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电子邮件书写规范标准


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点击“字体” 设置字号、字体
三.结尾客套语 如:Sincerely
Best regards 祝您顺利!
正文内容编排
原则:要事第一,结论在前,分析在后 使用收信人容易接受的口吻陈述内容
张经理,您好!
邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“ 第二季度销售指标确定会议”。
会议的具体安排如下:
对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。 谢谢!
小贴士
内容简洁易懂,要让收件人在最 短的时间内了解您的表达意图;
根据收件人与自己的等级关系, 熟悉程度等,选择恰当的语气陈述 ,多使用请、谢谢等词语;
如果事情复杂,最好使用1、2、 3、4列几个段落分别说明;
合理利用图片,表格等形式来辅 助陈述 ;
CMW人力资源部
出品
收件人 主题 正文 签名
收件人
确认收件人地址是否正确,以免错发邮件。
CC(抄送)人数减少至最低,避免造成不必要的垃圾邮件
CC功能:让相关人员参考,如团队中的其他人员 让相关人员知晓,如您的直接主管
邮件必须要有主题,主题是邮件的“身份标”
主题应该简单、明确的概括邮件的内容
可以遵循What、When、Where原则,用一个词、短语、句子(一般不超 过35字)来描述邮件的内容,使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。 面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字(Who)。
例:新春二月最新图书推荐,4折起 (who) (when) (what)
例:通知:2009年度元旦和春节放假安排
时间
主题
9:30-10:00 第一季度销售指标完成总结—王总
10:00-11:30 讨论各个销售部门第二季度销售指标设定
11:30-12:00 确定各个部门的第二季度的销售指标
会议前请您准备以下资料: 1.第一季度销售指标完成中碰到的难点; 2.第二季度销售二部的指标设定; 3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。
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点击“邮件格式”
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点击“签名”, 新建签名信息
知识回顾 Knowledge Review
放映结束 感谢各位的批评指导!
谢 谢!
让我们共同进步
签名档文字应选择与正文文字 匹配,简体中文或者英文,字 体应比正文字体小一些;
签名主要包括名字、部门(职 务)、公司、地址、电话、传 真、E-mail等,书写时应将内容 归类,一般不超过5行。
对于电话号码、手机号码等较 长的数字间应加停顿‘-’
签名设置
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收件箱页面— 点击“工具”
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点击“选项”
对于重要信息可以通过大写、改 变颜色、加粗等合理提示;
签名信息内容
XXX 人力资源发展部
上海英孚思为信息科技股份有限公司 地址:上海市定西路1100号辽油大厦11楼 邮编:200050 电话: (8621)-6212-8038- 1009 传真:(8621)-5255-1656 E-mail: xxx@
(when)
(what)
正文简洁、美观、易懂
正文格式
一.称谓+礼貌用语 如:xxx(名字),您好!
XXX经理(名字+职位),您好! XXX先生(女士),您好!
二.内容 字号:可以事先设置文字大小,一般选择10-12号字 字体:一般选择宋体,黑色
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