档案资料管理
第一节档案管理运作
一、资料的收集
我们将设立档案室由专门人员负责管理。

资料的收集坚持内容完整、数据可靠的原则，并根据管理的实际需求，扩大资料信息的来源渠道。

（一）与项目发展商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面准确地收集有关君临国际城建筑结构、机电设备和辅助设施等原始资料。

（二）日常管理中收集和建立业户档案、本体维修档案、设备运行档案、投诉回访记录以及ISO 9000质量管理运行记录、创优达标记录。

并将档案的收集、整理、汇总、归档、编目制度化。

（三）通过南京市政府主管部门或国际互联网等渠道获取相关信息。

二、资料的整理和分类
收集到的所有资料、质量记录统一由资料员统一整理，剔除无效部分，然后根据来源、内容、表现形式等特点进行细分，做到条理清晰，分类合理，易于检索。

三、资料的归档管理
（一）归档就是将分类整理好的信息资料进行分类保存，档案分三级：永久保存的档案为一级档案，长期保存的为二级档案，保存期三年以下的为三级档案。

在君临国际城档案管理中我们将原始资料归档，并要求做到电子文档备份。

（二）一级档案、加密档案应严格控制借阅，一级/加密档案的电子文档应设置使用权限，确保一级/加密档案的安全。

（三）档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案目录，并按内容、部门、年度、保存期限及级别分类进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。

（四）为保证档案的完整和安全，档案室应随时保持干燥、通风、清洁，并加装防盗门和防盗网。

同时配备合适的文件柜、文件盒以及除湿机、消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

（五）档案室钥匙交由档案管理员专门保管，档案室禁止无关人员任意进出。

四、文档建立、使用、借阅流程图
（一）文档使用、借阅权限
1、管理中心文档仅限内部员工、认证机构和相关方使用、借阅。

2、一级文档限领班以上员工借阅、认证机构和相关方借阅文档必须经理批准。

3、财务档案除定期向业主公布外，仅限财务工作人员、外部审核人员、领导层使用、借阅。

（二）建立文档流程图
五、档案的销毁
根据文件的保存期限和性质，定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案堆积和混淆。

对于已过存档期的档案，经主管领导批准方可销毁，同时建立已销毁文档清单备查。

第二节档案资料的分类
一、产权与工程技术资料
名称
资料内容保管期限备注纸质档案
文件（传真、电子等形式）
外来文件资内部文件资
阅批单发相关执行人并签字
发相关执行人
原件归档
文员收文件后整理汇总、编号填写办理发文
编目
编目
二、业户档案
三、管理档案资料
四、ISO9000质量管理档案及创优档案。