加强“合同计划管理”，实现降险增效

合同管理是企业的生产力，是企业不可或缺的平台，合同管理的管理水平的高低，对企业的生存和发展至关重要。生产经营企业面对当前的实际情况，只有不断增强合同风险防范意识、全员合同管理意识、合同履约过程控制意识、提高合同管理的计划性，才是提高合同管理水平，降低合同风险，取得最大效益的有效途径。

一、合同计划管理提出的背景

随着企业业务的快速发展，合同数量及合同涉及的金额都迅速增加，以致在合同管理业务上出现以下问题：

1、存在不签订书面合同现象。业务主办部门或经办人员，避开合同签订和审批程序，常以领导批示、会议决定等实施具体业务，或者先不签订书面合同，业务实施完成后，为了结账或结算，补签合同文本，以致完全推动了合同根本目的和意义。无书面合同，一旦一方失信，便纠缠不清，引发合同纠纷。有的企业仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易，给合同履行带来隐患，致使当事人事后需要花费更多的精力来弥补和处理这些当初为图省事而留下的隐患。

2、应当变更合同的没有书面变更或没有及时书面变更。合同变更包括合同内容变更和合同主体变更两种情形。合同变更的目的是通过对原合同的修改，保障合同更好地履行和一定目的的实现，合同变更也在一定程度上相当于重新签订了合同。因此。为了更好的维护企业合法权益，其关键在于合同变更必须及时采取书面形式。

3、缺乏履行监控：在企业的合同业务管理实践中，往往是重订

立、轻履行，导致合同未全面履行或监控不当，可能导致企业诉讼失败、经济利益受损。

二、合同计划管理的内涵及特征

所谓合同管理，就是对合同签订的准备、合同的签订、合同履行、合同履行后四个阶段，根据业务需求实行计划控制，以致业务的合同管理有计划、有监督、有效益。

1、合同签订准备阶段的计划管理

做好签约准备阶段的管理工作是签订好合同的前提和基础,应采取谨慎、严肃、认真的态度，做好签约前的一系列准备工作,确保合同的顺利签订，达到预期的目的。合同签约准备阶段，制定市场调查计划，明确调查的内容主要是了解本企业产品的社会需求情况，同行业生产、销售同类产品的情况，消费者的意见和要求等。对所调查情况都应建立档案，作为签订合同时的参考资料。

有计划的对市场进行预测，在市场调查的基础上，分析、掌握

一个时期市场需求发展的趋势，从而建立起自身的经济信息体系，运用科学的预测理论和方法，对市场供求变化情况进行分析研究，取得正确的预测结果，为作出订立合同的决策，提供比较符合实际的经济信息，确保签约的可靠性。

对订立合同实行计划管理，对常规性经营管理事项需签订合同的，制定合同签订年度计划。为了保证计划的严肃性，合同管理部门将加强对计划落实的跟踪管理，督促有关单位严格执行合同签订计划。

2、合同签订阶段的计划管理：

从合同签订前的准备阶段到合同签订阶段，这就意味着合同的

签订已进入实质阶段。合同一经依法成立，就具有法律效力，当事人必须严格履行。为了使合同从订立时起就具有合法性、真实性和可行性，避免和减少履行过程中的纠纷和不利因素的出现，在合同签订阶段有计划的对签约对方主体资格、信用和履约能力进行调查，这是企业合同订立管理阶段的一项重要内容。选择好的合同对象，有履约能力并且讲信用，就能达到签订合同的预期目的。反之，对签约对方当事人的资格、资信情况不明而草率签约，所签订的合同往往不是上当受骗，就是发生合同纠纷，给企业造成经济上的损失。

(2)制定合同谈判方案。组织协商谈判，这是签订合同的重要阶段，是双方当事人围绕合同内容进行要约和承诺的过程，也是实现合同效益的直接体现。要有计划做好谈判的组织准备工作和洽谈，降低项目成本和提高合同项目收效率，使合同效益最大化。

3、合同履行阶段的计划管理:

合同交底：注重项目实施阶段合同的交底。合同是当事人正确履行义务、保护自身合法利益的依据，因此，公司、项目部全体成员必须首先熟悉合同的全部内容，并对合同条款有一个统一的理解和认识，以避免不了解或对合同理解不一致带来工作上的失误。由于公司、项目部成员知识结构和水平的差异，加之合同条款繁多，合同语言难以理解，因此，很难保证每个成员都能够吃透整个合同内容和合同关系，这样势必影响其在遇到实际问题时进行处理的有效性和正确性，影响合同的全面顺利实施。因此，在合同签订后，企业合同管理人员应熟

悉合同中的各种合同文件及相关文件和资料的主要内容，明确工程中的风险、重点或关键性问题。

增强合同履约过程控制意识

（一）抓好合同台账管理工作

合同台账管理，是合同管理中一项重要工作。搞好合同台账管理，既是合同履行的依据，又是合同履行的记录，对合同管理的实施和评价有着十分重要的意义。

（二）抓好履约检查环节

履约检查，是事前或事中发现问题和疏漏的唯一办法。只有在合同履约过程中定期检查，才能及时发现问题，制订防范风险的对策，从而将风险损失程度降到最小，将收益做得最大。为此，合同管理人员必须经常深入现场对合同履约和管理情况进行针对性的检查，通过检查反映出合同履约中的一般性问题，显示出妨碍合同履行的重大问题，以及产生争议或出现纠纷的现象或隐患等，提出解决的办法或提出解决的请求，通过整改使合同顺利履约得到落实。

合同变更：抓好变更和索赔工作

索赔是合同管理的继续，是项目施工过程中不可避免的，是业主与承包商之间承担工程风险比例的合理再分配，更能体现合同的公平合理性。工程变更和索赔是项目合同管理的一项重要工作，贯穿于合同履行的全过程，有严格的程序规定和时效要求，需要详细完整的证明资料，而且它与项目管理的其它方面有密切联系，涉及到技术、

施工、质量、安全环保水保、材料设备供应、合同管理、公共关系等各个方面。为此必须提高变更和索赔的预见性、计划性，加强变更和索赔的系统性、规范性、及时性，提高项目经理部各单位工作人员的变更和索赔意识，增强变更和索赔工作责任感和工作积极性，明确各单位的变更和索赔职责，把工作落实到施工的全过程。

1．必须成立变更和索赔组织机构，明确职责范围。

2．要注重变更和索赔基础工作，做好原始记录、保管好原始签证资料。资料的整理与归档都应分类登记，原始资料应做到及时、系统、连续记载，做到不遗漏，实行统一编号、统一装订、统一归档的档案化管理，做到查询、使用方便快捷。

3．变更和索赔的理由应以国家颁布的法律、法规和政策以及合同和业主下发的相关管理办法为准，以施工过程中的实际情况和现场代表、设计人、监理人的通知为依据，做到变更和索赔理由符合客观实际、充分可靠。

4．积极处理索赔，必须按变更和索赔时限、程序去开展工作。变更和索赔事件发生后的时效内，必须对索赔通知、索赔报告、索赔依据等进行审核，进行相关费用审核，做到有理有据，最后进行谈判→成功预防索赔。

履行监督

三是合同履行阶段的管理。(1)建立合同台帐，落实合同任务。建立合同台帐，就是建立帐册，对本企业所签订的全部合同分类登记，