集团公司合同档案管理制度

一、总则

第一条为加强集团公司的合同档案管理，起到有效保障公司合法权益的作用，制定本办法。

第二条本办法仅适用于集团公司本部。

第三条本办法所称经济合同是指集团公司或集团公司授权的职能部门作为主体与其他主体之间订立的为实现一定经济目的，明确相互权利义务关系的合同。

第四条集团公司法务合约部作为集团公司经济合同归口管理部门，应当认真履行本办法规定的各项工作职责。

法务合约部办理本办法事项时，其他各部门应当给予协助，并履行好本办法所规定的职责。

二、归档

第五条合同订立后，经办单位应在5个工作日内将如下资料送法务合约部办理归档手续，所提交资料必须真实完整，清晰明确，且原则上应为原件。

（一）经公司领导审批的合同评审文件；

（二）合同订立前，有经各签订主体确认的合同文本的修改稿；

（三）正式合同文本的原件，包含相关附件；（拟修改为：正式合同文本、子合同、补充协议以及相关附件）

（四）其他补充协议或子合同。（拟修改为：与订立合同有关的其他资料）

经办单位同时应指定专人负责合同的履行及后续相关资料的整理。

第六条合同履行完毕或终止后5个工作日内，经办单位应将除第五条规定外的其他全部合同资料送法务合约部办理归档手续：（一）补充或变更的协议原件；

（二）过程履行的证明文件，例如转账凭证、履行记录、对方签字确认证明等。该类文件需提交原件归档，如其他职能部门因硬性规定原件需由其保管的，经办单位可提交复印件归档，但该文件的复印件上需由原件保管部门注明原件所在地址，例如会计凭证号等；

（三）履行完毕或终止合同的证明原件。

法务合约部应将第五条、本条规定的归档资料按照时间顺序先后编排，装订成册，标注页码。

第七条经办单位在订立合同时，正式合同文本应至少保存两份原件，其中正本由法务合同部归档，副本由经办部门自行保存。如其他职能部门因硬性规定需保存原件，经办部门应按需求增加原件数量，例如财务中心会计工作的需求等。

第八条法务合约部接收资料时应当出具收据给经办部门。

第九条法务合约部应在合同评审阶段对合同进行合理编号，所编号码必须告知集团公司财务中心的。

三、合同借阅

第十条根据工作情况，需要查阅合同的，应当由查阅部门提出申请，报经所属部门负责人批准同意后，到法务合约部办理借阅手续。