设计院合同管理流程及制度

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（一）合同编号统一

合同编号即为工程编号，每一个项目对应一个工程编号，以承接项目为原则确定合同编号的归属部门。在项目立项同时，项目跟进人和甲方洽谈合同签订事宜，合同中约定的项目名称和合同号即为本项目的工程名称及工程编号，合同编号规定如下：

项目级别又分为院级和所级，具体分级规定请参照《项目分级制度》，由运营中心副总监确定院审或所审。对于院审项目，在合同编号中增加Y(Y代表院审)，如大合同：2013-Y001，表示此项目为公司的院审项目。

（二）合同洽谈及合同条款的控制

1、首选标准合同范本，起草合同。

2、在合同中写清楚：工程名称、项目地点、设计面积、项目类型、层数、设计阶段、单价、总价、提交文件份数、不包含的内容等项目信息。

3、把控因设计人原因造成的赔偿，最高不超出已付设计费总额。

4、把控因结构限额指标要求，以及指标达不到要求，合同中的赔偿条款。

5、把控合同中的所有设计人赔偿条款，最高不超出已付设计费总额。

6、在合同中约定因甲方原因造成的变更，设计人有权追加变更设计费，最好能约定变更量达到10-20%时，超出部分计算变更费。

7、其他相关条款的把控，尽最大的可能争取公司利益。

8、合同中注明合同签订日期，至少要注明到年、月。（三）合同评审

1、甲方返回的第一轮合同草稿，项目经办人初审后交经营部审核人审核。

合同金额超过200万元时（或为大客户项目），经营部须两名审核人进行审核并签字。

2、合同中相关主要技术条款由工程主持审核。

3、合同中相关各专业技术条款交各专业相关负责人审核。（如结构限额由结构专业负责人审核）

4、合同中价格及付费相关条款找项目经理及项目总监审核。

5、合同最终稿确定后，完成合同评审单（见附件），附上费用单页和付费比例单页，由工程主持、各专业负责人、经营部经办人、经营部审核人、项目经理、项目总监、常务副总及总经理签字审核。

6、持合同评审单复印件及合同，到行政部盖合同专用章及法人章。

（四）合同收费节点控制

收费节点主要控制在签订合同阶段，签订控制节点如下：

1、定金为20%。

2、中间节点以收回完成设计阶段的费用为基准，分配收费比例。

3、施工图全部提交后，应收取全部设计费的80%以上。

4、尾款控制为：竣工验收同时，且争取尾款比例为5-10%。

5、方案设计合同不留竣工尾款。

（五）合同签订时出现问题的处理

1、合同主要条款：设计费单价、付费比例、赔偿上限、变更量界定等，此类条款经办人与甲方沟通出现问题后，及时与项目经理及项目总监沟通，由项目总监或项目经理出面与甲方负责人协调解决，经办人负责督促及配合。

2、其它条款由运营中心负责人配合经办人，完成与甲方的沟通。

3、特殊条款由项目经办人在合同评审单备注栏中注明，并注明重点评审，由相关领导重点把关评审。

（六）合同签订后的管理

1、合同签回后，由运营中心文员逐页扫描合同，合同扫描件由运营中心文员和项目经办人保管，合同原件每周一次与财务交接，并列交接清单明细，双方签字后，统一交给财务部保管。

2、合同签订后，项目经办人将合同录入系统。

3、及时跟进项目，按合同节点及时收费。

附件：

设计合同评审单

日期：