式 ，将合 同及其相关文件材料按所属类别归档 ，并将合同正 本（ 或副本 ）按照合 同流水号排列 ，进行独立管理 。这样 既 不改变现行档案分类体系 ，又便于合 同档案的 日常管理、统 计和利用 ，同时保证 了工程 、科研 、设备等档案 的完整性 和
成套 陛。
１ ． ２ ． １ 合同审批阶段的文件材料 ： 包括与合同有关的技术背
１合同档案的收集
１ ． １ 收集时间 ： 合同档案有其自 身的形成和运动规律，有的
合 同在几天或几周内即可履行完约定事项 ，比如办公用 品的 采 购合 同，有的合同履行时间较长 ，需要几年甚至更长的时 间，比如重大建设项 目类合 同等 ，这些特点决定 了合同档案 的收集 时间宜根据具 体 隋况灵活掌握 ，不能等合 同全部履行
１ － ３ － ２ 系统外合同的收集 ： 对于通过传统方式签订的系统外
合同 ，在合 同签字盖章环节 由负责合同印章管理的人员牵头 收集 ，如果本单位先加盖合 同章 ，经办人应登记合同信息 ， 并签字承诺待合 同他方签字盖章后负责移交归档 ；如果本单 位后盖章 ，直接在加盖合 同章 时留存一份归档 。
１ ． ２ 收集内容 ： 合同档案的内容应包括合同审批、 招投标、
签订 、履行 、变更 、终止 、争议解决等与合 同有关 的文件材 料 ，不能局限于合同本 身 ，应做到齐全完整 、不重不漏。［ １ ］
具体包括 以下三个方面：
理和开发 利用工作 ，可借鉴文 书档 案 中的发 文汇集管理模
同时归档保存。 １ ． ２ － ３ 合同履行 阶段的文件材 料 ： 包括 合 同变更 、补充协 议 、争议解决 、 法律诉讼、备忘录、项 目 验收等。
次， 合 同标的涉及设备 、土地等使用年限应作为考量因素。
最后 ，考虑合 同续 签优惠条件 等 因素 ，根据设备 的更新 换
档案管理 总第２ Ｏ ４ 期 ３３
质 、管理模式等所决定 ，但应从源头、过程进行管控 ，确保
合同的收集齐全 、完整 。［ ３ 】
１ ． ３ ． １ 系统Leabharlann Baidu合同的收集 ： 对于通过合 同管理系统进行审签
的合同 ，笔者所在单位为确保合同及 时归档 ，在合 同审签流
程中增加 了档案部门管控环节 ，没有档案人员的归档确认信
息 ，合同无法进入履行环节和合同款的结算 ，为合 同档案的 齐全完整提供了切实有效的管控手段 。
一 业 务 研 究
合同档案规范化管理的探索与思考
以中国联通 河南省分公 司为例
■ 田 煜
摘 要 ：对合同档案的收集、整理及信息化建设方面的做法进行梳理，并就合同档案管理工作中的一些细节问题进行探讨 ，以期为合
同档案 的规范 化管理 提供一 些经验和借 鉴 。
关键词 ：合同档案；档案管理 ；措施
２合同档案的整理
２ ． １ 合同档案的分类。现行档案分类方案没有将合同档案
作为一个单独 的一级类 目进行管理 ，但不同规模 、不同性质
的单位在合同档案分类方面的做法却千差万别 ，有的将合 同 档案作为一个单独 门类 ，并在档案管理系统 中设置了合 同档 案模块 ，有的将合 同档案归人不 同的类 目中。笔者认为 ，合 同档案管理应遵循现行档案分类大纲 ，按问题或机构将其归 人不 同的类 目，不宜单独作为一个独立 门类进行管理 ，以维 护现有分类方案的严整性 ，避免出现 “ 平行类 目交叉 、上下 类 目互不从属 ”［ ４ ］ 的现象 。同时 ，为便 于合 同档案的 日常管
１ ． ３ 收集方式 ： 合同档案的收集方式由 合同档案的内容、性
合同档案保管期限的划分。确定合同档案保管期限的
基本原则是 以合同本身 的价值为依据 ，并兼顾其他 因素。首 先 ，属 于不 同档案类 型的合 同保管期 限划分标准不 同，比如 文书档案是永久 、３ ０ 年 、１ ５ 年 ，科技档案是永久 、长期 、短 期。其次 ，合 同的履行期 限是重要参考指标 ，合 同条款规定 的合同有效期是划分合 同档案保管期限的重要依 据之一 。再
景资料、可行性论证 、技术评价报告 、招投标文件 、审批文 件 、审签单等。【 ２ １
１ ． ２ ． ２ 合同签订阶段的文件材料 ： 包括法人授权委托书 、签
字仪 式声像材 料 、廉洁 自律承诺 书 、公证 书 、合 同书等 。 由于合 同正本 和副本在 内容一致 的情况下法 律效力相 同 ， 但合 同正 本 的签 字 、盖 章必 须是 原 件 ，合 同副 本则 不 一 定 ，因此 ，合 同归档 时应 以正本 为准 ，只有 在正本 因某种 原 因缺失 的情 况下可 以将副本归档 ，不应 当将正本 和副本
随着市场主体法制观念 的不断增强 ，市场交易行为 日趋 规范 ，合同档案数量与 日俱增 ，在不 同领域发挥的作用 日益 凸显。笔者所在单位每年新增合 同近３ 万件 ，累计已达２ ６ 万余 件 ，在合同档案管理 的探索中积累了一些有益的经验 ，也存 在一些需要探讨的细节 问题。下面以中国联通河南省分公司 为例 ，从三个方面对合同档案管理的做法进行梳理、探讨。
完毕再归档 。为确保一个 归档年度 内的合 同档案齐全完整 ，
且 不影 响合 同的正常履行 ，笔者所在单位采取 了以下三种形 式 ：一是 每季度 的第一个月 定期收集 上季度履行 完毕 的合 同 ；二是根据合 同履行进度 ，分阶段收集履行周期较长的重 要合同 ，将合 同原件在合 同签订年度及时归档 ，提供复制件 作为履行合 同的依据 ；三是 随时收集在签约仪式上签订的合 同以及承办合 同量较小 的部门签订的合 同，避免丢失损毁 。