会议及会议纪要管理规定
一、目的：
为规范我机构的会议管理，为会议的后续工作的执行、追踪提供依据。

特制定本规定。

二、适用范围：
◆部门内部会议（包括部门例会）
◆跨部门会议（两个或两个以上部门参加）
◆机构会议（机构全体参加）
三、会议纪要的定义：
对工作会议中的主要内容尤其是重大事项、会议结果、相关的解决办法和行动计划进行概括记录。

四、会议编号：
◆内部会议（包含部门例会）：部门简写加日期，如采购部为
PU20110426
-----（各部门编号：人力HR,采购PU,财务FI,业务SA, 质量QA, 物
流LI）
◆跨部门会议：TEAM加日期，如TEAM20110425
◆机构会议：XX加日期，如XX20110427
五、具体管理规定
1. 会议纪要记录要求：
1) 所有会议均需做会议纪要，以方便相关信息的查询和后续工作的追
踪、落实。

2) 会议纪要需如实记录，对内容进行概括、总结，分类别或分项目记
录
3) 会议纪要中包含（但不仅限于）如下内容：会议的主要内容及议题，
会议讨论或决定的重大事项、会议决定的行动计划或改进措施。

（具
体格式详见附件一）
2. 会议纪要整理：
1) 机构会议纪要由人力资源部指定专人进行整理
2) 其他会议纪要由会议发起人指定专人进行整理，。

3. 会议纪要的发放及工作追踪：
1) 会议纪要整理人在会后第一时间将整理后的纪要内容与部门负责人
进行确认后，根据工作需要发给所有会议相关人员。

2) 原则上，会议纪要中涉及的行动计划及重要工作的追踪由会议发起
人安排专人进行追踪、落实，机构会议由人力资源部负责追踪、落
实。

4. 抄送、存档、保管：
1) 各类会议资料必须存档：机构会议由人力资源部统一存档保管;跨部
门会议纪要由发起部门存档；
2) 部门内部会议本部门负责人制定专人进行存档保管；
3) 所有会议纪要电子版需在1个工作日内抄报一份给主任及行政人事
部。

六、外部会议及会议纪要具体管理规定
1. 如来访客人会议或受邀考察会议，须提前准备好会议议题发送至对方，
或向对方索取会议议题（也可根据前提沟通信息自行拟定）。

2. 外部会议结束后形成会议纪要，由专门人员整理后与部门负责人进行确
认，然后根据工作需要发给所有会议相关人员。

七、会议纪律及注意事项：
1. 会议出席人需严格遵守会议时间，禁止无故迟到、早退、中途离开。

2. 因事不能到会者，应提前半小时向会议发起人请假。

3. 会议期间如需紧急离席，需获得会议发起人的同意后方可离开。

4. 会议期间，请将手机关机或者设置为静音、震动状态，禁止会议期间在
会议室内接听电话。

5. 会议期间，未经允许，不得交头接耳、私下讨论或窃窃私语。

八、本规定自2012年12月3日起开始执行！。