违约责任及工程保修等事项，属招标项目的合同条款必须与招标文件中的相应条款吻合。
4.4合同文本、合同编号等不得带有公司项目信息等涉及到公司商业机密的内容，除特殊项目指定供方的合同。
5、合同生效确认
5.1 合同签订后，双方盖章确认，合同生效（原件或原件扫描件）。
5.2 合同原件部门存档，复印件若干份，各相关部门备用。（一般为5份：财务、审计、付款、核算、档案存档各一份）以免造成原件丢失带来的举证麻烦。
5.3 及时完成合同签订，严格限制未签合同先实施的情况发生。
为确保项目能够正常规范的操作，对于临时突发的不可预见的情况下合同的签订事项可特例审批：经办人将事件缘由、合同方选择依据、结算方式、工作计划安排等事项进行说明，由部门负责人签字，经合同最终签批人批准后实施，并在10日内按正式合同审批程序完成补办手续。
6、合同审批流程
6.1 合同审批由经办人（采购员）填写《合同签审表》。（见附件4）经办人负责按《合同签审表》顺序报各级主管人员审核，有责任对合同内容向各级审核人员解析说明。
6.2 各级审核人员应认真审核合同文本并各自在《合同签审表》上签署意见，各级审核人对合同的内容及合同执行负责。
6.3 合同审批完毕，公司总经办对合同审批单各级签署意见进行认真核对，核对完毕加盖合同章，合同文本在两页或两页以上时应加盖骑缝章。盖章同时做好相应用章记录。
6.4 合同经逐级审批盖章后，经办人代表公司在合同委托人处签字回传供货方，