浅谈企业如何加强合同管理

企业之间会经常发生经济联系,这种经济联系体现在法律上就是合同,因此,合同是企业开展正常生产经营活动必不可少的经济关系,合同管理也必然成为企业管理的一项重要内容。笔者结合自身工作实践,认为企业加强合同管理主要应从以下五个方面着手。

一、转变观念明确定位

转变观念,就是要转变认为企业合同管理与企业生产经营联系不大、不能直接为企业创造财富、忽视合同管理的观念。事实上,如果没有企业合同行为的合法实施,那也就没有企业正常的生产经营活动,没有合同这个形式,企业的经济活动就不可能进行。

明确定位,就是必须要认识到合同管理作为企业生产经营管理的一项重要工作,它不是无关紧要的,也不应当被边缘化,它与企业的生产经营是紧密联系的,它是企业经营管理的基础性工作,是企业管理现代化的重要标志之一。

二、围绕中心服务大局

围绕中心,就是要紧密围绕企业生产经营的中心工作来实施合同管理,为企业中心工作提供有力的法律支撑。合同管理作为企业管理的一个重要组成部分,必须为企业的中心工作提供优质高效的法律服务保障。企业合同管理要仔细研究企业中心工作中合同关系如何设计、需要哪些合同形式、合同的风险在哪里、控制合同风险的措施等等。例如笔者所在的开滦煤矿,地面压煤问题十分突出,已经成为影响和制约企业发展的重大战略问题。因此,我们在合同管理中就把采煤土地塌陷补偿作为一个重点。

服务大局,就是要服务和服从于企业生产经营的大局。企业的基本活动是生产经营,从这一角度讲,企业合同管理与企业的生产经营不是同等的,企业合同管理产生并服务于生产经营活动。企业合同管理服务和服从于企业生产经营必须做到两点:一是要建立符合企业生产经营规律和特点的合同管理预案;二是要紧密联系实际,在依法合规的前提下,充分发挥合同管理对于提升企业生产效率和提高企业经济效益的作用。

三、加快转变全面融入

加快转变,主要是两方面:一是合同管理程序的转变,二是合同管理内容的转变。

程序是合同管理的生命。当前,我国相当一部分企业的合同管理是不规范的,这种不规范主要体现在不按程序办事。合同管理程序的转变就是从不讲工作程序、简化工作程序、颠倒工作程序转变到重视工作程序、遵守工作程序、严密工作程序上来,认识到遵守工作程序是提高工作质量、促进企业发展的一个基本要素,是企业管理现代化的精髓之一,其核心内容就是规范合同文本审查、合同文本签订、合同履行三者之间的工作程序。

全面融入,主要是两方面:一是管理合同业务范围的全覆盖,即合同管理主动参与到各类合同业务中去,努力实现合同业务全覆盖;二是管理环节的同步性,即合同管理的实施与合同业务的办理同步进行,把合同管理融入合同业务办理过程,真正使合同管理成为办理合同业务的内生性要求。

四、制度创新流程再造

制度是管理的基石,制度创新是提升管理水平的重要路径。企业合同管理中,必须要重视管理制度的制定创新,并且这种创新必须要符合本企业和本行业的实际。具体来讲,要从制度上确立企业合同管理的体制,要明确合同管理部门与合同承办部门、合同业务参与部门及每一个个人的职责,要突出合同管理的重点,要理顺合同管理的程序,要设计特殊情形下合同管理的预案。

概括地讲,合同管理流程再造主要包括三个关键点:一是先调查主体后确定合同对方,二是先审查文本后签订合同,三是先签订文本后履行合同。笔者认为,合同管理流程的这三个关键环节是企业合同管理的基本原则,只有坚持这样的原则,才能最大限度上保证企业生产经营的依法进行和避免企业合同风险的发生。

五、确立标准抓住关键

确立工作标准是做好工作的前提。笔者认为,合同管理应有的五个工作标准,即:合同主体适格、合同文本合法、合同签订有序、合同履行依约、合同档案完整。

合同主体适格就是指合同对方是合法存续的经营主体,具备从事合同业务的资质能力和经济实力,诚实守信;

合同文本合法就是指合同条款齐备并符合法律规定,合同约定不违反法律强制性规定,按照法律规定履行相关批准手续;

合同签订有序就是指签订合同有授权依据,按照公司内部规定程序签字盖章;

合同履行依约就是指合同双方都必须严格按照合同的约定履行权利义务,不得随意变更、终止或解除合同;

合同档案完整就是指合同业务实施过程中产生的合同文本、补充(变更、终止)协议、会议纪要、验收报告以及合同管理中形成的各种文字资料(含电子文档)要全部分类依序整理归档。

按照确立的五个工作标准,在合同管理中应抓住五个管理的关键环节,即:

合同主体的调查,主要是调查合同主体的经营资格和资质条件,并根据资质证照期限动态更新,及时掌握合同对方主体的变化情况。

合同文本的审查,一是对非常用性合同文本的法律审查,二是制作常用性合同文本的参考范本,为合同承办部门提供便利,同时提高法律审查效率。

合同签订的规范,合同文本草案出来后,应由技术、财务等相关部门进行技术经济性审查,同时由法律人员进行法律审查,会审完毕再根据企业内部授权权限由相应企业管理人员签署,最后加盖企业合同专用章。

合同履行的监督,合同管理部门应定期对本企业的合同履行情况进行调查核实,搞清楚每一份合同的履行状态,并定期汇总履行情况。对于在核实履行中发现的问题,应及时提出法律对策,并向合同承办部门及时反馈。

合同档案的保管,即按照合同管理制度、合同文本、客户资料、合同授权、合同审查备案、合同台账等类别进行存档(含电子文档),并定期将合同档案移交企业档案管理部门保存。