技术资料管理办法
1 范围
本标准规定了研发技术中心资料档案科室的管理职责、技术资料（包括电子文档）的管理要求、接收、发放、借阅等
本标准适用于技术资料的管理。

2 规范性引用文件
QJ/ML 0001—A 企业技术标准的编号
QJ/ML 0002—A 产品图样及技术文件的编号方法
QJ/ML 0004—A 产品图样及技术文件的更改办法
QJ/ML 0100—A 产品图样及设计文件的完整性及审批程序
QJ/ML 0200—A 工艺文件完整性及审批程序
3 技术资料分类
技术资料包括：
a)产品图样（含样机试制图样、正式生产图样、工程图样）和技术文件（包括设计文件、
工艺文件、企业标准、检验文件）。

b) 外来资料（含上级标准、刊物、图书、引进产品的标准图样、顾客提供的文件资料）。

4 职责
4.1研发技术中心资料档案科室职责
4.1.1研发技术中心资料档案科室为公司技术资料及档案的归口管理部门，实施监督和业务指导。

4.1.2负责科技图书、刊物和上级标准的采购、归档、建目、借阅。

4.1.3负责引进产品图样和技术文件的接收、建档等工作；
4.1.4 负责A0图样的制作；
4.1.5负责做好技术资料的防盗、防潮、防晒、防蛀、防鼠、防火等室内管理工作。

4.1.6负责本单位的产品图样、技术文件及其电子文档的归档、验收、保管、复制、发放、借用、回收及销毁，并监督其更改与电子文档有效版本的一致性。

4.1.7负责客户提供的工程设计用图、资料的归档、管理。

5 管理要求
5.1 产品图样和技术文件入库前的管理
5.1.1企业技术标准的编号按QJ/ML 0001—A的规定。

产品图样和技术文件的编号按QJ/ML 0002—A的规定。

5.1.2资料员对产品图样和技术文件接收和归档时，均应按目录整理入库，并按企业技术标准检查标题栏格式是否符合要求，按QJ/ML 0100—A和QJ/ML 0200—A的要求检查是否符
合完整性和审批程序的规定，如果不符合企业标准的规定，有权退还。

5.1.3产品图样和技术文件都应有手签纸本和电子文本，入库前应凭手签字完整的纸本，在电子文本上用高3.5mm华文行楷字填写和手签字相同的签署人员姓名和日期，两种版本签字必须一致。

手签纸本和电子文本同时入库，二者缺一不可。

5.1.4办理产品图样和技术文件入库人员应保证手签纸本和电子文本内容的一致性，在使用过程中，如发现两种版本不一致或因此造成经济损失，应追究入库人员责任。

5.1.5 产品图样和技术文件入库应填写《图样及技术文件接收清单》，见格式1。

资料员要在清单上写明归档柜号，对接收的技术资料要在存放处贴上代号标签，以便于查找。

5.2产品图样和技术文件的发放
5.2.1产品图样和技术文件入库后资料员应及时复制，用手签纸本复印或电子文本打印均可。

复制图样或文件为控制其版本的有效性，必须加盖印章后发放，发放范围见表1。

没有加盖印章的复制图样或文件为无效版本，不能指导生产和检验。

5.2.2发放的图样或文件盖章规定
5.2.2.1研发技术中心资料档案科室发放的图样或文件
a)技术标准盖“美力资料专用章+日期章”；
b)引进产品图样和文件盖“参考+日期章”，是否直接作为试制用图由公司决定。

5.2.2.2资料科室发放的图样或文件
a)样机试制图样和文件“试制用图＋日期章”，试制完成后要如数交回资料科室，
统一销毁；
b)正式生产图样和文件即采用分类编号法，并标注S、A标记的图样和文件盖“美力
资料专用章+日期章”；
c)工程图样和文件发给生产部门使用的盖“美力生产专用章+日期章”，发给检验部
门使用的盖“美力检验专用章+日期章”；
d)车间生产用图样不够用时，可再复制，图样上盖“一次性用图章+日期章”，为控制
有效版本，生产完成后编写一次性用图样清单，统一销毁；
e)外协用图样和文件盖“外协用图章＋日期章”，若是一次性的盖“外协用图章＋一
次性用图章＋日期章”；
f) 随产品出厂向顾客提供的图样或文件盖“外供用图章＋日期章”。

5.2.3严禁将公司的产品图样、技术文件等未经领导同意私自带出厂外和非工作现场，一旦发现，公司将严肃处理，直至追究刑事责任。

5.3产品图样和技术文件的更改
产品图样和技术文件的更改按QJ/ML 0004—A的规定。

资料员监督正式更改通知单编写内容与更改产品图样和技术文件的一致性。

5.4产品图样和技术文件的复制
5.4.1产品图样和技术文件的复制必须填写复制审批单，由公司技术负责人签字。

5.4.2产品外协用图复制必须填写《技术文件领用申请单》见格式2，由公司技术负责人签字，交于资料科室，方可复制，由各公司资料员控制有效版本。

5.4.3因技术转让需要复制的图样，由总经理批准后，资料科室填写《技术文件领用申请单》，
方可复制，图样盖“修改概不通知章”，不受控。

5.4.4发放或借用的图样和技术文件，生产中如有破损，指导生产有困难时，生产部门将破损资料收回，交资料科室后，一对一补发；若有丢失，丢失者应写出书面检查，单位领导签字，方可补发。

5.5产品图样和技术文件的借用
5.5.1因工作需要个人借阅产品图样技术文件时，可到资料科室借阅，时间不得超过五天，若时间不够，可办理续借。

5.5.2手签纸本作为底图不得随意带出资料科室，电子文本不得随意拷贝，却因工作需要涉外复制拷贝时，应经公司总经理审批后才能办理；受控的所有产品图样和文件不得随带出厂外，却因工作需要，如涉外技术谈判等，应经公司总经理审批后才能带出。

5.5.3 因设计更改，手签纸本必须借出资料科室时，以《正式更改通知单》为依据将其借出，改完后马上交回。

5.6 产品图样和技术文件的销毁
发放的生产、检验一次性用图，生产完成以后，资料员要如数收回，需要销毁的，应填写《销毁清单》。

定期统一销毁。

销毁时，资料员和监督销毁人员应同时在场；销毁后，资料员和监督销毁人员应同时在《销毁清单》上签字。

《销毁清单》存档备查。

6 电子文档的管理要求
6.1 电子文档必须存放一式两份，一份存于公司，一份存于研发技术中心资料档案科室。

6.2 电子文档的入库
6.2.1 技术人员编制的产品图样和技术文件以及立项报告、分析报告、公司的源代码程序、电子线路PCB软件等电子文本，应入库管理，实施电子文档与资料科室电脑共享，并存入资料科室专用硬盘。

归档的电子文本，不得随意更改。

6.2.2 引进产品图样和文件的光盘，由资料员进行鉴定、检查、清点后，方可入库。

光盘贴标签存档，标签上写明产品型号、公司名称，以便于查找。

6.3 技术中心资料档案科室的电子文档（包括专用硬盘中的内容、光盘），要建一份电子文档归档目录，备查。

7 外购资料的管理
7.1为确保公司使用标准的先进性，一般情况下，标准出版后，研发技术中心资料档案科室根据公司产品结构和技术发展确定采购种类、数量。

7.2 公司及相关部门在实际工作中需要的技术标准，研发技术中心资料档案科室没有或数量不能满足需要时，应提出书面采购申请。

研发技术中心资料员进行汇总，报财务部门申请经费，联系购买。

7.3 科技人员出差在外因工作需要或发现好的图书、标准的资料提出购买意向，先电话通知研发技术中心资料档案科室，获得许可后购买。

返厂后，经公司技术负责人签字，购买资料归档，才能报销。

7.4 采购的标准及技术图书归档后建立目录，完成归档的资料，才能办理借阅手续。

7.5借阅工具书、国家、行业标准，到资料科室办理借阅手续，一个月之内必须归还，如因
工作需要，需延期时，应到资料科室办理续借手续。

丢失书籍者，按原书价格的3倍赔偿或自行去书店买回赔偿。

格式1
XX公司有限公司
图样及技术文件接收清单
入库类别: 年月日
格式2
技术文件领用申请单
共页第页
产品型号规格: 年月日
申请部门:
申请部门负责人: 日期: 批准人: 日期:
表1 技术资料发放表
注：以上规定的发放数量供参考，如有需求，数量不够时，可适当增加。