办公自动化在现代企业中的作用
作者：赵风琴
来源：《中国科技博览》2013年第30期
【摘要】网络办公系统是为适应现代无纸化及网络化办公的趋势，更好地服务于现代办公操作。

办公自动化已成为机关、企业现代化管理的必然趋势。

办公自动化对提高机关和企业各部门之间的办公效率，提高决策的科学性、正确性、提高综合管理水平和竞争能力都有着十分重要的意义。

构建企业内部网，实现办公自动化，成为许多领导和信息主管部门的主要工作，本文将从办公自动化的发展、影响、应用、作用等四个方面分析和探讨，以期为企业的办公自动化提供可行性建议。

【关键词】网络办公；发展；影响；应用；作用
中图分类号：TP317.1
随着社会的不断发展，时代的不断进步，科学技术的日新月异，计算机在人们的工作和生活中已普遍应用，办公自动化是在计算机的基础上实现的，没有计算机，就没有办公自动化，没有办公自动化，就没有现代企业，就没有我们现在丰富的日常生活。

办公自动化自提出到现在已有20多年的发展历史。

这20年来，不论是生产领域还是生活领域，都因为计算机的广泛应用而发生了翻天覆地的变化。

现代计算机已成为办公自动化最基本的工具，企业的发展离不开计算机，有了计算机，就有了后面的计算机网络，计算机网络可以在企业部门之间，企业内部之间，企业和企业之间、企业与市场之间架起一座桥梁。

《办公自动化》并不是一门简单的教你使用Microsoft offic软件的课程，而是一门教你在现代企业中实际运用Microsoft offic的课程，它把office软件详细运用在大企业的生产、管理、财务等各方面。

认真学习这门课程对我们将来的就业能力有极大的提升作用。

1、办公自动化对现代企业管理的影响
首先我们应当知道何为办公自动化。

办公自动化（office Automation）简称OA，据“百度百科”描述“办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。

”办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术，新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

随着数字化技术的发展，计算机、通信、办公自动化工具进一步走向融合，计算机已经成为办公自动化最基本的的工具，一系列的现代化的办公设备和先进的通信技术都以计算机为中心。

所以要讨论办公自动化在企业中应用基本可以从计算机在企业中的应用着眼，并且“一叶知秋”，也能大概了解办公自动在现代企业中的应用。

2、、办公自动化的应用
这门课程大致讲述了计算机在办公应用中的五个方面，第一，计算机操作系统的了解；第二，Microsoft office 软件高级应用；第三，其他常用软件和程序的应用：第四，网上办公；第五，计算机的安全和维护。

Microsoft office软件主要包括Word、Excel、PowerPoint这三个主要软件。

这三个软件的应用对企业的生产、管理、财务都有极大的帮助。

Microsoft Word是文字处理软件。

它被认为是Office的主要程序。

它在文字处理软件市场上拥有统治份额。

它私有的DOC格式被尊为一个行业的标准，企业可以利用office Word来编辑各种文档，像制作产品说明书、拟定工作计划、商业合同、策划书等等；Microsoft Excel是电子数据表程序〔进行数字和预算运算的软件程序〕。

是最早的office组件。

Excel内置了多种函数，可以对大量数据进行分类、排序甚至绘制图表等。

利用office Excel来建立各种表，建立和管理员工的工资表等；Microsoft PowerPoint，简称PPT，是一款微软开发的办公程序，用于演示文稿和幻灯片的放映。

可以编辑文字和图片，有效清晰直观地提供信息。

利用officePowerPoint来制作各种幻灯片，像制作年终总结报告、竞赛演说、讲义等。

通过Microsoft office软件编辑的各种文件还可以通过打印机等设备输出，可以保存成其他格式的文件，以便于其他应用软件的调用，方便企业对文件、信息的管理和使用。

三、办公自动化在企业中的作用
计算机作为办公自动化最基本的工具，是一系列的现代化的办公设备和先进的通信技术的中心，如果没有计算机，那么现代企业的运作和管理会变成什么样子呢？
通常在办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、请示、各类业务文本，接受外来文件、存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。

如果没有计算机，那么这些工作基本都是由人工来完成，这样不仅工作效率不高，还消耗大量的人力物力，而且工作的准确度也会降低，管理起来也有很大的难度。

这时候出现了计算机，采用计算机文字处理技术可以生产各种文档，计算机可以存储各中文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等可以复印、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档。

这其实都是办公室自动化的基本特征。

计算机在办公领域的应用，使得企业办公效率大大提升，动用的人力也大大减少，原本需要十几个人完成的工作也许只要一个能熟练用计算机的人就能完成的很好，最重要的还是为企业节约了办公成本，这都可以影响到企业输出的产品的成本降低，对人们生活水平的提高也有很大的影响。

在专业化日渐提高的今天，在办公自动化软件平台上，企业除了实现写作灵活性、时效性和管理效率的提高，同时也增填了企业工作流程的规范性，使企业最大限度降低人员离职时所带来的人事成本，实现了企业在办公自动化平台上成本最小化的发展愿望。

办公自动化利用先进的技术，使人的各种办公活动逐步由各种设备、各种人际信息系统来协助完成，就像上文提到的计算机和复印机、传真机和计算机网络的协助一样，达到充分利用信息、提高工作效率和工作质量、提高生产效率、降低生产成本的目的。

办公室除了是处理各类文件的场所外，还是各行业工作的领导进行决策的场所。

领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。

如果没有计算机和计算机网络技术，信息的收集可谓是一向很困难的工作，企业可能需要一大批的信息收集员整天在全国各地奔波收集各种市场信息，信息的更新周期也会很长，消费市场是一个变化莫测的市场，也许信息刚刚传送到领导手里，市场就已经发生了变化，这时候领导作出的决策可能就不能适应市场的需要，甚至是背离市场的需要，另外信息的存储、检索、处理又是文件处理的范畴了，折优会出现上文描述的情况。

计算机和计算机网络技术的出现，为企业获得正确的适时的信息，为领导者作出准确的决策，为企业执行这些决策提高了很大的便利。

它可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

在管理思想日益成熟的今天，企业更加注重企业文化的传播对企业形象、企业发展的刺激升级作用，企业利用OA系统建立的企业内外（Intranet）和企业外网（Extranet）不仅可以完成日常管理工作，还可以在自动化平台上设立相应模块对企业进行宣传推广。

随着企业各部门、企业之间和国际信息交流的日益频繁，办公自动化会越来越多的在企业管理中发挥出重要的作用，对于中小企业而言，建设安全的办公自动化体系已经是时势要求，为了调高自身薄弱的市场竞争力，引进先进的知识管理思想已被证明是明智之举，通过完善的办公自动化技术，达到企业有效的资源利用，提高运营效率，完善企业内部管理机制，三者合一，必将提高企业的竞争实力。

【参考文献】
[1]办公自动化用户手册.京慧点科技开发有限公司.2010，1
[2]办公自动化对现代企业运作和管理的影响.曾献文2010，1。