创新合同管理模式实现采购有效控制
内容提要：
合同管理是企业管理中一项重要工作，不仅为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力，还可以防范经营风险，维护企业的权益、信誉和形象。本文从合同管理中存在的问题入手，深刻阐述了创新合同管理模式，实现采购有效控制的内涵和成果以及成果创新点等内容。
关键词：创新合同管理模式采购控制
一、创新合同管理模式实现采购有效控制的背景
合同管理是企业管理中一项重要工作，不仅为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力，还可以防范经营风险，维护企业的权益、信誉和形象。酒钢集团公司根据合同管理的实际情况，在采购服务合同的管理上，大胆创新，实行新的管理模式，不断加强采购服务合同管理工作的力度，采取集中管理、优化流程、采用信息化技术等多项措施，有效地控制了风险并带来了较大的经济效益。经过近1年多的努力，集团公司合同管理工作在规范化、标准化、信息化方面，取得了明显的成效。
随着集团公司的发展壮大，合同种类繁多、数量巨大，由于管理模式和制度的不规范和不健全，使得合同管理存在疏漏和不畅，存在许多问题。
1、存在的主要问题
（1）合同管理的模式问题。几年来，集团公司的采购服务合同管理模式采用的是法律事务管理部门统一归口管理和合同承办部门分级管理的模式。法律事务管理部门作为合同的管理部门，对合同的签订和履行负有规范、监督、检查和指导的职责。但实际情况是公司的合同管理并没有实现真正的合同归口管理，仅审查合同文本的合法合规性，无法掌握合同履约情况，法律事务管理部门、业务部门、相关职能部门之间缺乏有效的沟通机制，合同管理模式粗放，合同的产生以会签代替了管理、监控和合同的责任主体。合同文本和合同编号随意性较大，不利于合同文本的归档和查询，合同归口管理部门缺少合同台帐和履行资料。另外，还存在业务部门对合同的订立、履行和执行的全过程所应担负责任的认识误区，甚至个别观点认为法律事务管理部门应负合同的全部责任，合同纠纷时有发生。这些情况都不利于合同的日常规范管理及责任人制度的建立。
（2）合同管理的制度问题。建立合理的合同管理制度是合同管理规范化、制度化、效率化的前提和基础。而集团公司在合同管理制度上存在问题，适用性和有效性差，不健全，缺少有效的合同责任人制度、监督及奖惩措施等。合同管理制度应包含合同责任单位制度、审批制度、审查制度、监督和检查制度等。通过建立合同管理制度做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、审核、生效、履
行、纠纷处理和考核都处于有效的控制状态。
（3）合同管理分散，缺乏监督机制和信息化管控。集团公司采购服务合同管理各自为政，缺乏集中统一的控制。实施了ERP后，采购的一部分合同在信息系统中管理，大部分在信息系统外，不统一，签订前采用会签进行评审。但随着合同的数量和类型的不断增长，合同审查的效率过低和质量不高，运行效率低下，责任主体不清。
（4）先履行义务和干活，没有正式书面合同，双方的权利义务不明确，后补合同，法律风险极为严重。合同文本缺乏标准，内容不够严谨，不准确，容易发生岐义和误解，导致合同难以履行或引起争议。合同条款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞，常见漏掉的往往是违约责任和纠纷处理。有些合同只讲好话，不讲丑话，只讲正面的，不讲反面的，一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的条款。
（5）合同管理组织机构不完善，履约控制效果差。集团公司基本上没有把合同管理纳入经营管理之中，没有建立相应的专职合同管理机构。合同签订的责任人认为“合同一签就完事”，没有专人来做履行监控或只是流于形式，不利于合同管理制度的建立和完善。在履约当中，对于遇到的不可抗力、情势变更、商业风险时，管理者不能与业务职能部门进行沟通协调，在合同的履行、变更或解除、终止过程中，缺乏有效的合同履行跟踪、监督和控制机制。
2、要实现的目标
随着集团公司业务的发展和经营管理的需要，必须降低成本费用，防范企业经营风险，必须对现有的合同管理进行创新。要实现3个目标：
（1）实现采购服务合同签订前的公平公正的交易；
（2）实现合同的统一集中管理，建立合同管理的监督控制和统一的合同归档机制；
（3）实现采购服务合同管理的信息化、标准化，提高合同运行效率。
二、创新合同管理模式实现采购有效控制的内涵与做法
实行集中统一的归口管理和信息化的发挥是采购服务合同创新管理的飞跃。集中统一能够实现合同的统一标准、制度、流程和监控，合同的信息化管理能够实现效率的大幅度提高，便于控制、统计、查询。具体做法如下：
1、建立合理、有效、新的合同管理模式和专门的合同管理机构，明确采购服务合同管理制度和流程，实现集中和信息化管理
在企业管理信息部成立合同管理科统一归口管理，按照新的模式和流程进行控制。合同科作为合同的统一管理部门，对合同签订前负有审核、打印、盖章、归档、监督、检查和指导的责任。合同单位（主要有供销、工程、维修、劳务等）负责本单位的合同前的谈判、进入交易中心的招议标、合同
起草、签订和履行，是合同的责任主体。合同单位和管控部门各司其职、各负其责的管理模式，形成完善的合同管理体系。
对采购服务合同所涉及的范围、种类、制度、流程、合同专用章、合同文本进行了梳理，确定合同管理的整体思路和审核、打印、盖章、归档的方法。对集团公司、宏兴公司、分公司在原燃料、设备备件、材料、运输、维修、技术、劳务、工程建设等方面所有合同进行统一管理，统一审核和控制，集中合同的打印、盖章、归档工作。
对采购服务合同的管理全部纳入到SAP和OA系统中进行信息化运作控制，实现对合同全过程的电子化闭环管理。通过信息化手段，保障了合同管理的动态实时监控，提高了合同管理工作的精确化和集约化水平。
为明确标准合同与非标准合同，确定标准合同文本，实现在信息系统合同签订前的流程审核审批，杜绝会签时间过长和职责不清的现象，先后制定了《合同管理办法》、《授权管理办法》、《供方管理办法》、《采购交易运行管理细则》等管理制度。这一系列制度的建立和完善，明确了合同管理的内容、职责、流程等，将合同管理工作纳入了制度化轨道，统一管理法定代表人授权委托书和公证事宜，规范了各类合同的审批流程和审批权限，从流程上控制了合同的签订、生效。开展整顿和规范并逐步使集团公司采购服务的业务全