合同评审与顾客沟通控制程序
5评审内容
5.1产品要求的确定
经营部门根据招标文件、合同、口头订单,从以下方面确定顾客的要求和期望。
a、顾客明示的产品要求,包括质量(如质量等级、验收标准)、工期、交付方式及交付后的服务等;
b、顾客没有明确要求,但预期或规定的用途所必须的产品要求;
c、顾客没有规定,但相关法律、法规、质量标准等规定的要求;
技术部门负责施工工艺、技术资源方面有关要求的评审。
工程部门负责施工进度、施工机具设备和工程交付等条款的评审。
工程部门负责质量目标、指标、验收标准、安全生产等条款的评审。
人力资源部门负责人力资源、人员资格等方面的评审。
经营管理部门负责资质,计划、统计等方面的评审。
财务部门负责资金使用(如垫资额度等)及进度款拨付等方面的评审。
d、企业的承诺。
5.2合同评审内容
在投标、接受合同或订单之前,经营管理部门对已识别的顾客要求和本企业的承诺,组织相关部门对标书、合同的产品要求实施评审。评审内容为:
a、能否满足产品要求(包括顾客的要求和企业的承诺);
b、顾客没有以文件形式提出的要求(如口头订单),能否在接受前得到确认;
c、与以前表述不一致的合同或订单(如标书或报价单)已予以解决;
9.3交付后的沟通
交付后的沟通由企业质检部门负责,可利用质量回访、满意度测量等方式与顾客沟通,详见《顾客满意度测量控制程序》。
10记录
10.1标书、合同评审会签记录见附表
10.2标书、合同评审会议记录见附表
版次
合同评审与顾客沟通程序
编号
修改号
页码
5
标书合同评审会签记录
年月日
工程名称
招标文件编号
顾客名称
9顾客沟通
9.1合同签定前由企业经营管理部门负责市场调研,收集信息,主要包括项目立项情况、资金来源及落实情况、工艺技术情况、委托设计等。建立经营信息台账,对收集到的信息进行分析处理,确定重点项目,进行沟通和决策。首先与顾客建立良好的工作关系,再利用企业优势,协助业主解决
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合同评审与顾客沟通程序
编号
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4
在工程筹建阶段存在的问题,提供技术服务及咨询。
在投标过程中,熟悉技术文件,包括招标文件、施工图纸、引用标准、合同条款等。根据现场情况提出问题并提出合理化建议。
中标后按招标文件的合同条款要求与顾客正式签订合同。
9.2施工过程中与顾客的沟通
工程管理部门或项目经理部负责施工过程中与顾客的沟通。沟通可利用图纸会审、施工组织设计和方案的报批、技术联络单、工程洽商变更、调度会、工程交付等形式与顾客(或监理)进行沟通。沟通中对顾客提出的问题及时解决处理,确保工程正常施工,合同顺利进行。如在施工过程中接到顾客投拆,由项目经理部按《纠正和预防措施控制程序》规定,分析原因,制定并实施纠正措施,直到顾客满意。
超出顾客要求的公司承诺:
审批:
合同与招标文件是否有不一致的要求,是√否×
□是则在签定合同之前再进行合同评审,附于此记录后面。
□否则不需进行合同评审合同与招标文件是否有不一致的要求,是
××××××××××××公司程序文件
文件编号:
合同评审与顾客沟通控制程序
编制:
审核:
审定:
批准:
受控状态:□是□非
持有者姓名:
持有者部门:
持有者编号:
2003-××-××发布2003-××-××实施
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编号
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1
1、目的及适用范围
1.1为正确理解和明确顾客的要求,确保向顾客提供符合合同要求的工程(产品),特制定本程序。
1.2本程序适用于企业所有工程(产品)合同的评审与顾客沟通。
2术语
2.1小型工程:指合同价款1500万元以下的工程项目。
2.2大中型工程:指合同价款大于1500万元的工程项目。
2.3常规合同:指按国家有关部门统一规定的工期、定额、质量标准等要求的工程(产品)合同。
2.4非常规合同:指顾客对工期、质量等有特殊要求的工程(产品)合同。
d、通过初步策划,包括采取必要的可实现的技术上、资源上的措施,企业是否有能力满足上述规定的要求;
e、若产品要求发生变更,企业应确保相关文件(如合同、设计文件、施工组织设计等)得到修改。并确保相关人员知道已变更的要求。
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6评审组织
经营管理部门组织有关部门进行评审,并具体负责工程价款、报价技巧、合同文件的形式、内容及合法性的评审。
二级单位经营科与企业的经营科的职责相一致,其他部门与相应对口单位的职责相一致。
7评审方式
7.1常规合同标书采用会签评审方式
7.2非常规合同、标书、外商投资工程和国外工程采用会议评审方式。
8合同修改
8.1顾客提出修订合同要求时,二级单位经营科负责将修订的内容通知有关部门,并报企业经营管理部门备案。
8.2修订合同应按本程序规定重新组织评审,以确保满足顾客要求。
2.5外商投资工程:指外商独资或合资的境内工程项目施工合同。
2.6国外工程:指在国外的工程项目。
3引用文件
3.正和预防措施控制程序
3.2顾客满意度测量控制程序
4职责
4.1标书合同评审
企业的经营部门是本企业负责合同评审的归口管理部门,负责对大中型工程、外商投资工程、国外工程投标和签定的合同组织评审。
总经济师或最高管理者授予该职权的人员审批。计划经营部门归口合同修订管理。
小型工程的标书及合同由各二级单位经营科组织评审,主管领导审批,报企业的经营管理部门审核备案。
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编号
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页码
2
4.2顾客沟通
顾客沟通分三个阶段:合同签定前由企业经营部门(经营科)负责,合同履约过程中由现场工程部(经理部)负责,交付后由企业质检科负责。
评审组织人
顾客要求
评审部门
满足顾客要求程度及主要措施
签字
工期:
主要机械设备:
设备科
质量目标:
验收标准:
安全指标:
工程部(质检科、安全科)
施工工艺
新技术
施工规范
技术科
人力资源
人员资格
人力资源科
资金使用情况:
进度款拨付:
财务科
资质
经营科
合同文件的形式,内容及合法性
投标科
审批:
合同与招标文件是否有不一致的要求,是√否×
□是则在签定合同之前再进行合同评审,附于此记录后面。
□否则不需进行合同评审
标书合同评审会议记录
年月日
工程名称
招标文件编号
顾客名称
评审组织人
会议地点
主持人:
参加人员:
顾客要求
满足顾客要求及主要措施
工期:
质量目标:
施工规范:
验收标准:
主要机械设备:
人力资源:
资金使用情况:
资质:
合同文件的形式,内容及合法性: