山东省农业管理干部学院学报　２０］０笠　第２７卷　第３期　

新形势下高校档案管理工作的创新　崔　丽　（滨州学院，山东滨州２５６６　０３）　摘要：充分利用现代信息技术，加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡，使档案资源的开发利用更方便、更准确。　在利用信息网络管理档案的过程中要注意以下问题：档案信息的保密；加强档案管理人员的学习，培养复合型人才。　关键词：高校档案工作；新形势；创新；档案事业；持续发展　中图分类号：Ｇ２７１　文献标识码：Ａ　文章编号：１　００８—７　５４０（２０１　０）０　３－０１８８－０１　档案事业的发展出路在哪里？新形势下档案工作与其他　工作一样，在管理上要有所创新。只有通过档案工作的创新，　才能使我们的档案事业适应和服务于社会各项事业，才能使　档案事业可持续发展。笔者拟从以下几方面结合自己的实际　情况，谈点粗浅的意见。　一、档案专业人员的创新，培养视野宽、知识丰富的　新人　ｌ、档案专业人员的意识创新。服务是档案工作的本　性，做好服务工作是档案部门努力的方向，如何更好的做　好服务，就要有强烈的创新欲望。墨守陈规，按传统办事，　只是满足于每年立卷归档多少案卷，提供服务多少卷、人、　次，必将使档案工作失去生存的活力和市场。档案工作只有　日曰思变，天天求新，才能以超前的意识、超前的服务赢得　市场、赢得利用者的满意。首先要协调好领导之间的关系，　争取良好的工作环境，学校领导对档案工作的重视与否将直　接影响到档案管理的好坏。然后来源于学校各职能部门职能　活动，从文件产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，　每个环节都会影响到文件材料的质量，影响到它的齐全性、　完整性和准确性。档案工作人员必须与各职能部门及时沟　通，确保归档文件的齐全完整。　２、档案专业人员的精神仓　新。长期以来，人们普遍认为　档案工作就是对归档文件的收集、装订、保管，简单地说档　案专业人员就是一个“保管员”的角色，档案工作成了一个　“说起来重要，做起来次要，忙起来忘掉的工作”。作为档案　工作人员本身只有改变思想，转变观念，不断创新，除了简　单地做好“保管”工作外，更重要的是将档案信息进行一次　加工、二次加工甚至三次加工，并能有效地将编研成果推向　社会，使档案工作产生一定的经济利益，提高档案工作的自　身价值。档案工作既是脑力劳动，又是体力劳动，面对一系　列繁琐的工作，就要求档案工作者还必须具有为档案事业忠　诚献身的精神，不为名利，勤奋工作，不计较个人得失，积　极主动、热情周到地为利用者提供服务。　３、档案专业人员的业务创新。只是任劳任怨、默默无闻　工作已不能适应当今社会，只有不断的创新，调整思路，才　能走出一条新路。比如：我校按市档案局要求自２００２年开始　执行《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），教育部办　公厅原档案处处长原永堂曾指出：“这项规则是针对机关文　作者简介：崔丽，女，滨州学院。　・１８８・　书档案的，不是面对所有档案的……”，学校只能在文书　类档案中实行，当时我们也是按要求来管理学校档案的，但　是出现了很多麻烦和弊端。近几年来，通过我们不断的改革　创新，试将《规则》应用于各类档案中。实践证明，各类档　案按《规则》整理归档，不但减少了工作量，还解决了原来　就有的“卷”，“件”共存的情况，统一了档案的整理，方便　了工作、提高了效益。　二、档案管理系统设置的创新，实现科学管理档案　１、加强档案信息开发与利用的必然性。档案工作要　上当次、上水平，产生质的飞跃，还必须搞好信息化建设和　实现档案现代化管理。社会在发展，时代在进步。当今世界　科学技术日新月异，面对知识经济的信息时代，档案工作管　理不能沿用原来的老一套了，要尽快摆脱旧的、传统落后的　管理模式和手段以跟上时代步伐，实现全方位的转变，向现　代化方向迈进。更坚定了所提的“加强档案信息开发与利用　是档案事业发展的必然趋势”的理论。高校档案资源要实现　信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过　信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配　置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。　现在高校都普遍配置了计算机等现代设备，但大多数高校是　采取单一的微机进行档案目录管理；许多学校的档案管理系　统仅仅用来打印卡片目录等，这就限制了计算机的使用。我　们要充分利用现代信息技术，加快由实体档案管理到电子档　案管理的过渡，利用计算机方便、高效的检索能力来取代手　工检索，使档案资源的开发利用更方便、更准确。　２、利用信息网络管理档案的过程中应注意的问题。（１）　档案信息的保密。在档案信息直接上网的条件下，必须重视　网络的安全保密］＿作，建立配套的安全保密机制，对各类档　案是否可以公升做出明确的规定，从源头上严把关；还必须　建立必要的保密安全应急机制，一旦发生泄密，能够迅速做　出反应，将损失减少到最低程度。（２）加强档案管理人员的　学习，培养复合型人才。为适应新形式下档案工作的需求，　对档案工作人员要进行必要的培训，学习新知识、新技术，　拓宽知识面，优化知识结构，逐渐掌握计算机和其它有关方　面的知识、技能。同时各院校应培养造就一批掌握现代科学　技术的复合型档案管理人员，只有这样才能适应档案事业发　展的需要，实现档案工作的现代化和信息化。　

编辑：张小玫