3.1 确定会议目的
— 信息共享
— 动员激励
— 信息传播
— 问题解决和决策制定
3.2 确定会议议题
— 紧扣目标
— 有机联系 — 会场的选定
交通便利原则、经济适用原则
— 会场内设备准备 — 会场布置
会场布置
礼堂型
U型
长桌型
圆桌型
V型
课堂式
影响会议成效的因素
• • • • • 会议时间不当 会议目的不明确 会议持续太久 简单问题复杂化 发言者过于健谈
议程
1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 公司第四季度销售情况； 上次会议记录； 上次会议记录中提出的问题； 杜敏做关于CPU进展报告； 史强做关于Case设计进展报告； 李辉做关于软件进展报告； 下次会议日期、时间、地点。 软件进展报告，第7号； Case设计进展报告，第2号； 关于软件问题的短文。
会议开始
介绍
自我介绍
互相介绍
主席介绍
名片介绍
讨论主题
— 营造气氛 — 组织讨论 — 提问 — 协调不同意见 — 总结
组织和参加会议技能：议程步骤
回顾 与会者介绍 制定规则
参与讨论
演示
大会报告
总结
情景练习：人员选拔会议
练习目的：训练开会技能 要求： 6－8人为一个会议组。参加模拟会议的人员中应 该有1－2名充当观察员，参加会议的人员不能少 于4人，每一个与会人员代表各自不同的部门。 分配各小组成员的角色，阅读练习情景，并按要 求开始练习。 观察者按照最后提出的问题对会议做出反馈。
一般与会者
有效与会者的技能
• 决定是否必要出席 • 准备 • 准时与会 • 给出精确信息 • 倾听 • 支持他人 • 公平参与
检核表
• 我清楚什么会议不必出席； • 若出席，则准备好所有信息；
• 出席会议从不迟到；
• 会议过程不说太多的废话； • 我在倾听他人意见后才提出
不同观点；
• 我能客观地肯定他人的观点； • 我能鼓励每个人讲自己观点。
• 有一家人决定搬进城里，于是去找房子。 全家三口，夫妻两个 和一个5岁的孩子。他们跑了一天，直到傍晚，才好不容易看 到一张公寓出租的广告。 他们赶紧跑去，房子出乎意料的好。 于是，就前去敲门询问。 这时，温和的房东出来，对这三位客 人从上到下地打量了一番。 丈夫豉起勇气问道: “这房屋出租吗 ?” 房东遗憾地说:“啊，实在对不起，我们公寓不招有孩子的住 户。” 丈夫和妻子听了，一时不知如何是好，于是，他们默默 地走开 了。 那5岁的孩子，把事情的经过从头至尾都看在眼里 。那可爱的心灵在想:真的就没办法了? 他那红叶般的小手，又 去敲房东的大门。 这时，丈夫和妻子已走出5米来远，都回头 望着。 门开了，房东又出来了。这孩子精神抖擞地说:“老爷爷 ，这个房子我租了。我没有孩子，我只带来两个大人。”房东 听了之后，高声笑了起来，决定把房子租给他们住 。
• 一天，犹太富翁哈德走进纽约花旗银行的贷款部。看到这位绅 士很神气，打扮得又很华贵，贷款部的经理不敢怠慢，赶紧招 呼： "这位先生有什么事情需要我帮忙的吗？" "哦，我想借 些钱。" "好啊，你要借多少？" "1美元。" "只需要1美元？" "不错，只借1美元，可以吗？" "当然可以，像您这样的绅士 ，只要有担保多借点也可以。" "那这些担保可以吗？" 犹太 人说着，从豪华的皮包里取出一大堆珠宝堆在写字台上。 "喏 ，这是价值50万美元的珠宝，够吗？" "当然，当然！不过， 你只要借1美元？" "是的。"犹太人接过了1美元，就准备离开 银行。 在旁边观看的分行行长此时有点傻了，他怎么也弄不 明白这个犹太人为何抵押50万美元就借1美元，他急忙追上前 去，对犹太人说："这位先生，请等一下，你有价值50万美元 的珠宝，为什么只借1美元呢？假如您想借30万、40万美元的 话，我们也会考虑的。"
发散思维的经典案例 • 无处不在
有一个人，从小就崇拜神奇的福尔摩斯，于是便立 志考取警探学校，幻想着自己也能像福尔摩斯那样，神 奇地破获一宗宗案件。到这个人十八岁那年，参加了一 所警探学校的招生考试，在试卷上看到这样一个问题： 一粒沙子藏在哪里最不容易被发现？人藏在哪才最不容 易被发现？
看到这个问题的时候，他想了很久。但他知道要做 一名合格的警探人员，必须要有过人的智慧和独特的思 维方式，于是在发散思维的促使下，该考生灵机一动， 在试卷上这样写道：
关键问题解决和决策制定：5 人
•结构
——同质性和异质性的帄衡 ——竞争性和合作性的帄衡 ——任务导向和过程导向的帄衡
3.5 制定会议议程
— 时间
— 地点 — 目的 — 议题顺序
会议议程实例:M计算机公司
一号项目检查会议
日期：1994年12月4日（星期五） 时间：下午2:00—3:45 地点：B大厦第二会议室
有效会议的策略
•不搞形式主义
•明确会议的目的和目标
•选择合适的与会者
•合理安排会议议程
•合理安排会务 •控制好会议 •分发会议简报
3.4 确定与会人员
— 会议主席
— 会议成员
— 会议工作人员
会议秘书、记录员、服务人员
与会者安排
•构成
信息研讨：30人； 正式报告：不限
研讨培训：15人；
问题识别：10人
——群体对任务的激励
——成员间友好关系 ——成员参与的方式与程度
——沟通网络与渠道设计
企业内外部的多组群的有效沟通和高效沟 通，导致组织行为的良性化发展和可持续 发展，确保企业当期、近期和中远期战略 目标的推进和实现。 企业内部沟通常量较多、变量较少，相对 容易掌控 。
• 大局观大思维大智慧的基本理念： 纵览大局， 运用大思维，施展大智慧。 通过沟通形成谋略，进而认知大局； 通过沟通实施谋略，进而做成大局。 沟通谋略不仅强调“思”，尤其强调“做”； 成大器必须 “知行合一”。 关键词：做。 组群沟通，沟通谋略——必须做出来。
问题讨论
某服装厂决定进行流程再造，但以前每次工艺流程的变革
都会引起员工非常强烈的抗议。因此，公司采取三种策略： 策略一：向员工解释新的标准，流程再造的目的、必要性和 必然性；给员工反馈的期限； 策略二：告知员工现工艺流程中存在的问题，进行讨论，
找出办法，请员工代表参与制定标准和流程；
策略三：要求全体员工共同讨论，并参与建立和实施新标准、实 施流程改造。 讨论三种策略的优缺点。
黄爱华 华南理工大学工商管理学院
本章基本要点
群体沟通的优点和缺点
群体沟通的影响因素
会议组织技能
你认同吗？
• 企业领军人物的沟通智慧和沟通能力，决定着企业高层的决策能力， 决定着企业中层的常务管理能力，决定着企业基层的执行能力。三种 能力之间的相互高效沟通, 整合为核心竞争力。 • 沟通谋略的核心：大局观 大思维 大智慧。 • 一个成功者和一个失败者的差距，不在于成功和业绩，而在于思维方 式。 • ——— 哈佛名言 • 大思维倡导： • 非逻辑思维重于逻辑思维； • 跳跃性创造型思维重于线性因循型思维； • 逆向思维重于正向思维； • 超常思维重于寻常思维； • 多维思维重于单维思维。
附件
1、 2、 3、
4 会议组织
明确与会者角色 会议开始 讨论主题 会议收尾 会议备忘录
会议主席
• 会议主席类型：社会领导型、决策型 • 会议主席职责 ——社会领导型：促进讨论、会议引导、 会议控制、应付隐秘议程、作出决策 ——决策型：作出决策、会议控制、应付 隐秘议程、会议引导、促进讨论
2 群体沟通的优缺点
•优点： ——产生更多的承诺 ——产生更好的决策 •缺点： ——时间和效率 ——群体压力：从众心理 ——专家和领导压力 ——推卸责任：说而不做
影响群体沟通的因素
• 不可控因素 ——群体变量：规模、个性和目标、身份和角色 ——环境变量：自然位置、群体间关系、群体期望 ——任务变量：性质、困难程度、特殊要求 • 可控因素 ——领导者风格：民主型、独裁型、自由放任型
逆向思维的经典案例
加里· 沙克是一个具有犹太血统的老人，退休后，在学校附 近买了一间简陋的房子。住下的前几个星期还很安静，不久有3 个年轻人开始在附近踢垃圾桶闹着玩。 老人受不了这些噪音， 出去跟年轻人谈判。“你们玩得真开心。”他说，“我喜欢看你 们玩得这样高兴。如果你们每天都来踢垃圾桶，我将每天给你们 每人一块钱。” 3个年轻人很高兴，更加卖力地表演“足下功 夫”。不料三天后，老人忧愁地说：“通货膨胀减少了我的收入 ，从明天起，只能给你们每人五毛钱了。” 年轻人显得不大开 心，但还是接受了老人的条件。他们每天继续去踢垃圾桶。一周 后，老人又对他们说：“最近没有收到养老金支票，对不起，每 天只能给两毛了。”“两毛钱？”一个年轻人脸色发青，“我们 才不会为了区区两毛钱浪费宝贵的时间在这里表演呢，不干了!” 从此以后，老人又过上了安静的日子 。
案例讨论
会议组织案例10.2: 城市合作银行P259 讨论：本次特别会议的目的、 参加对象，并设计会议议程。 要求：以小组为单位，以PPT方式
完成报告，在全班作交流。
你知道是为什么 ？
3. 会议准备

确定会议目的
确定会议议题 确定会议场地



选定会议时间
确定与会人员


制定会议计划
制定会议议程
实例
关于超市退货的会议沟通 一位顾客到超市的连锁店去退货,然而新来的员工态 度非常蛮横,这个顾客随即到公司进行投诉并向当地 媒体反映.这件事给超市带来了非常不好的影响.假如 你是该超市的负责人,你走访了这位顾客,并和当班的 员工,主管进行了沟通. 在此之后,你认为有必要就 此事召开一次会议.你打算一此为契机来教育所有员 工.现在需要你考虑的是:你准备召开什么样的会议? 会议的参加者是什么样的人?还需要做哪些具体的安 排?