合同管理办法

第一节总则

第一条为了规范公司合同管理，提高合同质量，防范风险，规范签约、履约

行为，维护公司的合法权益，提高企业经济效益，根据中华人民共和国《合同法》、《政府采购法》、《担保法》、《建筑法》、《招标投标法》等相关法律、法规，结合

上级总部相关文件精神及XX基础设施开发建设有限公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称的合同管理包括合同的订立、实施控制和综合评价，具体包括：

1、与政府签订的建设投资与采购合同；

2、与政府担保方签订的担保合同；

3、与授信银行签订的银行借款合同；

4、与总承包单位签订的施工总承包合同；

5、公司其它合同。

第三条合同管理应当坚持的基本原则：

1、合法、平等、互利、诚信的原则；

2、集体讨论决策的原则；

3、全过程管理原则；

4、风险预防的原则；

5、洽谈权、审查权、批准权独立的原则

任何合同均需按照合同评审程序评审，方可订立，严禁履约在先、签订在后的现象发生。

第四条凡属本办法第二条规定的合同，一律采用书面形式签订。

第五条实行法人授权委托制度。签订合同由法定代表人或凭法人的委托授权书方可签订，委托代理人必须在授权范围内签订，不得超过代理权限，不得与自己代理的其他人签订合同。无法人授权委托，任何人无权签订合同。

第六条签约者在合同签订前应验证合同对方当事人的主体资格和资信状况，并保存有关资料。

第七条签订合同使用公司行政印章

第二节机构设置及职责

第八条公司商务部是公司的合同管理机构，其商务管理主要职责是：

1. 负责组织宣传、学习贯彻《合同法》、《建筑法》、《招标投标法》、《土地法》及有关法律、法规和规章；

2. 负责公司对外合同的洽谈、起草、签订工作、组织公司各部门签订前后的评审，并上报上级合约管理部门。

3. 按照上级和公司相关规定，及时向上级和公司其他部门提供各种原始数据和相关资料。

4. 负责督促、指导施工单位编制月度、年度、中间审计和项目竣工结算计量报告，并代表公司对工程价款审核认定。

5. 负责完善项目建设工程施工招标手续；

6. 负责合约管理资料建帐、归档工作；

7. 参与合同纠纷的调查、咨询和处理；

8. 负责收集整理前期各项政府文件及基础数据和资料，为公司融资提供必要的依据。

9．参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。

10. 负责合同的日常管理工作。收集、记录、整理、保存与合同有关的协议、函件；

第三节合同起草、谈判及签订

第十条与政府签订的建设投资与采购合同及第一节第二条的所有合同统一由公司商务部起草，如有必要时请上级投资部、法务部及相关部门指导谈判，公司合同评审领导小组（见附件）评审通过后，将其合同连同评审记录一起报上级投资部，以投资部牵头报相关部门及相关领导评审通过后，由公司法人或其授权人签订（见流程图一、二）。任何部门和个人不得擅自签订合同，否则将追究当事人的责任。

第四节合同的评审

第十一条公司商务部按照部门职能行使合同审核权，工程部、财务部、总经理、法定代表人分别签署审核意见（见附件四《合同评审表》），完成签订合同前的文本内容评审。商务部主要对合同条款的严密性、合法性进行评审；工程部主要对合同约定的技术规范是否符合规定进行评审；财务部主要对资金支付、税务处理有关约定进行评审。

第十二条项目公司商务部对合同条款审核通过后，向合同评审领导小组提交合同资料和审核意见，合同评审领导小组提出评审意见，评审通过后，向上级投资部提交公司对投资建设与采购合同的评审意见。

第十三条合同评审领导小组对合同以下内容进行评审，并在合同评审意见表中签署评审意见：

1、根据合同文件，明确采购方对工程项目的具体要求，就合同文本中的下列条款进行评审，应逐一评审合同条款的权利赋予和限制性条款：

1.1 词语定义、合同文件及解释顺序、语言文字和使用的法律法规、图纸和规范，如预算价款的解释，投资额的定义，还款期限及利息、利率等。

1.2 双方的权利和义务；

1.3 施工组织设计和工期、质量与检验、安全施工、环境保护等；

1.4 合同价款评审与支付方式、工程价款清单、材料和设备供应、工程变更、竣工验收与决算；

1.5 违约责任限定、索赔程序、争议解决方式。

1.6 资金投放及利息的计算方式。

2、合同文件各个组成部分的要求是否一致。

3、参加评审的人员对合同文件的各项要求理解一致。

第十四条项目公司对该工程合同洽谈、及项目公司内部评审等情况，向上级投资部提交签约工程项目如下资料原件：

1、书面向上级申请合同评审的文件，公司对合同的洽谈情况和合同的主要条件进行的说明；

2、投资建设与采购合同生效的前期文件；

3、呈报有公司总经理签字、加盖公司印章的公司合同评审领导小组有明确态度的合同评审记录、意见；

第十五条待上级部门及分管领导评审通过方可实施，未经评审通过严禁擅自做主执行。

建设投资与采购合同流程图

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第五节合同的履行

第二十三条法定代表人全面负责合同的履行。合同承办部门和人员具体负责其订立合同的履行。

第二十四条在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查，如吉林市政府财政年报等。如发现隐患问题，合同承办人要及时处理。

第二十五条凡与合同有关的来往文书、电报、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。

对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。履行期间跨年度的合同由合约部组织，经办部门负责完成履约情况评价，形成书面报告留存在档案中。

我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。

第六节合同的变更、解除与终止

第二十六条我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。

第二十七条发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向合约部报告。

第二十八条我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。

第二十九条合同若确需变更或解除时，由经办人查明原因，提出意见，经批准签订的部门领导核准后，再同对方协商，并填写变更、解除审批表（见附件四）后，依法签署变更或解除合同的书面协议。

第三十条合同终止，由合同承办部门会同商务部尽快将履约记录等相关资料收集整理归档。