合同管理内部控制流程

一、合同业务综述

主要职责分工

（1）各职能科室

职能科室负责按照单位的规定对合同对方的资质、资信等情况进行调查，并对调查资料妥善保管；负责收集合同谈判相关资料，并组织进行合同谈判，对合同谈判中的关键信息进行记录；负责根据国家及单位相关规定，合同谈判的内容拟定合同文本并递交至相关职能科室审核审批；负责对合同履行情况进行跟踪，发现问题及时向相关职能科室及领导汇报；参与承办合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼的准备及善后工作。

（2）合同归口管理科室

负责建立和完善内部经济合同管理制度；负责参与重大合同的起草、谈判、审查和订立；负责管理合同专用章；负责参与或组织合同纠纷的调节、仲裁、诉讼活动；负责对合同进行登记和归档；负责检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同的有效履行。

（3）财务科

负责组织做好拟签约对象的资信调查，由拟签约对象提供资信证明，由相关职能部门负责核实报财务科审核；负责对合同中的结算条款进行审核；负责按照合同条款的规定组织做好协议款项的收付工作。

（4）政策法规科室

负责做好所签署合同协议的规范性、合法性审核；负责监督、指导

各职能科室起草及修订合同协议文本，负责参与重大合同协议的谈判；协助单位相关职能科室处理合同协议中的纠纷；协助各职能科室依法签订、变更和解除合同协议。

二、合同业务控制流程

合同业务控制流程包括合同订立与审批流程；合同履行与结算流程；合同纠纷调节与处理流程；合同档案建立及保管流程。

1、合同订立与审批流程

（1）各职能科室根据工作需要订立合同的，经单位领导班子集体讨论通过方可立项。并明确具体负责合同谈判、起草、履行等事宜的承办机构和承办人。

（2）组织有关人员与合同相对人进行谈判、协商。

（3）根据有关法律、法规的规定，谈判、协商结果和合同内容的具体要求，拟定合同文本。做到标的明确、内容齐全、条款完备、责任明确、用语规范严密。国家和省市政府有关部门已印制格式合同的，按格式合同要求确定合同内容。

（4）合同在正式签约前，将合同文本及有关合同相对人的资产、资质、信用、履约能力、知识产权状况调查材料，合同谈判、协商材料和政府其他相关部门、机构意见，合同订立依据，批准文件及其他需要提供的资料等材料交由单位法制机构或者组织有关专家进行合法性审查，未经合法性审查或者审查不合格的，不得签订合同。

（5）法律、法规、规章及上级规范性文件规定应当报经有关部门批准的合同，按照有关程序报请批准。

（6）合同应当由单位法定代表人签字。授权其他人员签字的，应有法定代表人的书面授权。签字后加盖公章或合同专用章。

2、合同履行与结算流程

合同签订后，承办机构严格按合同约定履行，并及时对履行过程中的问题进行处理，做到本单位一方不违约。本单位为履行合同所做的工作，都要留有记录或者证据。

承办机构和承办人督促对方按合同履行其义务，如对方在履行中有不符合合同约定的行为，及时做出反应，固定对方违约的证据，为以后处理合同纠纷做准备。

合同结算时，由对方当事人出具发票或收款收据。承办机构或承办人将经分管领导、单位负责人签字的发票及合同，一并交财务科报账处理。合同价款通过国库集中支付系统支付，原则上只开具限制性抬头的转账支票或电汇。

3、合同纠纷调节与处理流程

（1）、和解。由争议双方根据合同约定的违约责任和双方实际情况，自行协商解决。经协商达成一致意见的，签订书面协议。

（2）、调解。由争议双方选择信任的第三方居中，就合同争议进行调解处理。经调解达成一致意见的，签订书面协议。

（3）、仲裁。争议双方根据合同中的仲裁条款或者纠纷发生以后达成的仲裁协议，将争议提交法定的仲裁机构，由仲裁机构依据仲裁规则居间进行居中调解，依法做出裁定的方式。当事人不愿和解、调解或者和解、调解不成的，可以根据仲裁协议向仲裁机构申请仲裁。并可根据生效的仲裁协议申请强制执行。

（4）、诉讼。诉讼是解决合同争议的最后方式。人民法院根据争议双方的请求、事实和法律，依法做出裁判，藉此解决争议。当事人没有订立仲裁协议或者仲裁协议无效的，可以向人民法院起诉。

4、合同档案建立及保管流程

各业务单位设专门人员负责合同文档管理，以年代结合项目性质对合同进行分类编号，以原始记录为依据，编制合同统计清单。

因工作需要须借阅合同文档，经单位领导签字同意后，方可办理相关借阅手续，以影印件借出。

1.合同管理流程图（示例）

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2.合同管理流程节点简要说明

3.关键流程节点详细说明

流程节点：A1

控制活动名称：合同订立起草

说明：

（1）承办部门在订立合同前，应严格审查对方当事人提供的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限等相关证明材料。杜绝与无资质的自然人、法人及其他组织签订合同。

（2）合同内容应完整，合同的基本要素应齐全，即标的、数量、质量、价格或报酬、履约期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款应当明确具体，文字表达严谨。

（3）承办部门向财务科送审合同文本，除提供《经济合同审核单》及合同文本原件外，还应提供以下相关材料：

①通过政府采购方式产生的合同，需提供招投标文件、中标通知书或招标纪要等相关材料。其中以询价方式采购的，需提供由询价人签字的询价记录；以本单位内部招标方式采购的，需提供参与人员签字确认的招标情况说明；

②不适宜招标的项目需提供经相关领导审签的情况说明；

③相关预算下达文件；

④其它前置性材料及补充说明。

⑤合同金额20万元及以上或关系群众切身利益及全局重要利益的合同，需提供与合同所涉事项的决策审批文件或会议纪要。

（4）承办部门要严格审核合同内容。

（5）合同订立应采用书面形式，采用双面打印、胶装或骑马钉装订方式。

流程节点： A2、B2、C2、D2、F2

控制活动名称：合同审批权限

说明：

原则上，各项合同应按照有关规定，履行事前审批程序，并附上相应的事前审批文件。

合同审批权限：

（1）必须签订经济合同的事项及金额下限