浅谈合同管理在项目管理过程中的重要性
浅谈合同管理在项目管理过程中的重要性
【摘要】在项目管理过程中，合同管理是重要组成部分，起着事前、事中和事后全过程管理的作用。合同中的甲方通过对合同的有效控制和管理，充分考虑合同的风险和对待风险的措施以及保证合同的有效实施，将大大提高甲方在项目管理中的效率，减少在项目管理中的不必要损失，降低项目的建设成本。本文结合作者实际经验阐述了合同管理在项目管理过程中的重要性。
【关键词】项目管理；合同管理；合同类型
一、完善我国公路工程项目必须要加强其的合同管理
首先，社会主义市场经济的客观要求就是加强合同管理，使市场得以引导与管理，顺应政府转变职能，应用法规、法律与经济的手段来管理、调节市场的趋势。这对市场主体也提出一项要求，就是必须依据市场规律要求，使各项内部管理制度得以健全，其中合同管理就是非常重要的一项。其次，建设项目管理的核心就是合同管理，因此，有效进行项目管理必须加强合同管理，任何工程项目的实施前提都是签订系列承发包合同，对合同管理不重视，就意味着不能有效的控制工程的进度、工程的质量以及工程的费用，人力资源、工程风险、工作沟通等管理就更谈不上了，因此必须抓住核心合同管理，才能调控工程项目的整体运行，使建设目标快速实现，最后，要规范各建设主体的行为，就必须加强合同管理，工程项目合同界定了建设主体各方利益的基本权利和义务，是建设主体各方履行义务及享受权利的基础，当然，也是处理各种纠纷与争议的依据，并且具有法律效力，加强合同管理，能够使建设主体各方按照合同履行义务，并且在出现争执和纠纷时得以处理解决，为规范建设主体行为起到积极的作用，同时，也促进了整顿市场的步伐。
二、合同管理是关乎甲方经济效益的命脉
合同管理的好坏直接体现甲方企业的管理水平的高低，对企业今后的生存和发展至关重要，同时也体现了一个单位的管理水平。
在市场经济体制不断完善和发展中，一方面合同中甲方常用苛刻的合同条款把风险转移给乙方企业，造成风险承担上的严重不平衡；另一方面我们自身重视合同不够，只顾促进度、抓质量，而极大地忽略了索赔的可能性。在项目管理中，没有风险的合同是绝对没有的。现在我们在合同谈判和签订中，由于碍于情面，对合同的认知度不够，风险防范意识不强，而对合同条款分析、审核不严，往往会给单位造成损失。因此，甲方企业应有专门审核合同的机构。既然乙方企业通过合同所确立的民事关系，是对甲乙双方利益的保护，任何一方在执行合同中都应该对所定合同条款严格执行。对于施工企业，在施工过程中，只有加强合同管理，增强全员的合同管理意识，才会成功和达到预期的目的。要做到这些我们必须要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，建立规章制度，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。
三、合同管理在项目管理中的作用
我们认为通常项目管理中存在六类合同：项目管理机构与业主所签项目管理合同、监理单位与业主所签监理合同、设计单位与业主所签设计合同、供应商与业主所签设备材料供应合同、施工单位与业主所签施工合同、施工单位与供应商及分包单位所签供应或施工合同。这六类合同项目管理机构均有权代表业主进行管理。
1.监控合同执行
因为各方的工作源于合同，其工作的结果即各类产品或服务将依合同按时按质交付业主，各方创造产品或提供服务的一切直接工作也既是合同的执行过程，而项目管理机构正是对这过程进行管理，所以，在一定程度和一定意义上项目管理部的日常工作既是对合同执行的
监控、管理。作为与项目管理单位配合协作的监理单位，负责对供应商的材料、设备质量进行检查、对施工单位的施工质量进行监控，以确保依合同所要求的标准供货、依合同所要求的标准进行施工、依合同所要求的标准完成分项、分部、单位工程；作为施工企业项目部，直接负责监控设计、施工进度和供货时间，直接负责各方依合同规定时间供应材料、设备、提交设计文件及交付建筑物；作为工程造价部，则依合同规定核查、审批施工单位提交的工程款申请资料；一方面促
使业主依合同提供进度款，另一方面对施工单位工程款的使用情况进行跟踪，确保进度款不被挪用、依合同原意用于本项目。作为合同管理的负责人，工程负责人在获得工程信息后，由此进行相关决策、命令、批示，此过程也既是在整体上监控着合同的执行。
2.工程款项拨付
工程款项依合同条款按时、足额拨付是业主的主要义务。作为业主的项目代表，项目管理部应在监理单位及造价咨询部对施工单位提交的工程款项拨付申请进行审核且确认的基础上，及时在工程款项拨付申请上签署意见。
3.标段划分工作
招标，标段划分工作也是合同管理工作的重要环节，其工作核心是围绕工程各管理目标，通过一系列法规性的经济技术活动，将工程任务发包给具有相应资质资格并具有施工实力的乙方。在这个过程中招标投标管理单位作为一个市场和市场监管的角色，既要维护好乙方的利益，也要保障甲方的权利，还要保证工程的质量和安全，要对标前，标中，标后严格把关，按照法律程序，科学有效的进行监管。
4.合同工期管理
按合同日期提供相应产品为各方的主要义务。设计合同的供图日期、设备、材料合同的交货时间、施工合同竣工日期为各方所承诺的、具有法律意义的产品交付时间。当项目依靠合同实施时，进度管理即为合同工期管理，因进度管理的意义也既是确保按合同时间要求交付相应产品。密切跟踪、监督勘探、设计及施工进度、对交付时间作出准确预测、对交付时间可能延误及其相应后果向各方提出预警、敦促各方及时采取纠正措施就成为合同工期管理重要内容。
5.各级工程验收
各级工程应根据相应的合同条款对施工单位的完成工程进行验收。监理负责对日常分项、分部工程的验收，并在验收通过后签署意见。项目管理单位应组织项目的最终验收，并向业主及相关单位移交竣工档案资料，确保验收的真实性、准确性。
6.违约索赔处理
在处理违约索赔事项时，项目管理单位应将业主的长远利益和近
期利益相结合，积极维护业主的合理利益。对于承包单位向业主提出的索赔，项目管理部应严格审查其合理性、精确确定其合理的索赔额；对于承包单位的违约行为，项目管理部应及时、全面收集相关证据，准确确定索赔额，形成索赔报告递交业主，经业主批准后向承包单位提出。
三、结束语
项目管理的过程就是合同签订、履行和终止的过程，在项目建设的各个阶段，都必然与合同发生关系，合同管理的重要性可见一斑。因此，项目管理对合同管理应高度重视，从各个方面入手，认真审核，对合同管理上采用事前控制、过程控制、事后总结控制等多个方法，保证顺利履行合同，最终实现项目在质量、技术、功能、投资和工期等方面的终极目标。
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作者简介：王科维，女，陕西西安，陕西瑞恒项目管理有限公司，助理工程师。
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