秦佰工字【2017】19号
秦皇岛佰工钢铁有限公司
关于商务合同编码及归档的管理规定
为规范公司商务合同编码及归档管理工作,确保合同的完整性、保密性及可追溯性,特制定本规定。
一、适用范围
本规定适用于我公司各部门与公司外单位或个人签署的所有商务合同(以下简称为合同)。
二、合同编码及归档管理部门
公司所有合同编码的下放及合同归档管理部门为经理办公室档案室。
三、合同编码及归档管理
(一)合同编码管理
1.在“钉钉”审批流程中,在抄送人栏增加档案室档案管理员。
2.每天17时前完成审批的商务合同,档案室档案管理员在当天按照本文
第四条规定向业务部门合同管理员(业务部门指定专人兼职,可一人或三人)发放合同编码,并录入台账。业务部门合同管理员通知合同承办人按照发放编码对合同添加编码,完善合同,录入部门合同台账。
(二)合同归档管理
1.业务部门合同管理员于每周二、周五将期间完成审批、盖章的合同原件及附件(含技术协议、补充协议、物资明细表等)转至档案室,档案室档案管理员按照合同编号对合同进行归档,并录入合同归档档案台账。
2.归档合同必须为原件,如果是传真件或是复印件的,要求15天之内将合同原件返还经理办公室档案室存档。合同及相关附件,要求字迹清晰。
3.所有转至档案室存档的合同必须附“钉钉”审批单(审批单不许打印在合同背面,要求单页纸打印)。
4.业务部门合同管理员每周对已发放编码的合同台账与当期合同归档台账进行核对,对于未按2.1规定归档的合同,合同管理员有责任催办业务部门合同承办人限期归档。档案室档案管理员每月15日、月底对发放编码的合同台账与当期合同归档台账核对,对于未按要求进行合同归档的业务部门有催办及提出考核建议权。
四、编码要求
所有合同编码下发工作由档案室档案管理员负责,具体编码要求如下:所有合同编号由字母、汉字及数字共十七位组成。前三位为大写字母,表示单位名称,第四、五位为物资/产品类别,以汉字标注,第六至十三位共计八位小写数字表示合同最终审批日期(年月日),第十四至十七位共计四位
数字为年度内同类合同归档序号。八位的年月日数字与后四位的归档顺序号数字之间用短横线(“-”)隔开。例如:QBG炉料20171101-0001,其中:QBG:秦佰工;炉料:含铁料;20171101:最终审批人审批时间2017年11月1日;0001:本年度归档第一份合同。全部意义:表示以秦佰工名义签订并审批的含铁料合同,最终审批人审批时间为2017年11月1日,并且是本年度炉料类第一份归档的合同。
五、具体编码
备注:
(一)我公司相关处室对以其它名义签订的合同进行编码时,应将编码前三位字母“QBG”变更为对应户头首位大写字母进行编码。例如:“QRH”:表示以秦容和名义签订的合同, “TJT”:表示以铁俊通名义签订的合同,“QBJ”:表示以秦百捷名义签订的合同,“ZHY”:表示以浙江宏亚名义签订的合同,“BWL”:表示以佰工物流名义签订的合同,“TBG”:表示以唐山佰工名义签订的合同,“XXJ”:表示以新兴交通名义签订的合同。
(二)原则上非业务性部门不允许对外签订合同,如有特殊情况,需要签订合同时,合同编码为:QBG+部门简称前两位汉字+年月日-序号。例如:QBG能环20171101-0001:表示能源环保管理中心以秦佰工名义签订的合同,最终审批人审批时间为2017年11月1日,并且是本年度签署的同类第一份合同。
(三)如果有外来的合同版本,除有对方的合同编码外,业务部门合同承办人也要向档案室申请我公司的合同编码,以便于合同查询、管理。
六、文件执行
(一) 11月10日,所有本年度签署过合同的部门,将本部门已完成编码的各类合同最后一个编码报至档案室档案管理员,档案室档案管理员对所上报合同编码进行整理。编码整理完成后,按本规定第三、四、五条对所有“钉钉”抄送的合同进行编码,后四位合同归档序号延续各类合同11月10日的最后序号。
(二)在业务部门将本部门各类合同最后一个编码报至档案室档案管理员之后,所有新上报“钉钉”审批的合同,业务部门合同承办人在“钉钉”
审批流程抄送人栏中增加档案室档案管理员。
(三)业务部门未按本规定对合同进行编码及传送存档的,由档案室合同管理员出具情况说明报人资企管处,人资企管处对相关责任人处以50元/次的处罚;对在以后工作当中发现因个人工作失误,造成合同丢失的,由人资企管处对相关责任人处以200元/次的处罚。
(四)本规定自文件自2017年11月10日起开始执行,解释权归人资企管处。
秦皇岛佰工钢铁有限公司
2017年11月10日
主送:各生产厂/中心/处/室
抄报:董事长最高管理委员会成员
总经理办公室校印印发时间:2017年11月10日共印26份