用WORD2003邮件合并方法批量打印毕业证
新疆博州中等职业技术学校林涛徐晓
一、设计毕业模板，并保存，文件名为毕业证.doc（图1）
图1 毕业证书模板
在设计毕业证模板时，注意用直尺测量证件尺寸，在文件中“页面设置”自定义中设置页边距，直到符合要求。

二、修改毕业生花名册
用EXCEL2003建立数据库，并保存，文件名为“毕业生花名册”（图2），但是输入学生姓名时汉字数量，要注意的是二个汉字中间加一个字符，即空二格，如省、市、专业的汉字也要加字符。

图2 毕业生共花名册数据库
三、邮件合并
下面，以制作毕业证书为例，说明在Word2003中具体的制作步骤：
打开毕业证书模板文档，按下列步骤操作。

第一步：单击“工具”·“信函与邮件”·“邮件合并”，任务窗格·“邮件合并”，见图3
图3 邮件合并菜单
图4 文档类型图5 收件人
第二步：在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：正在启动文档”，显示如右图（图4）。

第三步：使用来自文件或数据库的文件，选择数据源，即按路径打开毕业生花名册，一般是Sheet1，确定（图6）。

出现邮件合并收件人对话框，确定（图7）。

图6 选择数据源
图7 邮件合并收件人
第四步：下一步“撰写信函”，选择“其他项目”，将光标移动到“证书编号”位置（图8）。

图8 撰写信函图9 插入合并域
出现插入合并域对话框，选择“证书编号”，插入，出现图9 所示，关闭。

图10 依次插入毕业证书中内容的合并域
第五步：按照第四步的方法依次插入“姓名”、“性别”、“年龄”等，如图10所示。

图11 插入合并域后毕业证书
插入所有内容后，依次选择刚才插入的项目，调整字体，直到满意为止，如图11所示。

第六步：调整模板各部分的位置，直到符合要求，如图12所示。

图12 调整后的毕业证书模板
第七步：预览信函，依次按下图向右的双折箭头，即可预览所有的毕业证书（图13）。

图13 预览信函
第八步：完成合并，合并到打印机，先打印第一页看看效果，符合要求，即可选择全部，确定，（图14）。

图14 第一页合并到打印机图15 全部合并到打印机
第九步：选择打印选项，确定（图15）。

图16 打印对话框
第十步：生成的毕业证文档文件按路径保存即可，以便存档（图17）。

图17 文件保存。