档案工作实务考试大纲第一章文件管理第一节文件一、文件的概念与属性（一）文件的概念王健主编的《文书学》（21世纪档案学系列教材）中对文件定义作了如此表述：文件是指社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）的文件定义是：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

从日常使用来看，“文件”一词通常与“文书”、“公文”混用。

（二）公务文件的特点1．公文由法定作者制发2．公文具有法定的权威性和现行效用3．公文具有规范的体式和特定的处理程序二、文件的种类（一）通用公文通用公文一般是指党政机关的规范性文件。

1、命令（令）2、公报、公告和通告3、决定和决议4、指示5、意见、条例和规定6、议案和报告7、请示和批复8、通知和通报9、会议纪要10、函（二）事务文件事务文件是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。

1、计划2、总结3、简报4、工作要点5、汇报提纲第二节文件的形成与处理一．文件的拟写（一）文件拟写的基础1．领会意图，明确目的2．调查研究，获取材料3．总体构思，拟写提纲4．起草初稿，认真修改（二）文件拟写的相关规范1．行文规范2．结构规范二、文书处理程序文书处理是指围绕文件的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作，包括收文处理、发文处理、文书管理三个环节。

（一）收文处理1．签收2．登记3．审核4．分送5．传阅6．拟办7．批办8．承办9．催办10．注办11．归档（销毁）（二）发文处理1．拟稿2．核稿3．签发4．编号5．缮印6．校对7．用印8．登记9．分发第三节文件整理与归档一、立卷（一）立卷基础1．立卷的概念和含义文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。

2、立卷特征及其运用（二）立卷环节的选择1．部门立卷2．文件处理部门与机关档案室结合立卷（二）立卷的准备工作1．立卷工作会议2．立卷业务培训3．文件材料的收集和清理4．机关档案室在立卷工作中的作用（三）拟订（或修订）立卷类目1、立卷类目的概念2、立卷类目的拟制（修订）3、立卷类目的结构和内容（四）平时归卷1．平时归卷的概念2．平时归卷的目的3．平时归卷的主要措施（五）卷内文件的排列与编目1．排列卷内文件2．编页(件)号3．填写卷内文件目录4．填写卷内备考表5．拟写案卷题名6．填写案卷封面7．装订案卷（六）案卷的排列与编目1．排列案卷2．编制案卷号3．编制案卷目录二．组件（一）组件的意义1．有利于提高和控制档案的质量2．有利于在降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率3．便于深化档案信息资源的开发、利用和管理4．更适应现代化的计算机管理（二）组件的方法步骤1．装订2．分类3．排列4．编号5．编目6．装盒三、归档归档是办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。

（一）归档范围（二）归档时间（三）归档要求（四）归档工作内容和步骤第二章档案管理第一节档案收集一、档案收集的内容和要求档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。

（一）档案收集的内容1．档案室接收本单位需要归档的文件材料。

2．档案馆接收现行机关具有长远保存价值的档案。

3．档案馆接收撤销机关的全部档案。

4．档案馆征集散存在社会上的档案。

5．档案馆与图书馆、博物馆、纪念馆等交换档案。

（二）档案收集的要求1．科学组织。

2．信息完整。

3．结构优化。

4．标准控制。

二、档案室的收集（一）加强对归档制度的宣传（二）对文件形成的超前控制（三）对文件积累、归档的监督和指导（四）全面检查归档的质量（五）加强平时收集工作三、档案馆的收集（一）档案馆的收集范围1．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立后档案的范围2．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立前档案的范围3．中央和地方各级专门性国家档案馆接收档案的范围（二）接收要求和手续1.接收要求2. 交接文据（三）现行机关档案的接收1．接收期限2．接收方法（四）撤销机关档案的接收（五）重大活动档案的接收（六）社会散存档案的征集第二节档案整理一、档案整理概述档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

（一）档案整理的类型1．系统排列和编目2．局部调整3．全过程整理（二）档案整理的内容和步骤1．区分全宗。

2．全宗内档案的分类。

3．立卷（组件）。

4．案卷（件）的排列。

5．档号的编制。

6．案卷目录（归档文件目录）的编制。

（三）档案整理的原则1．保持文件之间的历史联系2．充分利用原有的整理基础3．便于档案的保管和利用二、全宗（一）全宗的概念全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

全宗的基本含义（二）立档单位及其构成条件（三）立档单位变化对全宗划分的影响1.政权更迭的全宗处理2.立档单位职能发生根本性变化的全宗处理3. 立档单位其他变化情况的全宗处理（四）全宗的补充形式1.联合全宗2. 汇集全宗3.档案汇集（五）判定档案所属全宗三、全宗内档案的分类（一）分类的基本要求全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。

分类应遵循以下基本要求：1.客观性。

2.逻辑性。

3.可操作性。

（二）分类方法档案分类法，是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据，也称“分类标准”、“分类原则”或“分类特征”。

1.年度分类法2.组织机构分类法3.问题分类法4.门类分类法5．职能分类法（三）分类方案的编制所谓分类方案，就是标列各个层次的类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，又称“分类大纲”。

1.机关全宗分类方案的编制2. 企业全宗分类方案的编制四、档号和目录的编制（一）档号编制原则档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。

档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

档号的编制应遵循以下原则：1.唯一性原则。

2.合理性原则。

3.稳定性原则。

4.扩充性原则。

5.简单性原则。

（二）档号的结构根据《档号编制规则》（DA/T13—94）的规定，档号结构分为三种。

《归档文件整理规则》颁布实施后，又出现了两种新的档号结构。

（三）档号的编制方法1.全宗号的编制方法2.案卷目录号的编制方法3.类别号的编制方法4.项目号的编制方法5.案卷号的编制方法6.件号的编制方法7.页（张）号的编制方法（四）目录的编制第三节档案鉴定一、档案鉴定概述（一）档案鉴定的内容档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。

（二）档案价值鉴定的原则1.从国家和人民的整体利益出发2.全面的观点3.历史的观点4.发展的观点（三）档案价值鉴定的标准1.自身属性标准2.社会需求标准3.相对价值标准二、档案保管期限表档案保管期限表，就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。

（一）档案保管期限表的类型1.通用档案保管期限表（又称标准档案保管期限表）2.专门档案保管期限表3.同系统机关档案保管期限表4.同类型机关档案保管期限表5.机关档案保管期限表（二）档案保管期限表的结构档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目。

（三）档案保管期限的划分档案保管期限是指对档案划定的存留年限。

根据国家现行规定，文书档案的保管期限分永久和定期两种，其中定期又可分为30年、10年。

三、档案鉴定的组织和方法（一）档案鉴定的组织（二）档案鉴定的方法（三）档案销毁档案销毁是指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。

1.销毁清册2.销毁方式第四节档案保管与保护一、档案保管的内容和要求（一）档案保管的内容档案保管是维护档案完整与安全的活动，指采取一定的管理方式和技术手段对档案进行科学管理与保护，以维护档案的完整与安全，最大限度延长档案寿命的工作。

1.档案库房管理2.档案流动过程中的保护3.保护档案的专门措施（二）档案保管的基本要求1.以防为主，防治结合2.加强重点，照顾一般二、档案保管的基本条件（一）档案馆（室）建筑1.档案馆建设规模和构成2.档案馆的选址3.档案馆的建筑设计4.档案室用房（二）其他保管条件1.档案装具2.档案保管设备3.档案包装材料三、档案库房管理（一）档案装具的排列编号（二）档案存放（三）档案管理的应急处置四、档案保护档案保护是指防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动，它的任务是最大限度地延长档案的寿命。

（一）库房温、湿度的控制《档案馆建筑设计规范》对于档案库房以及各类技术用房的温、湿度标准作出规定。

库房温、湿度的控制，主要是通过密闭、通风，结合增温、降温、增湿、降湿等措施，使库房温、湿度控制在标准范围内。

（二）库房的“八防”措施库房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，它们是保障档案实体安全的主要防护措施。

1.防火2.防光3.档案虫霉的防治（三）档案修复档案修复是指使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程，是一项抢救性的保护措施。

纸质档案修复技术主要包括去污技术、去酸技术、加固技术、修裱技术、字迹恢复与显示技术等。

五、全宗卷（一）全宗卷的编制原则和内容全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

（二）全宗卷的整理整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。

卷内文件材料按问题--时间进行系统排列，在此基础上编制卷内目录。

（三）全宗卷的管理第五节档案检索一、档案检索概述（一）档案检索的内容档案检索就是存储和查找档案信息的过程。

1.存储阶段的主要内容档案检索存储阶段的主要内容包括两方面：一是著录标引。

二是组织检索工具。

2.查找阶段的主要内容档案检索查找阶段的主要内容包括两个环节：一是确定查找内容。

二是转换成检索标识。

（二）档案检索效率检索效率是指通过检索满足利用者利用需求的全面性和准确性程度。

1.查全率2.查准率二、档案著录档案著录是对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。

（一）著录项目档案著录项目是揭示档案内容和形式特征的记录事项。

根据《档案著录规则》（DA/T18-1999）的规定，包括7个著录项目。

著录项目分为必要项目和选择项目。

其中必要项目包括正题名、责任者、时间项、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。