●　调　查　报　告　

高校学生档案利用工作的现状分析与对策　

探讨　

——基于驻地在郑州市＠１　４所本科院校的调查　

■毛灵芳，杨永钢，郭静　

摘要：为充分开发学生档案信息资源，做好学生档案利用工作，基于郑州地区的１４所本科院校的学生档案利用工作调查数据的分　析，从社会、学校、学生三方面探究高校学生档案利用工作现状的原因，并提出加强高校学生档案利用工作的对策，以期对高校学生　档案工作的理论研究和实践活动提供有益参考。　关键词：学生档案；档案利用；利用服务；郑州地区　

高等教育事业的不断发展，对高校档案工作提出了更　高要求，学生档案工作作为高校档案工作的重要组成部分　

备受关注。学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学　生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记　

录、党团组织档案、毕业生登记表等。［１陀是在高中毕业　生升学考试档案的基础上建立的，又是干部人事档案的前　身。档案利用是档案管理的最终目的，是实现档案价值的　

重要途径。如何充分开发学生档案信息资源，加强学生档　案的有效利用，切实做好学生档案利用工作，是目前高校　档案工作面临的重要课题。　

ｌ调查情况　近年来，学生档案的利用率偏低、利用效果不佳等现　象普遍存在。鉴于此，笔者于２０１２年３月１日一２５日通过网　

站浏览、电话访问、问卷调查、实地访问的形式对驻地在　郑州市的１４所本科院校（由于解放军信息工程大学的特殊　性，未对其进行调查）学生档案利用工作进行调查，并于６　

月１７日、８月２８日及ｌＯ月１２日进行追踪调查，以确保信息的　及时ｌ生和准确性。具体调查状况如表１、表２所示。　表１：已建立档案馆的学校情况　学校　档案馆潮址　是否有查询功毹　部门电话ｐ　郑州大学　ｈｔｔｐ：／／ｗｗ２．ｚｚＬＬ　无　６７７６３０５５￣　ｅｄｕ．ｃｎ／ｄａｎｇａｎ／，－，　河南工业大学　ｈｔｔｐ：／／ｄ￣ｇ．ｈａｕｔ．　有　６７７５６８５２￣　ｅｄｕ．ｃｎ，　华北水利水电字　ｈｔｔｐ：／／￣ｖ５．ｎ洲　院　．ｅｄｕ．ｃｎ／ｄａｎｇａｎ／￣　无　６９１２７２５６￣　郑州轻工业学院　ｈｔｔｐ：／／＝ｄ￣ｚｚｕｌ　有设置但无法实　６３５５６９９　ｉ．ｅｄｕ．ｃｎ／　现查询　ｈｔｔｐ：／ｔｄａｒ６￣ＺＺ　郑州师范学院　无　６５５０２３２７，；　ｎｕ．ｅｄｕ．ｃａ／ｓ／ｌｉｔ／＃　黄河科技学院　ｈｔｔｐ：／／２０２．１９７．２　有　６８７８７０９８￣　０８．４９：８０８０／＃　表２：未建立档案馆的学校情况　学校　档案科（室）隶属情况　信息获取网址　部门电话　甲　工掌　学院办公奎一综合档案室　ｈｔｔｐ：／／ｈｏａｅ．ｚｚｔ１　６２５０６８８８￣　院　．ｃｄｕ．ｃｎ／ｘｙｂｇｓ／　河南财经　ｈｔｔｐ：／／ｘｂ．ｈｕｅ１．ｅ　政法大学一　校长办公室一档案室　ｄｕ．ｃｎ／ＡｂｏｕｔＵｓ．ａｓ　６３５１８８９２￣　ｐ　河南农业　ｈｔｔｐ：，，ｗｗ２－ｈｅｎａ　Ｕ．ｅｄｕ．ｃｎ／ｚｉａｏｂａｎ　大学　校长办公室一档案科　６３５５８９９９　／ｎｅ．／Ｔｙｐｅ．ａｓｐ．９Ｔｙ　ｐｅｌｄ－－ｉ７　河南中医　党委院长办公室一综含档　ｈｔｔｐ：Ｉ／ｈｏ：ａｅ．ｈａｃｔ　学院　索室　ｃｍ．ｅｄｕ．∞／ｄｂ　／ｃ　６５９６２６４４　ＺＺ．ｈｔｍｌ＃　郑州航空　ｈｔｔｐ：／／ｄｚｂｇｓ．ｚｚｔ　工业管理　党政办公室一综台档案科　ａ．０ｄｕ．ｃｎ／￣／ｚｅ／ｔ／　６８２５２０００￣　学院ｐ　２６２／ｐ／ｌ／ｃ，１１０５／１　ｉＳｔ．ｈｔｍ＃　、司南工程　院长办公室副王任分雷　ｈｔｔｐ：／／ｙｂ．ｈａｕｅ．ｅ　学院　档案工作，未独立设立档　ｄｕ．ｃｎ／ｉｎｆｏ／ｎｅｗｓ／　６２５０８００１ｐ　秉科（室）ｐ　ｃｏｎｔｅｎｔ／Ｉ１９９．ｈｔ　郑州华信　党政办公室信息科负责，　ｈｔｔｐ：／，ｄｚｂ．ｚｚｈｘｘ　学院　未独立设立档案科（窒　ｙ．￣ｏ￣／ｄａｎ＆Ｌ　ａｓｐ？　６２６３２５８０．】　１ｄ＝ｌ　郑州科技　院长办公室负贡裆累工　ｈｔｔｐ　｝ｆ、　．ｚｚｉｓｔ　学院　作，未独立设立档案科　．ｎｅｔ／ｒｅａｄｎｅ￣ｓ０１．　６７８６２６６６．￣　（室）　ａｓｐ？Ｎｅ￣ｓｌＤ＝２１８８　网页浏览和电话访问情况如表１、表２所示。实地访　问了郑州大学、河南工业大学、郑州轻工业学院、河南农　

业大学、中原工学院５所学校。纸质版调查表以在校生为　对象，共发放２１０份，郑州大学６Ｏ份，中原工学院、河南　财经政法大学、河南工业大学、郑州轻工业学院、河南农　

业大学各３Ｏ份，回收２００份，回收率为９５．２％；电子版调查　表以毕业生为对象，共发放１３０份，郑州大学３０份，中原　

工学院、河南财经政法大学、河南工业大学、河南农业大　学、郑州航空工业管理学院各２０份，回收ｌ１３份，回收率为　

８６．９％。最终以２００份纸质版调查表与１００份电子版调查表　为样本，通过数据统计，对高校学生档案利用工作现状的　原因进行认真分析并提出相应的对策。　

２高校学生档案利用工作现状的原因分析　

档案管理　１／２０１３　总第２ＯＯ期　

６５　一　调　查　报ｉ告　

２．１社会原因。当前，社会上出现严重的弃档现象，所谓　弃档，是指学生在毕业后，由于种种原因没有按照档案移　交手续将在校期间形成并保存的档案随就业而转移，对自　

己的档案持漠视态度。【２泪前，非公企业发展迅速，这些　

企业多数没有保管员工档案的权利，对人事档案管理又了　解不多，对档案查询、档案材料收集和用工手续办理不够　

及时和完善。有些小企业招聘看学生毕业证和相关资格证　书以及实际工作能力就录用了，并没有较多地参考学生在　

校期间形成的档案；有的企业收了学生档案也只是放在人　

事部或者行政部门的办公室，并不重视学生档案的价值，　进而导致年轻人对档案产生错误认识，认为档案里的记录　

并不重要，也没有利用的必要。　２．２学杖．原因　２－２＿１领导重视程度不高，档案机构不健全，档案利用宣　

传不到位。一般而言，档案机构主要为学校科研、教学等　工作服务，而非主要的行政职能部门，领导重视不够。郑　

州地区的１４所本科院校只有郑州大学、河南工业大学、华　

北水利水电学院、郑州轻工业学院、郑州师范学院、黄河　

科技学院６所学校建立了独立档案馆，其余学校一般都在党　政办公室下面设立档案科（室），也有未设置独立档案科　

（室），而是由党政办公室的副主任或者其他科（室）负　

责档案工作的，具体情况见表１、表２。由于档案科（室）　不是独立的管理机构，缺乏独立的经费预算和系统的管理　

体制，工作人员的自主性不强，导致档案利用宣传力度不　够，宣传方式单一。由于没有把档案的重要性和利用的相　

关政策宣传出去，学生对档案和相关规定了解甚少，甚至　

一无所知。如表３显示，高达６９％的同学认为档案的价值　只是参考价值，教育作用却只有２８％的同学选择，可见，　

学生对档案的价值和作用了解得不多；了解《高等学校档　

案管理办法》的同学仅占２％，９８％的同学表示不太了解甚　至不了解；对本院校档案利用相关规定有所了解的也只占　

３７％，均不足全部调查人数的二分之一；高达６１％的人竞　对本院校档案馆（室）馆藏的基本情况一无所知。　

表３：学生对档案及相关规定的了解情况　问韪内畜　选项及比例Ｆ　您认为档案的价值有哪　凭证　情报　参考　行政　价　价值　价　价　一一　些　（可多选）　６７　５１％ｏ　６９　４０　您认为档案的作用有哪　业务　行政　教育　文化　法律　作肌　作　作肌　作　作肌　些　（可多选）　４２％ｏ　６２　２８　４１　５４％ｏ　您是否了解《高等学校档案　了解　了解　小ｒ　管理办法》　甚少ｐ　解　一一　一一　２｛６　４　ｐ　５ｌ　您是否了解本院校档案利　了　了解　不了　用的相关规定？　甚少　解ｐ　一一　～一　２　３５　６３％ｏ　您是否了解院校档案馆　了　ｒ解　不了　（室）馆藏的基本情况　甚少ｐ　一一　２｛６　３７　６ｌ　

６６　档案管理　１／２０１３　总第２ＯＯ期　２．２．２档案机构门禁森严，工作人员服务意识淡薄，网上　服务功能不完善。长期以来，档案机构一直被视为机要部　门，其神秘面纱始终难以揭开。加上档案利用规定严格，　

造成学生对档案机构的畏惧心理以及“无事不登三宝殿”　的现象。此外，档案管理人员“重藏轻用”的传统观念未　

得到根本性的改变，仍然将主要精力放在档案的收集、整　

理和保管上，对于学生档案的利用持被动态度，缺乏主动　服务意识。调查显示，在有档案利用经历的学生中，３６％　

的人表示，档案馆（室）工作人员服务态度不够友善，不　

理想的利用经历严重影响学生本人及周边人群对档案的利　用。在所调查的１４所本科院校中，只有６所拥有独立档案馆　

的学校建立了档案网站，其他均无相关网上系统。在设有　网站的６所学校中，只有河南工业大学和黄河科技学院有网　

上查询服务功能，郑州轻工业学院虽设有查询端口，但链　

接出错无法实现查询，其他三所学校均无实际查询功能。　这造成学生个人以及用人单位网络查询困难，不能满足网　

上查询档案信息的需求，必须到实地的档案馆（室）才能　

得以查证。　２．３学生原因。学生，包括在校生和历届毕业生，都是学　生档案的主人，也是学生档案利用的主要群体之一。在调　

查中发现，学生对档案及档案利用的意识极为薄弱。具体　调查数据如表４所示。　

表４：学生对档案及档案利用的意识情况　问是内客　选硬及比啻　您是否，解您的档　了解　ｒ解甚少　小，解　案包括的内容＇　２Ｏ％　５８％　２２％　您是否想过利用您　想过　基本没有　的档案　３７％　６３｛Ｉ　您知道毕业后去哪　人才交渍中　学生处　档案馆　不知道　里查询学籍档案　Ｌ、　（室）　吗？　４０｛６　ｌ７％　１９％　２４％　您是否关注字板与　经常关注　偶尔关注　基本不　学生档案有关的新　关注　闻、通知等？　４篙　２５％　７１％　由表４可知，只有２０％的学生对自己的档案较为了　解，剩下８０％的学生了解不多甚至不了解，对自己档案　

的不知情进而导致６３％的学生基本没想过利用自己在校期　

间形成的最原始、最重要的记录材料。在涉及具体问题　时，如毕业后学籍档案的查询事宜，能正确选择去档案馆　

（室）查询的学生仅占所调查人数的１９％。学生对档案利　

用的不了解很大程度上源于本身对档案信息的不关注，如　调查所示，经常主动关注档案相关信息的学生仅占４％，　

９６％的学生不怎么关注。由此可见，学生的档案意识淡　

薄、对档案关注度不高是造成学生档案利用率较低的另一　个原因。　

３加强高校学生档案利用工作的对策　消除社会因素对高校学生档案利用的不利影响，不是　

仅凭校方努力就能改变的，还需国家相关政策的出台以及