技术需求 文档管理
二、文控管理系统需求分析
1st
--需求清单
1. 支持多用户同时在线使用. 2. 保障高效的文档上传，检索，读取速度. 3. 支持多文档打开，可同时开启几个文件，形成对比，方便使用 4. 版面文件需确保上传、阅读开启过程中速度问题. 5. 只允许在线查阅，不允许下载、打印、截屏(无法控制).
04 版面文件：包含版面／标签
三、项目蓝图
流程管控
可在系统内进行评审、签批、上传受控.
根据文档状态系统可推送不同的提醒邮件：(签批、生效、阅读、 培训）
1
2
3
4
安全管理
系统内受控的文件上会有水印标识 所有文件集中在专用服务器上, 均可永久保存 可根据需要授于操作人员不同的权限
日志,报表，信息检索
可通过时间段查询此时间段内所有受控文件信息. 各分公司可分地域查询内部文件. 可在系统内自动生成文件清单.
一、文控管理系统需求分析
--系统内受控文件分类
01
质量体系文件:包含一阶文件、二阶文件、三阶文件（体系类）、四阶文 件、机密文件
系统内受控文 件
02
技术文件：包含制作指导、产品描述、检验标准、包装工艺、DMF、 QCP、RMR、生产流程图、坯布工艺、定耗表
03 法律法规类外来文件：包含法律法规、国际、国家、行业标准
2st
1. 文件系统内完成审批流程. 2. 文件清单可在系统内形成报表，可导入和打印. 3. 需将版面文件纳入管控，包括系统内签核、文件和清单管控. 4. 系统发出的相关审批、评审、阅读培训邮件：1） 醒目提示且主题鲜明，方便操作；2） 此邮件专门做一个服务器来发送，不涉及
到的无ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ通知. 5. 版面文件、外来文件（法律法规、国际、国家、行业标准）、客供GPI、外来MSDS均需上传到系统内.
包含制作指导、产品描述、检验标准、包装工艺、DMF、QCP、RMR、生产流程图、 坯布工艺、定耗表
法律法规类外来文件
包含法律法规、国际、国家、行业标准
版面文件
包含版面／标签，PSD,AI,CAD,CDRT等格式的附件
一、文控管理现状
--系统内受控文件数量及存储量
PDF： 5620份，2.32G WORD：4466份，2.52G
操作及使用 其他需求
3st
1. 除通过文件编号、文件名称查询文件外，还可通过产品号或料件号等信息查询文件. 2. 主文档内对应的版面文件要和文件一样，可通过编号直接将文件开启. 3. MES系统内通过产品号和料件号查询对应主文档并能开启文件的功能要保留，并将原来链接到BPM系统，后期可与新开发系统链接. 4. 版面文件 如果只是阅读，上传PDF即可，如果采购要用，就要上传ai cdr psd tiff等多种格式，上传的采购不能用，即代表版面又
部分历史文件文档格式可 能在新系统中无法正常打 开查看.
五、系统实现方案
--系统构成
DCS服务器
四大类文件的分类存储 文件管理数据库服务
DCS服务 器
BPM系统功能
对DCS客户端发起的评审申请进行处理. 发送系统提示邮件. 回写DCS数据库状态及想关的日志
DCS客户端
DCS客户端
文件的上传，下载，权限，水印等服务 文件系统的信息检索
文件管理系统 项目设计方案
目 录
一
文控管理现状
二
文控管理分析
三
项目蓝图
四
可行性分析及风险分析
五
系统实现方案
六
项目产出
七
系统开发及运维人力资源投入
八
系统开发时间节点
九
需解决的问题
十
项目预算
已管控
未管控 未管控
一、文控管理现状
质量体系文件
一阶文件、二阶文件、三阶文件（体系类）、四阶文件、机密文件
技术文件
1
4
配备文控服务器及其他硬件设施
配置专用服务器后，文档可集中管理，文件持久存储， 数据安全性进一步提高.
开发文控管理客户端系统
提供集团统一的文件管理功能界面，按照统一的模式 及标准处理各类文件。
四、可行性分析--及风险风分析 险分析
风险
系统集成
文件管控
文控系统涉及到新开发的 DCS客户端，BPM，及购 买自第三方的软件控件间 的集成，可能会存在软件 兼容性，稳定性的问题
BPM系统
五、系统实现方案
--DCS文控服务器文档存储目录结构
DCS
DCS主目录 一级目录
ISO
TITLE
JHD
TITLE
BMD
TITLE
WLD
TEXT
五、系统实现方案 --BPM文档评审管理
DCS发起评审
文档评审申请在DCS中发起 后自动进入BPM签核流程
状态回写
BPM签核完成后，当前审批流程的状 态需要回写到DSC数据库
BPM文档评审流程
不同的文档直不现的BPM签核流程 流程中一个环节审核不通过，流程回到发起人处，修改完成 后重新提交 评审,过程信息需记录日志
DCS文档评审完成
评审通过后,文档就可以进入发布流程
含文件信息、培训日期，培训具体时间等，这些信息要求可导出. 4. 用户登陆系统后的各项操作需有后台记录，如登陆人员数量、查阅文件信息、哪一类文件查阅频次最高等，可形成报表. 5. 版面文件需给采购部、内销产品事业部相关人员开通下载权限（需传供应商）. 6. 下载后相关人员的下载信息需在系统内有记录.
PDF: 7785份，5.94G WORD: 24051份,10G
质量体系文件
法律法规类 外来文件
PDF: 4764份 ，1.81G
01 03
02
技术文件
04
版面文件
PDF: 189438份，251G
一、文控管理现状
--做废文件
已做废文档
质量体系文件和技术文件作废数量 （份）：46883份（此数据截止到2019年 8月）,29.1G
8 各种文档操作在系统中都有相应的日志记录
四、可行性分析--及可行风性分析险分析
启用BPM文件管理功能
BMP系统在集团已使用多年，且性能相对稳 定成熟。可使用现有的流程管理模式. 集团管理层已熟悉系统使用.
数据迁移
现有归档在公共文件夹中的文件，以及个人 文控电脑中的文件可迁移至新服务器.
2
3
DCS
要再跟采购上传一次，会多出很多工作量. 5. 客供GPI也需有评审功能，并形成记录.
4st
1. 针对文件延期上传、替换必须有强制性的审批环节控制且后台需记录. 2. 系统内的部门编码要与公司编码作业指导文件同步更新. 3. 系统内增加培训环节要求，使用人员开启此份文件后，会有一个已培训按钮，用户点击后代表已培训，后台需记录已培训信息，包