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1
工程和采购类合同管理流程
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1． 流程图
工程和采购类合同管理流程(主导部门：招采部)
招采部需求部门法务副总经理/总经理
合
同
示
范
文
本
标
准
化
合
同
办
理
合
同
履
行
NYYNYYNN复印分发相关部门法务审核编制补充协议或解除合同法务支持审批存档，投入使用招采部组织合同会签申请用印签订合同审核招采部门组织拟定合同审批招采部组织需求部门参与相关合同的洽谈审批YN
组织编制合同
示范文本
签订合同需求
跟踪合同履行
合同履行完毕
供应商选择过程
中双方约定的资
料
合同编号、登记台
账
标准合同无
修改
N
招采部门组织合同会签
Y
合同履行正常
解决问题
协商合同变更NN
Y
Y
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2． 流程概况
流程目的
确保合同执行及关联各方掌握合同主要条款内容，提升合同履
约质量
适用范围 与供应商签订的各类合同
流程主导及
参与部门
招采部（主导）、法务人员、各业务部门。
部门 流程中承担职责
总经理
1． 审批合同示
范文本；
2． 审批非标准
合同文本。
副总经理
3． 审批合同示
范文本；
4． 审批非标准
合同文本。
工程部
1．负责合同承包范围；
2．提供工程技术标；
3．负责合同中的工期、进度、质量、履约、担保、保修；
4．负责合同款支付、结算、奖罚；
5．负责变更、签证。
营销部
1．负责审核与营销相关的合同条款；
2．负责审核变更相关的合同条款。
设计部
1．负责审核与技术相关的合同条款；
2．负责审核变更相关的合同条款。
法务人员
1． 对合同示范
文本进行法务审核；
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4
2． 负责对合同
签订过程进行法务支持；
3． 对争议合同
进行协商变更。
招采部 1. 负责编制合同示范文本； 2. 组织拟定非标准合同； 3. 组织相关部门进行合同会签；
4. 组织签订各
类采购合同；
5. 配合需求部
门监督合同履行；
6. 组织解决争
议合同问题。
成本部 1．提供工程量清单； 2．负责审核合同价款调整、合同款支付相关条款；
3．负责审核变更、签证、结算、奖罚等与成本有关的条款。
财务管理部 1．负责合同款支付方式； 2．负责提供发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税等有关
事宜。
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3.工作程序
3.1 合同示范文本标准化、合同办理
3.1.1
招采部组织合同示范文本的编制、更新与管理。合同示范文本报批程序：
招采部组织职能部门编写合同示范文本后，交付法务审核，由副总经理、总经理审
批。批准后的合同示范文本各部门应予执行。
3.1.2 若签订使用的合同示范文本需要修改，招采部根据供应商选择过程中
双方约定的资料，进行合同的洽谈；由招采部组织需求部门及法务人员会签，提交
至副总经理、总经理审批。
3.1.3 若签订合同无须修改，则由招采部组织需求部门及法务人员会签，提
交至副总经理、总经理审批。
3.1.4 合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，
但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。
3.1.5 各部门合同审核的重点
3.1.5.1 各部门审核重点如下：
序号 部门名称 审核重点（包含但不限于）
1
招采部 合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、
保修等条款。
2
工程部
合同承包范围；合同中的工期、进度、质量、履约、
保修;合同款支付，结算、奖罚；负责变更、签证。
3
设计部 技术相关的合同条款、变更。
4
营销部 营销相关的合同条款、变更。
5
法务 合同风险判断、与法律相关的内容，包括但不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、担保、诉讼等条
款。
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6
序号 部门名称 审核重点（包含但不限于）
6
成本部
工程量清单、合同价款及价款调整、合同款支付、
变更、签证、结算、奖罚等与成本有关的条款。
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财务管理部 合同款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核
算和纳税有关的条款。
3.1.5.2
在合同签批过程中，若各部门对合同条款的理解分歧比较大，招采部根
据实际情况组织对合同进行会议评审，评审后的合同经审批后确定为定稿合同。
3.1.6合同签署和盖章：
1) 合同原则上由对方先签字盖章（合同原件我方不低于四份）。
2) 合同须完成公司最终审批由招采部申请用印盖章。最终签字、盖章的合同文本
要求：应与审批文稿一致；会签、审批中全部调整意见修改完毕并经副总经理、总经
理确认。
3.1.7合同存档、备案与上传
3.1.7.1合同编号及备案：合同编号的编制时间节点是签订合同主体公司盖章之后
一个工作日内，合同主办部门的相关人员持相关材料到招采部，由招采部对合同进行
存档备案一份原件，其他合同原件由合同主办部门的相关人员根据相关部门的需求，
分送各相关部门。
备案资料包括：招标文件审批表、招标文件、开标记录、合同谈判记录、合同签
批表、未招标审批表、中标人投标文件、合同原件等相关资料。
3.1.7.2 合同存档时须注明：工程类、非工程类-项目名称-合同名称-成本科目-专业名称
-合同编号。
3.1.7.3 合同台账：招采部负责合同台账，每月进行更新。
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3.2 合同的执行与反馈
3.2.1 合同执行：合同执行部门负责按合同条款执行,招采部进行监督。招采部每
月收集各部门（项目公司）合同执行中与合同管理相关的问题，汇总分析检查出的
相关问题，改进合同的管理。
3.2.2合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量等方面
的事宜决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件的，如以公司名义发出时，
应以法律规定的有效方式发送，并要求对方工作人员签收并保留发出的凭证，如对
方拒收应立即改为特快专递方式重发，填写邮政特快专递时在备注中写明函件的简
要内容，并将发送凭证报部门内勤存档；如接收对方文件时，则应为文本原件并有
对方的签字盖章确认。
3.3 合同变更、解除和违约处理
3.3.1 合同变更与解除：
1) 合同解除及变更必须采用书面形式，区分不同情况按下列规定审批。
a) 解除合同，变更合同范围、付款条件、工期、质量标准、计价和结算违约责任
等内容的，应采用补充协议的形式，参照3.1合同起草和审批的相关规定审批。
b) 工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更，按【设计变更管理
流程】或【现场签证管理流程】的规定执行。
2) 合同变更或解除后合同执行部门应在一周内完成修改、存档和通知。各部
门应对原合同文本进行标识，以免错误地执行原合同。
3.3.2 合同违约处理：
1) 合同违约金处罚程序：合同执行部门填写《合同违约处理会签单》提出处
理建议并附原合同，招采部、成本部、财务管理部等部门会签，副总经理、总经理
审批；工程合同违约索赔和材料设备合同违约索赔由合同签订主体负责索赔。
2) 经协调无效需使用法律手段的程序：合同执行部门填写《法律途径解决申
请单》提出建议并附原合同，法务审核后，副总经理、总经理审批。合同执行部门
和相关部门协助法务人员执行。
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4. 相关记录
序号 文件名称
1
ZC-010
《工程类合同签批表》
2
ZC-011
《非工程类合同签批表》
3
ZC-014
《合同违约处理会签单》
4
ZC-015
《法律途径解决申请单》