第十一章 合同信息化管理规定
为贯彻落实公司信息化总体规划，持续有效运行合同管理软件，以信
息化手段规范、督促、提升公司合同管理水平，结合公司实际情况制定本
管理规定。
一、 上线范围
第一条 公司所属一、二、三、四公司，五、六分公司，深圳分公司，
昆明分公司，福州分公司，海力公司等以项目施工为主业的单位均要求全
面上线运行合同管理软件，经营性窗口公司和其他单位暂不作强制性要求，
由各单位自行决定。
第二条 所有以二航局名义中标和以子公司名义中标的项目均要求全
面上线合同管理软件，实现合同管理网上运行。
第三条 为投资项目成立的项目公司暂不要求上线合同管理软件，但
对应承担具体施工任务的项目部应上线运行合同管理软件。
二、 上线数据内容与要求
第四条 合同管理信息化要求上线的数据包括建设合同信息、分包合
同信息、项目成本信息、分包商信息、法律纠纷信息和合同事务处理信息
六大模块数据。
第五条 建设合同要求录入的数据信息主要包括：项目基本信息，建
设合同基本信息，项目经理、商务副经理、合同部长姓名、联系方式及变
动情况，合同工期及履约状况，与业主计量批复情况及明细，收款情况明
细，变更索赔进展情况及明细等，要求将合同协议书、工程量清单、每期
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中间计量证书、变更索赔申报及批复资料等扫描后上传系统。
第六条 分包合同要求录入的数据信息主要包括：分包申报与审批信
息、分包招议标开标与评标信息、合同评审信息、合同基本信息、中间计
量信息、支付信息、变更信息、结算信息等，要求将分包开标与评标记录、
分包合同评审会签表、分包合同、办理的计量支付资料、变更审批资料、
完工结算资料等扫描后上传系统。
第七条 项目成本信息要求录入的数据主要包括：项目初期成本测算
资料、上级单位下达的责任成本资料、季度已发生成本统计及预计未来成
本测算资料等。
第八条 分包商管理要求录入的数据主要包括：分包商基本信息、五
证扫描件上传与更新、奖惩信息录入等，较多数据自动关联信息化其他模
块数据。
第九条 法律纠纷信息要求录入的数据主要包括：案件基本情况介绍
及进展情况更新、主要证据情况、上传相关法律文书扫描件。
第十条 合同事务处理模块主要用于办理各类补充协议签字盖章审核、
对外发函发文审核等日常事务性工作。
第十一条 各单位及项目部在录入合同信息化数据时，应同步完整上
传相关附件资料，在保证内容完整、清晰可读的前提下，尽量压缩上传附
件容量。建议单页文字资料采用JPG格式、多页文字资料采用PDF格式或
以JPG格式扫描每页后插入Word文档上传，不得采取直接压缩打包形式上
传附件。
第十二条 项目部应在本项目建设合同签订后5日内完成项目基本信
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息与建设合同基本信息的录入工作并上传附件，在申报或获批建设合同计
量、支付、变更索赔信息后3日内将信息录入系统，数据发生变化后3日
内同步更新系统数据。
第十三条 项目部应至少提前15日在网上填报分包申请信息，在完
成开标评标工作后3日内将相关信息录入系统，分包计量、支付、变更、
结算信息应当即办即录，保证后续工作能及时正常开展。
第十四条 项目部应在施工组织设计获批后三个月内完成初期成本
测算数据录入工作，在每季度末30日前完成季度已发生成本统计和预计未
来成本测算分析并同步更新成本测算调整模块数据。
第十五条 对合同信息化软件中填报的相关申请申报信息，对应有审
查审批权限的用户应当在收到审查审批提醒后2个工作日内完成审查审批
工作。
第十六条 对因各种原因在项目信息化数据创建前就需实施的分包
申请、分包招议标等，可先采取书面形式办理，具备上线条件后5日内再
将数据信息补录，并上传已形成的有关书面文件资料，以证明为补录数据。
三、 用户权限设置与调整
第十七条 各单位应配置合同信息化系统管理员专人负责软件用户
权限设置与调整工作，建立对应台账，真实、全面、准确记录用户权限开
通、调整、撤销全过程信息。
第十八条 系统管理员收到项目相关人员任职信息后2日内，为其开
通合同管理系统用户权限并记录在案。
第十九条 合同管理人员职务、岗位等发生变动后，所在单位或项目
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部应在2日内以书面形式将变动情况报本单位合同部门，系统管理员1个
工作日内完成权限调整并记录在案。
第二十条 对因各种原因离职或调离我单位的合同人员，所在单位或
项目部应在确认离职或调离信息后24小时内（电话通知）将变动情况报本
单位合同部门，系统管理员收到信息后24小时内取消其权限，相关书面手
续可随后补办。
四、 安全保密及其他
第二十一条 各单位合同部门应明确专人负责本单位合同信息化系统
的保密与安全工作，发现异常情况及时报告。
第二十二条 各级合同用户应妥善保管用户名和密码，收到初始密码后
及时更改，使用过程中定期更换。
第二十三条 严禁将用户名和密码告知他人、由他人代为完成数据录入
或审查审批工作。
第二十四条 在外单位或公用电脑上使用合同信息化软件后，应及时清
除全部下载信息和使用痕迹，防止泄密。
第二十五条 合同信息化运行情况将作为合同管理综合考评指标之一，
纳入对各单位的综合考评。
第二十六条 各级合同用户应遵守相关规定，规范录入数据信息，做好
数据保密，确保合同信息化软件稳定、安全、高效运行。
第二十七条 对违反本管理规定、违规泄露数据信息的，将追究其经济
责任、行政责任，触犯法律的，将移送司法机关追究刑事责任。