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ERMS的核心功能 － 分类表管理
基于目录的分类管理方式
根据电子文件类型进行自动分类
可以自动生成标准的分类目录 允许用户灵活创建分类目录
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ERMS的核心功能 － 保管期限
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采用内容管理的优势
在多个国际、国内的标准和文献中，都建议在内容管理平台的基础上建设 EDMS, ERMS 和 TDR系统 成熟的内容管理平台已经包含了元数据管理、XML管理、格式转换、安全 权限、文件处置、自动分类、保管期限、法规遵从等一系列模块 优秀的内容管理平台已经符合了ISO 15489, DoD 5015.2, MoReq2等一系 列国际标准 采用内容管理平台，可以非常顺利的实现私有云的架构和SOA的架构
Document
Record
Archive
文件
归档文件 文件
档案 档案
国标:
记录
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管理部门的对应
文件管理部门 Document
综合档案馆 Archive
Record
文件管理部门 文件
档案室 归档文件
《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002） 《文书类电子文件元数据方案》（ DA/T46-2009 ） 《版式电子文件长期保存格式需求》（ DA/T 47-2009 ） 《基于XML的电子文件封装规范》（ DA/T 48-2009 ） 《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T 32-2005） ……
模板 最佳实践 流程发现
建模 模拟 分析 和优化
流程服务
表单设计
流程执行 系统集成
活动监控 队列管理
内容库服务 生命周期
电子签名 CS For SharePoint
分类 内容发布
内容服务
链接管理
访问控制 加密 审计追踪
格式转换 格式副本 XML 管理
工作流
变更控制
信息 权限管理 安全 记录管理
内容库服务
ISO 15489 － Document, Record, Archive
Document
最宽泛的文件定义
Record
不可变更的法律凭证
Archiቤተ መጻሕፍቲ ባይዱe
长期或永久保存价值
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国外与国内文件、档案的对应
根据电子文件的类型定义不同的保管期限
保管期限表具有独立的管理界面，保持安全性和稳定性
保管期限到期后，可自动触发流程和生命周期
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完整的内容生命周期
Object Becomes A Record
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国际电子文件管理标准
DoD certifications – 北美地区政府机构文档管理软件功能需求的事实标准 – 强调信息法律的遵从性 – 文件管理需求类型的多样化趋势 – 军事领域的专业性 MoReq2 – 通用性 – 灵活性 – 一致性 – 可操作性 – 欧盟文件管理的重要指导性文件 Vers – – – –
XML 数据库 XML Database
基本内容 服务
记录管理
纸质档案 采集
信息权限 管理
邮件归档
打印控制
访问控制
业务流程
时效性 保护
自动信息 分类
多媒体 管理
生命周期 管理
统一搜索
数字签名
XML支持
SAP 归档
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review
Pending Review Reviewed/ Draft Issued Issued Effective
Obsolete
START (create)
Draft
edit
Approved/ Rejected/ Draft
issue
training decision
Issued
make effective
联邦式记录管理
Certified
通知
存储管理
Web Services for Records
物理记录管理
Documentum Retention Policy Services
WEB-BASED CLIENT CONTENT SECURITY UNIFIED ARCHITECTURE
Documentum Platform
完整性
– 指档案的正文、附件、结构和背景信息是完整的、未被非法改动。
有效性
– 指档案在经过格式转换、系统迁移等操作之后，依旧能够可被查找、检索、显现和理解 。
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国际标准
ISO 15489 信息与文献——文件管理
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采用内容管理的优势 － 性能
10亿个电子文件
保存超过200万份劳 动就业资料
每年新增数电子档 案1200万份
保存5500万份记录
每天新增2000万份 电子档案，全国 10,000人使用
供比利时1000万公民 使用
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建设所参照的国内标准与规范
《档案法》（1987，1996）
《电子签名法》（2004）
《电子文件管理暂行办法》（2009） 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 》
《信息与文献 文件管理》 （ISO 15489－1：2001）
可信数字仓库 （TDR）
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ERMS系统的建设内容
制度标准 规范建设
管理组织和体系
宣传和推广
制定管理标准和技术规范
规范各单位业务系统建设
系统 建设
ERMS系统建设
基础平台 建设
软/硬件平台初步规划
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ERMS系统建设
形成与 办理
捕获登 记
存储与 保管
检索
利用
处置
数据和业务基础 数字化 分类表 案卷管理 保管期限表
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全流程需求 元数据 安全管理 审计追踪 工作流
系统管理 法规遵从 性能要求 协同管理 易用性
审计和报告 归档
时效性策略 智能存储
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档案管理的核心问题
真实性
– 指档案由当事人或当值设备在第一时间形成，符合形成者的意图，文件的内容真实可信 ，文件所反映的形成者、发送者身份属实，形成和发送时间符合实际。
Static
Structure & Process
传统的档案管理
Low
时效性
规划
冻结保持
审计追踪
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Documentum在电子档案管理的应用
法规遵从
协作空间 记录管理员 Regulatory Publishing 企业搜索 Portal 编辑工具集成 企业应用
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完整的内容管理平台
Information Centric
协作 库服务和工作流 格式副本
Policy Centric
虚拟文档
传统的内容管理
High
CM and RM solve different but overlapping problems The real requirement is to manage the complete lifecycle of content Integration provides a complete solution and is a required aspect of ECM
Documentum ECM
Documentum Records Manager
Time
Expunge
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文件和时效性管理
Core Records Manager Components
安全和访问控制 记录规划 报表
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基于DoD 5015.2的实现
FW: SEC Filing Update
FW: SEC Filing Update
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