文书档案整理工作要求与流程一、归档材料的要求1、本单位自行文必须要有底稿，用计算机起草的文件要将有领导签字的文件作为底稿。
2、归档文件不能有重份3、归档材料必须是同一年度。
二、工作流程收集应归档文件、分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖归档章、编写件号、编制目录、装盒。
(一)、收集应归档文件一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，收集包括上级单位来文、本级单位发文、平级单位来文以及下级单位上报文。
涉及党务、组织、宣传、统战、纪检、工会、共青妇、协会等党群工作、行政、保卫、监察、审计、人事、教育、财务、后勤、外事等政务工作形成的文件，目前容易出现的问题是只把本单位发文收集归档而将上、下级来文作为资料存放在相关处室，反映出还没有形成一个“大档案”的概念。
具体范围如下：1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：（1）、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；(2)、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；(3)、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；(4)、代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本；(5)、上级机关转发本机关文件的文件。
2、应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：（1）、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；（2）、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；（3）、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；（4）、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；（5）、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；（6）、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；（7）、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；（8）、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；（9）、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；（10）、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；(11)、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；(12)、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；(13)、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；(14)、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；(15)、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；(16)、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报；(17)、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；(18)、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；(19)、本机关财产、物资、档案等的交接凭证和清册；(20)、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；(21)、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议；(22)、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；(23)、各种普查工作形成的文件材料；(24)、死亡干部档案材料。
3、应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料，主要有3个方面：（1）、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；（2）、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料；（3）、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。
4、应归档的下级机关的文件材料，主要有3个方面：1、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；2、下级机关报送的法规性备案文件；3、直属单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表。
下列文件不列入归档范围：1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅、参考而不需办理的文件及征求意见的文件；2、本机关的重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、未经会议讨论通过和未经领导签发的文件与电报、询问一般性问题或提出一般性意见、建议的人民来信、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料以及为参考而收集来的文件材料；3、参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行且无查考价值的文件材料、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料；4、下级机关送来参阅的简报、情况反映、抄报备案的一般性文件材料及越级上报的不需办理的文件材料。
各单位的历史沿革、职能范围、工作性质不同，应结合自身实际，根据上述通用归档范围，制定本机关、本系统具体的文件材料归档范围。
（二）、分类一个单位对归档文件如何进行分类，一般常用的方法是以下两种：1、“保管期限——年度——机构”分类法。
此法适用于内部机构比较多，分工比较细且文件量比较大的单位，其具体操作的方法步骤是：（1）、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；（2）、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度；（3）、把同一保管期限内各年度的文件材料按本单位的内部机构分开。
在此分类方案中，内部机构排列顺序应与有关文件规定或约定俗成的顺序相吻合。
以后如有内部机构增减合并等情况，应从变化当年起相应调整分类方案；如有临时机构一般归入相关业务机构，临时机构若独立性强且文件材料多，其文件也可作为一个独立机构整理，排列在其他常设机构之后。
如保先工作，既可将文件放在机关党委或人事处，也可独立放在保先办。
2、“保管期限——年度——问题”分类法。
此法适用于内部机构比较少，分工比较粗甚至无内部机构且文件量小的单位，其具体操作的方法步骤是：(1)、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；(2)、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度；(3)、把同一保管期限内各年度的文件材料按问题分开。
这种分类方法，重点是要将本单位文件合理的划分为几个大类，一般我们分为党群类、行政类、业务类等，党群类包括党代会、党员组织生活、党组会议、党员发展、党的活动安排等党务方面的文件、纪检监察、工青妇工作等；行政类包括各种综合性行政事务工作、办公会议、后勤服务、安全保卫、医疗卫生、各种经费申请、办公设备、物资采购、固定资产管理、年度财务预算、机构设置、干部任免、启用印章、领导分工、各项工作制度、工资、调动、离、退休、养老及医疗保险、丧葬费、抚恤金、工伤认定、职称评聘、人员调动、奖励表彰等；业务类包括本单位有关业务工作方面的全部文件材料。
分类必须依据本单位的实际，对号入座，是哪个类就归哪个类，不得交叉。
分类的目的就是便于查找。
（三）、划分保管期限1、保管期限为：永久、30年、10年。
2、保管期限的划分要准确。
应把握以下原则：永久：本单位制定的法规政策性文件，处理重要问题形成的文件，召开重要会议的文件，重要的请示、批复、报告、总结，综合统计报表，机构演变、领导任免、党员、团员、干部、职工花名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、死亡、抚恤、表彰奖励、违纪处理的文件；转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；主管上级下发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件和针对本单位人事及工作方面的批复为永久保存；本单位房屋买卖、土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料30年：本单位职能活动形成的一般性业务文件；本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示；一般性工作的报告、总结、统计报表;下级机关报送的重大问题的专题报告。
10年：本单位一般性事务管理的文件材料;上级机关制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本单位主管业务但需贯彻执行文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等；下级机关报送的年度或年度以上工作计划、总结、统计等文件材料；其它阶段性、临时性工作的文件材料。
应注意的突出问题:工作总结：本单位综合性年度或年度以上工作计划、总结为“永久”；单项性年度工作计划、总结为“30年”；不论哪方面的工作计划、总结，年度以下都应划为“10年”。
表彰先进：受县级（含）以上的表彰、奖励为“永久”；县级以下表彰、奖励为“30年”。
处分材料：受到警告（不含）以上处分的为永久;受到警告处分的为10年。
（四）、装订凡是归档文件一般按“件”进行装订。
1、装订前的准备工作主要包括以下三项内容：（1）、检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予以修整，有不宜永久、30年保存的应予以复制；（2）、装订边太窄的适当加宽，纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切，小于A4国标的应酌情按A4进行背贴；（3）、剔除多余的重份和不必要的复制件。
2、系统排列一份文件由几部分组成时，装订前应按下列顺序进行排列：（1）、正本在前，定稿在后；（2）、正文在前，附件在后；（3）、原件在前，复制件在后；（4）、转发件在前，被转发件在后；（5）、批复在前，请示在后；（6）、不同文字的文本，中文本在前，外文本在后，汉文本在前，少数民族文字在后。
（7）、成套报表一册为一件。
3、装订方法（1）、10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。
（2）、永久、30年保管的文件，可根据本单位实际情况采取下列两种方法中的一种：一是不锈钢夹装订法，即采用专门制作的订书机和不锈钢夹进行装订。
为减少厚度，一般件号为单号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各2厘米处，件号为双号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各4厘米处。
二是线绳装订法，即使用细线绳装订文件，要求统一在距离文件左侧边沿1.2厘米处，上下均匀扎三个相距7厘米的孔，穿上细线绳适当抽紧并打结即可。
（3）、太薄或过厚文件的处理：对于太薄或过厚的文件，如果使用钢夹或细线绳装订不方便时，太薄的可以使用少许浆糊逐页进行粘贴，过厚的可以采用粗线绳按照以往案卷的“三孔一线法”进行装订。
（五）、文件材料的排列1、同一保管期限、同一事由的文件要排在一起，如干部任免、表彰奖励等要排在一起。