2．注意礼节
一般而言，收到他人的重要电子邮件后，应即刻回信，既回复对方所提事宜，又是一种礼节的需要。
3．注意编码
由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因，我国的内地、台湾地区、港澳地区，以及侨居国外的华人，目前使用着互不相同的中文编码系统。因此，当用中国内地的编码系统向生活在中国内地之外的其他一切国家和地区的中国人发出电子邮件时，由于双方所采用的中文编码系统有所不同，对方便很有可能只会收到一封由乱字符所组成的“天书”。因此，此时必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件．
在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。
愿我们成为您生命中的礼物，虽然不期而至闯入您的世界，但从此为您打开全新的一扇窗——那一片天空下，生命真挚而温暖，彼此尊重、呵护，彼此温暖。这是我们共同的愿景，这是我们共同的理想！
新春来临，万象更新，XXXX全体员工衷心祝愿贵公司大展宏图、事业兴旺！顺祝春节愉快，身体健康，阖家欢乐！
XXXX公司
三、感谢信：
邮件中常用词汇：
附件attachmentI am attaching the report.我把报告放在了附件中
转发forwardedI've forwarded your e-mail to Alice.我已经将你的邮件转发给Alice
电子邮件伴随着电子计算机的普及，成为当今时代人际交流的重要的文书样式。它既可用于处理公务，还可用于私人交往。起着沟通信息、交流感情的作用。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，传输速度快，能够跨越时空，而且还可以大大地降低通信费用，它为信息时代人们的快节奏、高效率信息传递提供了便利与可能。
（二）电子邮件的撰写
1．电子邮件的结构与内容
电子邮件由邮件头和正文结构而成。
邮件头包括收件人、抄送人地址、主题（邮件名称）、发件人地址等内容。正文包括三部分内容。
(1)信头。第一行顶格写对收信人的称呼。
(2）信体。开门见山、直接人题，告知事宜，传递信息，分享情绪，可自由发挥。
(3)信尾。写明发邮件人姓名、发邮件日期。
XXX
二、问候邮件：
例一：
X经理/总：
您好！
在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！
（在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！）
XXX公司XX敬上例二：
X经理/总：
您好！
生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。
感谢您长期以来对我们的支持和信任！
在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。未来的中国是服务的王国，得服务真谛者得天下！你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融洽、激情的消费天空。您的标准就是我们努力的方向。在私下直言批评的是我们的真朋友！请提高您对我们的标准！
让我们共同携手创造明天、后天!我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种成长的“营养素”，这是您赐予我们最有价值的礼物。
“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。
结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文
1. Email正文要简明扼要，行文通顺。
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。
中文电子邮件的范文
篇一：商务邮件范例以及格式注意事项
一、事务邮件：
X经理/总：
您好！
非常荣幸能够代表我公司与您联系。
我是XXXX公司的XXX（职位）的XXX（姓名），今天将您所感兴趣的我司产
品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！
如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电
话：*********，或联系XXX（该客户的具体主管以上负责人）手机号：XXXX。恭祝商祺！
X经理/总：
您好！
感谢您长期以往对我司的支持与信任，
注意：
一、关于主题
1.一定不要空白标题。
2.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。
3.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。
4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。
5.可适当用使用大写字母字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，
长城宽带网络公司客户服务部
二00九年七月六日
篇三：英文电子邮件格式及范文
英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。
电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如：Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。
2.进行针对性回复
当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
3.回复不得少于10个字
4.不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
篇二：电子邮件的格式和范文
电子邮件的格式和范文
电子邮件（E-mail）是建立在计算机网络上的一种通信形式。计算机用户可以利用网络传递电子邮件，实现相互通信。电子邮件可在计算机局域网上进行，也可在计算机广域网上进行。进行电子邮件通信，必须在网络文件服务器（即计算机）上建立电子邮件的“邮局”。它是电子邮件的中心集散地，可为每个用户设置有地址的信箱。别人可向该信箱发送电子邮件，信箱的主人则可在方便时从信箱中取出对方发来的邮件。这里的“邮局”实际上是网络文件服务器上的一组数据库文件。
结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。
一般电子邮件：
Sincerely,
Sincerely yours,
私人电子邮件：
Regards,
Best wishes,
Best regards,
With best wishes,
Wish best regards,
4.慎选功能
现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必须慎用的。
这主要是因为，一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。另外一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前功尽弃。
特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
6.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。
7.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前
忘记检查主题。
二、关于称呼与问候
1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。
邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。
2. Email开头结尾最好要有问候语
2.附件文件.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。
6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。
称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如：“Hello/Hi Lillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“：”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。
Yours,
Cheers,
As ever,
With love,
Affectionately,
......
在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONG Lillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。
七、回复技巧
1.及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是2小时内。
对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2．电子邮件的撰写要求
(1)主题要明确。一封电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。