关于公司劳动合同管理风险防范备忘录

近期，本团队受理了一起客户公司与离职高管劳动纠纷案件，目前本案处于仲裁裁决阶段。考虑到其他公司可能也存在类似法律风险，因此本团队律师基于本案案情制作本备忘录，望助益各客户公司完善劳动合同管理制度、加强劳动合同风险管理。

一、未与员工签订正式的书面劳动合同，存在支付二倍工资的风险

1.法规依据

《劳动合同法》第十条建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。

《劳动合同法》第八十二条用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。

《劳动合同法实施条例》第七条用人单位自用工之日起满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，自用工之日起满一个月的次日至满一年的前一日应当依照《劳动合同法》第八十二条的规定向劳动者每月支付两倍的工资，并视为自用工之日起满一年的当日已经与劳动者订立无固定期限劳动合同，应当立即与劳动者补订书面劳动合同。劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，并依照劳动合同法第四十七条的规定支付经济补偿。

2.分析及建议

根据上述法规依据，公司应与员工签订劳动合同，未签订则存在向员工支付双倍工资的风险，除非有强有力的证据证明未签订劳动合同的过错在员工本人。根据司法判例，针对未签订劳动合同的情形，《劳动合同法》倾向于保护处于弱势一方的劳动者。因此，公司应确保及时与员工签订正式的书面劳动合同。具体建议如下：

（1）对于新入职员工

新员工入职一个月内，尤其高级管理人员或其他高薪员工，公司应及时与其签订正式书面劳动合同。如劳动者拒不签署，公司应当书面通知劳动者终止劳动关系。

（2）对于老员工

全面梳理公司所有老员工的劳动合同状态，入职时员工未签订或虽签订但公司遗失的，公司应及时与该名员工补签劳动合同。

二、关于差额工资

1.法律法规

《劳动合同法》第十七条劳动合同应当具备以下条款：用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；劳动合同期限；工作内容和工作地点；工作时间和休息休假；劳动报酬；社会保险；劳动保护、劳动条件和职业危害防护；法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。

劳动合同除前款规定的必备条款外，用人单位与劳动者可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。

2.分析及建议

《劳动合同法》仅约定劳动合同中应明确体现劳动报酬，没有对基本工资、绩效工资做出明确要求，因此公司制度可以对此作出约定，但制度的内容及制定程序应合法合规、员工应对该制度进行确认、并对绩效结果进行明确确认。否则，根据裁判习惯，仲裁员或审判员一般倾向考虑按照员工创造的价值按比例裁定向其补偿。建议如下：

（1）与员工签订的劳动合同中，应明确约定薪酬条款及发放依据；

（2）进一步完善薪酬管理等配套制度，并经职工代表大会讨论通过，经员工本人签字认可；业绩目标、业绩完成情况需经双方书面确认。

三、用人单位应当依法保障员工的年休假权利

1、法规依据

《职工带薪年休假条例》第三条职工累计工作已满1年不满10年的，年休假5天；已满10年不满20年的，年休假10天；已满20年的，年休假15天。国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。

《职工带薪年休假条例》第五条单位根据生产、工作的具体情况，并考虑职工本人意愿，统筹安排职工年休假。单位确因工作需要不能安排职工休年休假的，经职工本人同意，可以不安排职工休年休假。对职工应休未休的年休假天数，单位应当按照该职工日工资收入的300%支付年休假工资报酬。

《职工带薪年休假条例》第十一条计算未休年休假工资报酬的日工资收入按照职工本人的月工资除以月计薪天数（21.75天）进行折算。月工资是指职工在用人单位支付其未休年休假工资报酬前12个月剔除加班工资后的月平均工资。在本用人单位工作时间不满12个月的，按实际月份计算月平均工资。

2、分析及建议

员工带薪年休假天数以累计工作年限计算，不是以员工现所在用人单位工作年限。用人单位有义务安排其休年假，无法安排的或员工自愿不休假的，应当取得员工的明确书面说明。因此建议：

（1）修改公司请休假制度中与法律法规或部门规章相冲突的条款；

（2）统筹安排员工年休假。公司确因经营需要，无法保障员工年休假的，要取得该员工的书面同意，并支付该员工日工资收入300%的工资报酬。

以上，供参考。