注意保密
未经事先许可，不应传送保密性强的文件或材料，因为公 共传真机保密性不高，任何刚好经过传真机旁边的人，都 可以轻易窥得传真纸上的内容，所以传真件不能确保完全 保密。若是任何比较私密的事情，最好不用传真机传达， 除非你想让事件变成“公开的秘密”。
行文礼貌
1、在书写传真件时，在语气和行文风格上，应做到 清楚，简洁，且必须像写信一样有礼貌，如必要的称 呼、问 候语、签字、敬语、致谢语等均不可缺少，尤 其是信尾的签字常被忽略，这是不太礼貌的，因为签 字代表这封信是发信者知道并且同意才发出的，否则 任何人都可以轻易冒名发信件了。 2、注意字号：传真的材料，应该比普通打印的文件 字体大一点，以保证传真过去的文字清晰、方便阅读。 3、如果传真盖有公章的文字材料，必须要把章盖得 清晰、颜色鲜艳，这样传真过去后，才可能清楚。
办公室使用传真机的礼仪
4、不要霸占传真机。在黄金时段忌连发几十页或更多 传真，影响他人使用。 5、使用完毕后记得将你的原件拿走。如果原稿遗失， 不仅会走漏重要信息，也会给自己工作带来不便。
使用传真机时应当避免的错误
其一，发送传真时要注意语言，要礼貌不要生硬，不要 说：“给我信号，我要发传真。”或者没有在传真上注 明是给某某部门和某某人的情况下，说：“传真是给某 某的。”不让对方记下了就挂了电话，对方会因为匆忙 之中没有记牢而无从送达。 其二，当时方不能准确说出要发送传真的部门和个人就 说公司没有这个人，就挂断传真电话，粗暴地拒绝接收 传真，这样做的后果一是会破坏公司形象，还有可能拒 绝了诚心想商务交往的时方，而失去合作的机会
办公室使用传真机的礼仪
1、公私分明。由于发送传真费用较高，因此不能随意 使用公司的传真设备，也不要让他人将发给你的私人传 真发到公司，这样做可能会给同事留下不好的印象或者 滋长办公室不良风气。若有急事必须使用，经请示同意 后再用。 2、使用的先后问题。如果你需要发一份很长的传真， 而等在你后面的同事只需要发一两张时，不妨让他先用； 如果你的任务不是特别急迫，应让时间紧迫的同事先用。 3、传真纸用完时要及时更换新传真纸；如果遇到传真 机出故障，应及时找出原因并立刻处理好，方便下一位 同事使用。
收发传真礼仪
传真机是远程通讯方面的重要工具,因其 方便快 捷，在现代商 务活动中的使用越 来越多，可部分取代邮递业务。传真件也 是一种普遍认可的文书形式。起草传真时 应做到简明扼要，文明有礼。由于传真机 使用非常普及，因而有其独特的使用规则。
明确信息 规范操作 行文礼貌
注意保密
规范操作
1、在发传真之前，商务人员应先打电话通知对方。如果传真页 数较多，要特别告诉对方，以让对方考虑是否发传真或其他方 式在收到他人的传真后，商务人员应当在第一时间内采用适当 的方式告知对方。需要办理或者转交，转送他人发送的传真时 切不可拖延时间，耽误对方的要事。如果没有得到对方的允许， 不要将发送时间设定在下班后，这是非常不礼貌的行为。 2、传真机一般有自动和手动两种方式，要根据不同的传真机使 用不同的规范操作。 3、传真的纸张规范：不应用传真机传送太长的文件，一般是 A4大小、白色纸。不要用其他颜色的纸，而且为长久保存资料 最好将传真件复印。如果接收人需要原件备案，诸如一些需要 主管人员亲笔签字的合同等资料，则应在传真后将原件用商业 信函的方式寄出。
明确信息
1、为了明确传真的有关信息，正式的传真必须有封面，封面页 一般较为正式。 2、注意传真首页需要我们在传真首页上注明的内容包括：传送 者和接收者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等。另 外，每页都应该有页码标注，这样方便阅读，而且如有的大企业定时分批发 送公函和信笺，如不标明急件，就容易被耽误。